大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案電子化建設(shè)探究

馬 麗

（新疆藝術(shù)劇院，新疆 烏魯木齊 830049）

1 引言

隨著信息時(shí)代的到來，信息技術(shù)和智能設(shè)備的應(yīng)用對(duì)社會(huì)生產(chǎn)生活帶來了很大的變化，大量的數(shù)字化數(shù)據(jù)信息隨之出現(xiàn)，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)已經(jīng)無法滿足海量數(shù)據(jù)的處理要求，大數(shù)據(jù)技術(shù)得到快速發(fā)展，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供了有效支持。信息技術(shù)在文書檔案工作中的科學(xué)運(yùn)用，推動(dòng)了電子化管理體系的不斷完善，但是在實(shí)際的檔案工作存在著一些問題，制約著檔案管理水平的提升，需要檔案部門結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展形勢(shì)，優(yōu)化檔案工作思路，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，提升文書檔案利用效率，推動(dòng)檔案工作價(jià)值的高效實(shí)現(xiàn)。

2 文書檔案電子化建設(shè)的重要意義

文書檔案能夠?qū)挝唤?jīng)營(yíng)管理形成全面的覆蓋，實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息的全面收集，對(duì)單位發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)支持，具有較強(qiáng)的憑證作用。電子化的檔案管理模式能夠利用信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)檔案工作環(huán)節(jié)的全面優(yōu)化，使管理活動(dòng)能夠利用信息設(shè)備進(jìn)行高效執(zhí)行，有效提升管理效率。利用專業(yè)信息設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書資料存儲(chǔ)形式的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，有效提升電子檔案的完整性，降低傳統(tǒng)檔案的管理成本。同時(shí)通過對(duì)電子檔案的全面分析，為檔案利用工作開展提供有效的基礎(chǔ)，能夠結(jié)合實(shí)際使用需求，對(duì)文書資料進(jìn)行準(zhǔn)確的定位，利用網(wǎng)絡(luò)途徑實(shí)現(xiàn)文書檔案資源的高效共享，提升檔案資源的利用效率[1]。

3 文書檔案電子化建設(shè)中存在的不足之處

文書檔案電子化管理模式的科學(xué)構(gòu)建對(duì)提升檔案管理水平起到關(guān)鍵作用，單位對(duì)檔案管理模式轉(zhuǎn)型的重視和支持力度不斷提升，但是在實(shí)際的電子化發(fā)展中存在著一些問題制約著管理效果的提升。

1）信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對(duì)滯后。完善的信息基礎(chǔ)設(shè)施配置是推動(dòng)電子化管理模式高效運(yùn)行的重要基礎(chǔ)，而當(dāng)前檔案工作推進(jìn)思路較為傳統(tǒng)，對(duì)信息設(shè)施建設(shè)的投入程度相對(duì)不足，特別是信息技術(shù)革新速度的不斷加快，對(duì)現(xiàn)有的信息設(shè)備缺乏有效地維護(hù)和升級(jí)，無法對(duì)先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行引進(jìn)和利用，基礎(chǔ)設(shè)施配置不夠完善，無法有效滿足文書檔案管理需求。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)相對(duì)滯后，網(wǎng)絡(luò)帶寬和網(wǎng)絡(luò)信號(hào)質(zhì)量得不到保證，影響文書檔案管理效率[2]。

2）管理制度不夠完善。隨著文書檔案管理模式的不斷發(fā)展，現(xiàn)有的規(guī)章制度已經(jīng)無法適應(yīng)電子化管理需求，無法對(duì)管理流程形成有效的規(guī)范，影響文書檔案的真實(shí)性。缺乏長(zhǎng)效管理機(jī)制，相關(guān)的規(guī)章制度較為固定，無法結(jié)合實(shí)際檔案工作情況進(jìn)行管理規(guī)范的及時(shí)調(diào)整，特別是信息技術(shù)的運(yùn)用使得管理模式發(fā)生了很大的變化，管理方式發(fā)生了很大的變化，傳統(tǒng)的管理思路已經(jīng)無法有效滿足單位發(fā)展需求，對(duì)電子化管理模式無法形成有效的規(guī)范[3]。

3）檔案利用形式較為單一。文書檔案資源的高效利用對(duì)推動(dòng)單位發(fā)展起到積極作用，而當(dāng)前文書資料的利用形式相對(duì)單一，管理部門只能提供相應(yīng)的資料查詢和調(diào)用服務(wù)，服務(wù)效率較低，無法有效滿足使用需求。在檔案利用環(huán)節(jié)對(duì)信息技術(shù)的利用較為薄弱，無法發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案利用形式的創(chuàng)新，無法推動(dòng)檔案價(jià)值的高效實(shí)現(xiàn)。

