加強(qiáng)信息化和標(biāo)準(zhǔn)化，推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化

隋 萌

（濟(jì)寧市婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心，山東 濟(jì)寧 272000）

我國仍采用紙質(zhì)檔案的方式管理員工檔案，紙質(zhì)檔案的管理模式存在多個(gè)缺陷，加大了管理難度，增加了檔案管理工作人員的工作量。推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化，能有效提高管理質(zhì)量和效率，讓檔案儲(chǔ)存更安全，檔案查詢更方便，檔案更新更快速。相關(guān)工作人員必須了解檔案管理的特點(diǎn)和作用，針對(duì)檔案管理的特點(diǎn)和現(xiàn)存問題，提出對(duì)應(yīng)優(yōu)化建議，讓檔案管理更規(guī)范。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的作用和特點(diǎn)

1.1 事業(yè)單位人事檔案管理的作用

無論是求學(xué)、工作，還是入黨，人生所有經(jīng)歷都記錄在人事檔案內(nèi)，不僅如此，還包括人生各階段所獲得獎(jiǎng)勵(lì)、處罰等，可以說，人事檔案能完整地反映出人的人生狀態(tài)。無論是企業(yè)單位還是個(gè)人，人事檔案都非常重要，人事檔案的管理的重要性也逐步凸顯。如能規(guī)范地保管人事檔案，就能讓人事檔案充分發(fā)揮作用，還能讓人事檔案為人事管理提供支撐。

1.2 事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)

事業(yè)單位人事檔案管理具有現(xiàn)實(shí)性。在事業(yè)單位工作，許多工作結(jié)果和人生經(jīng)歷都必須記錄在檔案中，包括入職、晉升、考核等。事業(yè)單位員工的人生經(jīng)歷離不開人事檔案資料，因此，事業(yè)單位人事檔案管理具有現(xiàn)實(shí)性。

事業(yè)單位人事檔案具有真實(shí)性。檔案內(nèi)必須記錄員工的真實(shí)信息，如果檔案信息造假，會(huì)造成惡劣的社會(huì)影響。無論是信息收集，還是材料審核都必須嚴(yán)格審核信息是否真實(shí)，同時(shí)，還需將材料進(jìn)行比對(duì)和調(diào)查，通過多種方式判斷是否具有真實(shí)性。

事業(yè)單位人事檔案具有機(jī)密性。檔案內(nèi)包含個(gè)人許多信息，如住址、聯(lián)系方式等，如檔案信息泄露，就會(huì)導(dǎo)致個(gè)人許多隱私信息泄露。因此，必須重視人事檔案的安保工作，保護(hù)事業(yè)檔案[1]。

事業(yè)單位人事檔案具有動(dòng)態(tài)性，檔案內(nèi)信息不是一成不變，隨著工作人員工作變化，檔案信息也隨之更新，因此，人事檔案信息要及時(shí)整理，進(jìn)行歸檔，而工作人員整理檔案信息的變化過程也能看出工作人員的動(dòng)態(tài)成長。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化和信息化的必要性

對(duì)事業(yè)單位人事檔案進(jìn)行信息化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理，就能讓人事檔案管理更規(guī)范，更便利。為提高管理質(zhì)量，解決檔案管理中的問題，避免檔案管理出現(xiàn)紕漏，必須對(duì)事業(yè)單位人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。通過使用多種技術(shù)手段，讓檔案管理趨向信息化和標(biāo)準(zhǔn)化，讓人事檔案更規(guī)范，檔案搜索和調(diào)取信息更便捷，發(fā)揮出檔案管理的效用[2]。

檔案管理的工作非常繁瑣，工作人員工作量較大且需要細(xì)心和耐心。在調(diào)取當(dāng)事人相關(guān)資料時(shí)，需要從龐大的檔案中搜尋，將檔案管理進(jìn)行信息化和標(biāo)準(zhǔn)化的優(yōu)化，就能建立規(guī)范和便捷的檔案管理，讓調(diào)取檔案更方便、更高效，既減輕工作量，還提高了調(diào)取速度和準(zhǔn)確度。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)共享等信息技術(shù)不斷發(fā)展，將其融入到事業(yè)單位管理中，能為工作人員查詢和調(diào)取檔案工作帶來便捷。

3 當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

隨著社會(huì)的發(fā)展，各類技術(shù)的不斷革新，檔案管理已存在的問題越來越明顯，同時(shí)，也出現(xiàn)了許多新問題。對(duì)當(dāng)前檔案管理工作進(jìn)行梳理，能找出多個(gè)急需解決的問題，如對(duì)檔案管理工作不夠重視、管理手段不符合時(shí)代發(fā)展等[3]。

3.1 對(duì)人事檔案管理重視度不高

事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)度不夠，許多事業(yè)單位認(rèn)為，人事檔案管理只是錄入信息，管理工作就是確保檔案安全，信息不泄露，因此，許多事業(yè)單位在檔案管理保護(hù)上較為重視，但并未重視檔案本身。由于對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位，許多單位任用經(jīng)驗(yàn)不足、年齡較大的工作人員從事管理工作，讓事業(yè)單位檔案管理調(diào)取工作難度加大，也讓檔案管理工作效率下降。

3.2 事業(yè)單位采取單一方法管理檔案

目前，事業(yè)單位仍采用檔案袋的方式進(jìn)行管理，同時(shí)，選派多名員工管理檔案袋，將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，能讓人事檔案管理更規(guī)范。由于人事檔案具有機(jī)密性，應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案能提高檔案管理的安全性。信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用范圍較少，許多規(guī)模較小的事業(yè)單位沒能正確認(rèn)識(shí)信息技術(shù)，導(dǎo)致檔案管理工作難度大、問題頻發(fā)[4]。

