利用OmniPlan進(jìn)行學(xué)生資助業(yè)務(wù)管理的方法研究

李 健

（北京信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生處，北京 100015）

1 項(xiàng)目管理的概念

“現(xiàn)代項(xiàng)目管理的理論認(rèn)為：項(xiàng)目管理是運(yùn)用各種相關(guān)的知識、技能、方法與工具，為滿足或超越項(xiàng)目有關(guān)各方對項(xiàng)目的要求與期望，所開展的各種計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制等方面的活動?！盵1]

現(xiàn)代項(xiàng)目管理的理論和方法的創(chuàng)建可以追溯到工業(yè)革命之初，起初發(fā)展十分緩慢，直到20世紀(jì)初現(xiàn)代項(xiàng)目管理的理論和方法才開始加快發(fā)展和完善，“例如，亨利·甘特發(fā)明的“橫道圖”（即甘特圖）就是20世紀(jì)初出現(xiàn)的早期近代項(xiàng)目管理工具?！痹?950年至1980年期間，項(xiàng)目管理技術(shù)主要應(yīng)用于國防部門和建筑工程方面。從本世紀(jì)八十年代開始，項(xiàng)目管理的應(yīng)用擴(kuò)展到其他工業(yè)領(lǐng)域（行業(yè)），如制藥行業(yè)、電信部門、軟件開發(fā)業(yè)等。

“美國項(xiàng)目管理學(xué)會(PMI)提出，一個有效的專業(yè)項(xiàng)目管理必須具備9個方面的基本內(nèi)容：項(xiàng)目范圍管理、項(xiàng)目時間管理、項(xiàng)目費(fèi)用管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理、項(xiàng)目人力資源管理、項(xiàng)目溝通管理、項(xiàng)目風(fēng)險管理、項(xiàng)目采購管理、項(xiàng)目綜合管理?！盵2]

學(xué)生資助作為高校學(xué)工系統(tǒng)的重要業(yè)務(wù)，引入項(xiàng)目管理的方法和理念，有助于合理安排工作，提高管理效能。由于學(xué)生資助工作本身具有明確的目的性、制約性和過程性等特性，使得項(xiàng)目管理需要運(yùn)用更為專業(yè)的技能、方法和工具，以便科學(xué)地開展資助項(xiàng)目管理活動。目前，市場上已經(jīng)有大量專業(yè)的項(xiàng)目管理軟件，例如：OpenProj、GanttProject、DotProject、TaskJuggler、Project、PHProjekt、OmniPlan等，本研究主要使用OmniPlan做為學(xué)生資助工作項(xiàng)目管理工具。

2 OmniPlan軟件介紹

“OmniPlan是由總部位于華盛頓州西雅圖市的Omni Group開發(fā)的一款規(guī)劃和項(xiàng)目管理軟件。2006年6月6日，該軟件以公開測試版的形式發(fā)布。OmniPlan for Mac其功能相當(dāng)Windows下的Microsoft Project。The Omni Group是一個專門為Mac、iPad和iPhone開發(fā)應(yīng)用程序的公司。它多方位獨(dú)特的生產(chǎn)力類軟件獲得了三次Macworld Editors’Choice大獎。”[3]旗下的OmniPlan for Mac是非常優(yōu)秀的項(xiàng)目管理軟件，功能強(qiáng)大的同時操作非常簡單，界面又非常美觀。OmniPlan具有以下功能和特點(diǎn)：

1）簡單的任務(wù)管理：可以輕松的分配任務(wù)資源，通過摘要快速進(jìn)入任務(wù)，追蹤任務(wù)，方便清楚的了解項(xiàng)目進(jìn)度。

2）有效的資源分配：通過OmniPlan可以在項(xiàng)目預(yù)算內(nèi)準(zhǔn)確地，有效地分配人員，材料，設(shè)備等資源。

3）清楚的進(jìn)度把控：OmniPlan可以科學(xué)地進(jìn)行進(jìn)度把控，幫助并且控制項(xiàng)目中所有的細(xì)節(jié)。

4）直觀的時間表：通過Gantt圖表直觀的顯示出項(xiàng)目開始完成，以及每一個環(huán)節(jié)的執(zhí)行時間，可以便捷的管理項(xiàng)目進(jìn)度。

5）違規(guī)和關(guān)鍵路徑：如果時間表出現(xiàn)邏輯錯誤OmniPlan將顯示違例提醒，并對產(chǎn)生問題和可能的解決方案提出建議。

6）顯示項(xiàng)目關(guān)鍵路徑：OmniPlan可以顯示項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑，以便更為準(zhǔn)確的掌握項(xiàng)目所需時間。