4）信息安全工作不到位。網(wǎng)絡(luò)是推動(dòng)文書檔案管理模式轉(zhuǎn)型的重要基礎(chǔ)，而隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜變化，網(wǎng)絡(luò)安全威脅已經(jīng)成為影響文書檔案安全的重要因素，而在實(shí)際的管理工作中，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的重視力度相對(duì)不足，安全防護(hù)體系建設(shè)相對(duì)滯后，無法有效抵御網(wǎng)絡(luò)威脅的入侵，不利于文書檔案管理體系的安全運(yùn)行。

4 優(yōu)化文書檔案電子化建設(shè)的有效策略

1）加強(qiáng)信息基礎(chǔ)建設(shè)。文書檔案電子化管理模式的科學(xué)建設(shè)能夠充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)文書檔案管理質(zhì)量和利用水平的提升。檔案部門要加強(qiáng)重視和支持力度，充分結(jié)合文書檔案工作實(shí)際，科學(xué)制定檔案工作發(fā)展方向，對(duì)信息資源進(jìn)行高效整合，科學(xué)配置信息基礎(chǔ)設(shè)施，提升檔案工作的科學(xué)性。要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的優(yōu)化，為檔案資源共享和管理工作開展提供高質(zhì)量的信息通道，實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)檔案工作環(huán)節(jié)的全面覆蓋，構(gòu)建完善的檔案管理體系。要積極引進(jìn)優(yōu)秀的信息技術(shù)人才，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，將信息知識(shí)技能作為重要的培訓(xùn)內(nèi)容，推動(dòng)管理人員信息素養(yǎng)的提升，對(duì)先進(jìn)的信息設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行有效地利用，為文書檔案工作開展提供基礎(chǔ)保障。

2）完善管理制度。完善的管理制度是保障檔案管理水平的重要基礎(chǔ)，管理部門要提升主動(dòng)意識(shí)，充分結(jié)合電子化管理實(shí)際情況，深入檔案工作流程進(jìn)行全面細(xì)致的調(diào)研，準(zhǔn)確把握單位發(fā)展情況和檔案工作實(shí)際，建設(shè)長(zhǎng)效管理機(jī)制，結(jié)合電子化管理需求，對(duì)相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行針對(duì)性的調(diào)整，為管理工作開展提供制度基礎(chǔ)。要完善評(píng)價(jià)機(jī)制，加強(qiáng)與單位干部職工的溝通交流，積極收集意見建議，對(duì)文書檔案工作成效形成及時(shí)地反饋，對(duì)管理工作中存在的問題做到及時(shí)地發(fā)現(xiàn)解決。要落實(shí)責(zé)任機(jī)制，明確管理崗位職能，強(qiáng)化管理人員的服務(wù)意識(shí)，建設(shè)科學(xué)的檔案文化，營(yíng)造積極的檔案工作氛圍，保證管理制度的貫徹執(zhí)行。

3）創(chuàng)新檔案利用模式。檔案資源的高效利用對(duì)推動(dòng)文書檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)提供有效支持，為適應(yīng)檔案電子化發(fā)展需求，對(duì)檔案利用模式進(jìn)行科學(xué)創(chuàng)新已經(jīng)成為檔案部門的重要任務(wù)。要充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，利用先進(jìn)技術(shù)，如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等，對(duì)文書資料進(jìn)行深入分析，為資料收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)和利用環(huán)節(jié)提供科學(xué)的依據(jù)，建設(shè)完善的數(shù)字化資料數(shù)據(jù)庫。要優(yōu)化檢索機(jī)制，對(duì)檔案利用需求進(jìn)行全面分析，優(yōu)化檢索效率，提供針對(duì)性的關(guān)鍵詞推送，有效滿足不同應(yīng)用需求。要推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程服務(wù)的實(shí)現(xiàn)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使用人員能夠通過對(duì)管理系統(tǒng)的訪問，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料數(shù)據(jù)的線上瀏覽和調(diào)用，有效提升檔案資料的利用效率，為單位工作開展提供數(shù)據(jù)支持。

4）強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)。完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系是保證檔案信息安全的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，管理部門要合理利用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，如智能防火墻，虛擬網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，優(yōu)化安全管理機(jī)制，對(duì)管理活動(dòng)進(jìn)行科學(xué)規(guī)范，有效抵御網(wǎng)絡(luò)威脅的入侵。要建設(shè)完善的身份識(shí)別機(jī)制，對(duì)管理人員的權(quán)限進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，對(duì)管理人員和接入設(shè)備進(jìn)行全面的身份識(shí)別和安全認(rèn)證，提升管理活動(dòng)的安全性。

5 結(jié)語

文書檔案管理電子化模式的科學(xué)構(gòu)建對(duì)推動(dòng)檔案管理水平的提升起到構(gòu)建作用，檔案部門要充分結(jié)合文書檔案管理特點(diǎn)和單位實(shí)際情況，提升主動(dòng)創(chuàng)新意識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案工作思路，加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化管理制度，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全管理，推動(dòng)檔案管理質(zhì)量和服務(wù)水平的提升。