3.3 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低

許多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息技術(shù)有一定了解，并已將信息技術(shù)融入人事檔案管理中，已提升檔案管理的工作效率，讓工作人員效率更高。然而，在應(yīng)用信息技術(shù)的同時(shí)，還存在一些新問題。將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理時(shí)，沒有統(tǒng)一的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)和應(yīng)用規(guī)范。檔案管理信息化應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，許多信息技術(shù)應(yīng)用只存在表面，沒能真正開發(fā)和利用信息技術(shù)，無法滿足信息管理便捷化的需求，而信息管理不規(guī)范的問題一直存在。

3.4 外包模式存在的問題

許多事業(yè)單位人事檔案管理部門已有員工數(shù)量少，無法承擔(dān)工作量，因此，人事部門將此類工作承包給第三方，而外包模式省去許多麻煩，但也存在一些問題。例如，人事檔案具有動(dòng)態(tài)性，工作人員的工作、生活動(dòng)態(tài)必須及時(shí)記錄在案，使用外包模式會(huì)影響檔案記錄工作，還會(huì)制約員工發(fā)展。

3.5 員工積極性不高、水平不一

部分事業(yè)單位內(nèi)檔案管理人員水平不一，許多工作人員為兼職。兼職人員對(duì)檔案管理的積極性較低，也影響正式員工的工作積極性，長此以往，工作人員對(duì)檔案管理工作積極性減退，管理工作僅存于表面工作，如簡單的檔案整理和搜集，完整保存等。檔案管理工作人員工作現(xiàn)狀嚴(yán)重影響了檔案管理工作向規(guī)范化發(fā)展，也阻礙管理工作的創(chuàng)新。

4 事業(yè)單位人事檔案管理工作規(guī)范化、信息化和標(biāo)準(zhǔn)化的措施

4.1 提高對(duì)人事管理的認(rèn)識(shí)

引用信息技術(shù)，為事業(yè)單位檔案管理賦予信息化和標(biāo)準(zhǔn)化的特點(diǎn)，讓人事檔案管理更規(guī)范、更標(biāo)準(zhǔn)。首先，引入新管理理念，無論是管理業(yè)務(wù)還是程序都用新理念指導(dǎo)工作，其次，重視宣傳工作，讓事業(yè)單位和工作人員都意識(shí)到檔案管理信息化的重要性，讓各部門員工積極配合工作人員開展檔案管理工作[5]。

4.2 依照法規(guī)完善制度

由于檔案管理工作繁瑣、工作量大，事業(yè)單位可用制度約束工作行為，讓檔案管理工作規(guī)范化，《檔案法》是事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)，依照《檔案法》完善管理制度，讓檔案管理工作更規(guī)范、更高效。此外，完善的管理制度能制約工作人員管理行為，避免出現(xiàn)以權(quán)謀私、篡改檔案等問題，保障檔案完整、真實(shí)。

4.3 靈活應(yīng)用信息技術(shù)

事業(yè)單位需結(jié)合自身情況對(duì)檔案管理工作提出要求，將信息技術(shù)融入檔案管理工作中，發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)為事業(yè)單位建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)。利用電子檔案儲(chǔ)存系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)更新員工數(shù)據(jù)，用信息技術(shù)有效存儲(chǔ)、調(diào)取電子檔案，確保檔案管理的安全性和動(dòng)態(tài)性。

4.4 標(biāo)準(zhǔn)化工具、思維

將標(biāo)準(zhǔn)化工具和思維應(yīng)用于事業(yè)單位人事檔案管理中，完成工作流程梳理和重塑工作，在變革后，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)管理人事檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)管理工作效率提升。

4.5 重視安全問題

由于人事檔案具有機(jī)密性，必須重視事業(yè)單位人事檔案管理工作的安全，確保檔案內(nèi)信息不被泄露。相關(guān)工作人員要具備強(qiáng)烈的安全意識(shí)，事業(yè)單位要積極采取多種措施，保護(hù)檔案安全，避免信息泄露，同時(shí)，事業(yè)單位還需對(duì)重要信息進(jìn)行備份處理，避免丟失重要數(shù)據(jù)造成惡劣影響。

4.6 重視人才培養(yǎng)

檔案管理工作具有系統(tǒng)性、連續(xù)性。檔案搜集需人事部門同各個(gè)部門聯(lián)合起來共同完成，工作人員是開展工作的關(guān)鍵，如檔案管理工作中員工素質(zhì)較低，能力較弱，會(huì)為信息搜集工作帶來難度。事業(yè)單位要為工作人員定期提供培訓(xùn)，以提高工作人員的綜合素質(zhì)，提升技能水平，更好地開展搜集信息搜集工作，確保信息安全。

4.7 做好監(jiān)督檢查工作

推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化，必須合理劃分工作內(nèi)容和工作職責(zé)，并為工作人員提供規(guī)范的技能指導(dǎo)。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要開展監(jiān)督工作和檢查工作，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，排查風(fēng)險(xiǎn)，保證檔案安全。

5 結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位中人事檔案管理工作極為重要。人事檔案管理工作繁雜、工作量大，需要工作人員長期堅(jiān)守崗位，做好檔案管理工作。由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視度不高、事業(yè)單位管理方法較為單一、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低，導(dǎo)致檔案管理工作效率較低。因此，事業(yè)單位采取完善制度、應(yīng)用信息技術(shù)、重視人才培養(yǎng)等方式，建設(shè)信息化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，讓檔案管理更規(guī)范化。