3 在學(xué)生資助工作中的應(yīng)用

3.1 任務(wù)的分解和創(chuàng)建

將資助項(xiàng)目按照業(yè)務(wù)條目進(jìn)行分解成任務(wù)包，例如本?？茖W(xué)生資助政策包括：國家獎學(xué)金、國家勵志獎學(xué)金、國家助學(xué)金、國家助學(xué)貸款、基層就業(yè)國家資助、應(yīng)征入伍服義務(wù)兵役國家資助、直招士官國家資助、退役士兵學(xué)費(fèi)資助、生活物價補(bǔ)貼、洗澡飲水電話補(bǔ)貼、勤工助學(xué)、校內(nèi)資助、綠色通道等?？梢园凑找陨蠘I(yè)務(wù)新建任務(wù)包，再將工作包分解成若干個任務(wù)。所謂任務(wù)，就是必須完成以使項(xiàng)目向前得以順利完成的任何事情。每個任務(wù)都有其屬性（例如，開始和結(jié)束日期、完成百分比和資源分配）。將任務(wù)組合到一起，就形成了一個任務(wù)包。此外，一個任務(wù)也可以從屬于其他任務(wù)。例如：可以將“國家獎學(xué)金”新建為一個任務(wù)包，再將這個任務(wù)包分解為“發(fā)放評審?fù)ㄖ薄ⅰ伴_展工作培訓(xùn)”、“院系開展自評”、“學(xué)校評審答辯”、“校內(nèi)公示上報”五個子任務(wù)，并且根據(jù)工作要求設(shè)定每個子任務(wù)的計劃開始時間和計劃完成時間。

3.2 使用關(guān)聯(lián)線連接任務(wù)

在學(xué)生資助業(yè)務(wù)開展過程中，各個子任務(wù)不可能同時完成，即使有充足的資源可以做到這點(diǎn)，項(xiàng)目的某些子任務(wù)也需要等到其他子任務(wù)完成后才能開始。這就需要根據(jù)各個任務(wù)對其他任務(wù)的狀態(tài)的依賴性構(gòu)建關(guān)聯(lián)。OmniPlan總共有四種關(guān)聯(lián)性分別是：

·完成?開始是最常見的類型，即當(dāng)任務(wù)A完成后，任務(wù)B才能開始。

·開始?完成關(guān)聯(lián)表示當(dāng)任務(wù)A開始時，任務(wù)B才能完成。

·開始?開始關(guān)聯(lián)表示當(dāng)任務(wù)A開始時，任務(wù)B才能開始。

·完成?完成關(guān)聯(lián)表示當(dāng)任務(wù)A完成時，任務(wù)B才能完成。

建立關(guān)聯(lián)時選擇需要連接的兩個任務(wù)，然后點(diǎn)按工具欄中的“連接”按鈕?！巴瓿?開始”關(guān)聯(lián)線會出現(xiàn)在這兩個任務(wù)之間，起點(diǎn)是大綱中先出現(xiàn)的任務(wù)。也可以直接在甘特圖中繪制關(guān)聯(lián)線，方法是單擊所選任務(wù)結(jié)束端的箭頭并將其拖到下一個任務(wù)的起始端。例如：在“國家獎學(xué)金”任務(wù)中，只有“發(fā)放評審?fù)ㄖ焙蟛拍堋伴_展工作培訓(xùn)”，這兩個子任務(wù)之間就是“完成?開始”之間的關(guān)系。

3.3 創(chuàng)建和分配資源

在完成任務(wù)關(guān)聯(lián)線鏈接后，需要為任務(wù)創(chuàng)建和分配資源，學(xué)生資助業(yè)務(wù)中的資源是指項(xiàng)目必需的團(tuán)隊人員、設(shè)備及材料。新建的項(xiàng)目會自帶一個默認(rèn)的資源，在實(shí)際使用中還需要進(jìn)行創(chuàng)建，可以在資源視圖中添加資源，創(chuàng)建資源的方式與創(chuàng)建任務(wù)的方式非常類似。創(chuàng)建好資源后回到任務(wù)視圖，選擇任務(wù)，然后使用任務(wù)檢查器的“分配”功能，選擇資源名稱進(jìn)行分配。在資源視圖中，可以通過將任務(wù)從“未分配”時間線（或側(cè)邊欄）拖動到資源的時間線來分配任務(wù)。例如：在“國家獎學(xué)金”任務(wù)中，對“發(fā)放評審?fù)ㄖ边@個子任務(wù)，就可以分配一名職員負(fù)責(zé)完成此項(xiàng)工作，這名職員此時對于這項(xiàng)任務(wù)就是一個“資源”，將任務(wù)與資源進(jìn)行匹配的過程就是分配資源。

3.4 更新任務(wù)完成情況

在實(shí)際業(yè)務(wù)開展過程中，難免會有項(xiàng)目無法在最初計劃的時限內(nèi)完成。因此建議在OmniPlan中定期檢查項(xiàng)目的進(jìn)度，并根據(jù)情況變化對其進(jìn)行相應(yīng)的更新?？梢酝ㄟ^在任務(wù)檢查器的“已完成”欄或“任務(wù)信息”部分編輯百分比來更新各項(xiàng)任務(wù)的進(jìn)度?；蛘咧苯油弦聘侍貓D中任務(wù)條的完成情況控點(diǎn)。如果每個任務(wù)都按計劃進(jìn)行，可單擊同步更新工具欄按鈕來將每個任務(wù)（或只是所選任務(wù)）的完成百分比更新到選定的日期。如果有本來計劃現(xiàn)在完成但卻沒有完成的任務(wù)，可以點(diǎn)按重新安排工具欄按鈕將其向前移動。

4 結(jié)束語

使用OmniPlan進(jìn)行學(xué)生資助項(xiàng)目管理工作，是運(yùn)用科學(xué)的管理工具提升行政工作的有效途徑和方法，可以大幅度提升資助工作效率，統(tǒng)籌各時間節(jié)點(diǎn)工作，充分調(diào)動資源。