淺析數(shù)字化校園背景下教學(xué)檔案管理模式

牟海霞

（長江大學(xué)工程技術(shù)學(xué)院，湖北 荊州 434020）

信息技術(shù)水平的提升，改變了高校原本存儲教學(xué)檔案的手段。將信息化技術(shù)應(yīng)用到教學(xué)檔案管理之中，不但可以降低檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)，還能夠提升對于教學(xué)檔案資源的利用率，使其充分發(fā)揮出價(jià)值。數(shù)字化校園的建設(shè)，為教學(xué)檔案管理工作的有序開展提供了良好的條件，從某種角度來說，能夠提升教學(xué)檔案質(zhì)量，使教學(xué)檔案管理更加科學(xué)合理。

1 數(shù)字化校園背景對于教學(xué)檔案管理模式影響

教學(xué)檔案主要是指在教學(xué)的過程中由于管理或者是實(shí)踐操作所產(chǎn)生的具有一定價(jià)值的教學(xué)圖片、文字或者是錄音等的文檔，能夠借助于校園網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播。教學(xué)檔案是高校檔案的重要構(gòu)成，能夠表現(xiàn)出高校開展教學(xué)、教研、管理等工作的狀態(tài)，從而為學(xué)校今后工作以及教學(xué)評價(jià)提供依據(jù)，提升高校教學(xué)檔案管理能力，是目前高校檔案管理工作人員關(guān)注的重要內(nèi)容，可以較為有效的提升高校教學(xué)能力[1]。

數(shù)字化校園主要是指將信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)作為立足點(diǎn)，對于傳統(tǒng)校園進(jìn)行創(chuàng)新，營造一個(gè)數(shù)字空間，使高校能夠不受時(shí)間和空間的限制，豐富自身的業(yè)務(wù)功能。其完整度比較高、運(yùn)用技術(shù)先進(jìn)程度比較高，并且非常的安全、穩(wěn)定，能夠改變高校各個(gè)部門信息相互獨(dú)立的情況，從而為高校教師和學(xué)生提供較為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，達(dá)成信息化教學(xué)這一目的。這可以在提升工作效率的同時(shí)，使管理工作更加順利的開展。

數(shù)字化校園背景對于教學(xué)檔案管理模式的影響，具體可以總結(jié)為以下幾點(diǎn)：第一，可以使存儲和傳遞工作更加快速的開展。數(shù)字化教學(xué)檔案可以在第一時(shí)間對于文字、圖像、視頻等統(tǒng)一保存，并且可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對其進(jìn)行編輯，這豐富了教學(xué)檔案的功能，使其更加全面、完整。并且通過校園網(wǎng)能夠高效的對于教學(xué)檔案進(jìn)行存放，有效降低了管理難度，縮短了進(jìn)行傳遞需要花費(fèi)的時(shí)間。第二，可以降低教學(xué)檔案管理需要投入的成本。在數(shù)字校園背景下，對于教學(xué)檔案進(jìn)行存儲，可以運(yùn)用u盤或者是磁盤等。并且，隨著技術(shù)水平的提升，存儲設(shè)備的存儲能力不斷提升，對于教學(xué)檔案進(jìn)行存儲的難度明顯降低。而且，在對其進(jìn)行維修保護(hù)的過程中不需要投入較多的人力資源和資金，還可以根據(jù)需求設(shè)置訪問權(quán)限，有效的保障了教學(xué)檔案的安全性[2]。第三，可以隨時(shí)隨地的對于教學(xué)檔案進(jìn)行搜集、查閱。需要應(yīng)用教學(xué)檔案的工作人員，只需要對于檔案類型或者是名稱進(jìn)行輸入，就能夠在較短時(shí)間內(nèi)找到自己需要的檔案，提升了檢索效果。從檔案管理人員的角度來進(jìn)行分析，構(gòu)建專門的教學(xué)檔案管理平臺可以高效的收集、分類檔案信息，并傳遞一些信息。用戶只需要借助于網(wǎng)絡(luò)平臺，就可以在任何時(shí)間任何地點(diǎn)觀看自己想要了解的教學(xué)檔案資料。第四，能夠使教學(xué)檔案資源充分發(fā)揮作用。在數(shù)字化校園背景下，對于教學(xué)檔案進(jìn)行信息化存儲，可以使不同人員在不同時(shí)間、地點(diǎn)內(nèi)對于檔案進(jìn)行下載閱讀，能夠同時(shí)為多個(gè)不同用戶提供服務(wù)，提升了服務(wù)范圍，充分發(fā)揮了教學(xué)檔案的價(jià)值，為教學(xué)的順利開展提供了較好的條件[3]。

2 數(shù)字化校園背景教學(xué)檔案管理措施

2.1 提升高校教學(xué)檔案信息化管理能力

第一，應(yīng)該認(rèn)識到教學(xué)檔案信息化建設(shè)的重要作用。將教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)和數(shù)字化校園建設(shè)相關(guān)聯(lián)，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)開展教學(xué)檔案管理工作。并從高校的現(xiàn)實(shí)情況出發(fā)，調(diào)整檔案管理模式，這能夠使高校教學(xué)檔案管理為人們提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。第二，要對于教學(xué)檔案管理流程作出適當(dāng)調(diào)整。達(dá)成收集、分析、存儲、應(yīng)用檔案和檔案信息化建設(shè)同時(shí)開展這一目標(biāo)，這能夠打造一個(gè)較好的循環(huán)管理手段，使檔案資源得到更加合理的應(yīng)用。第三，要使教學(xué)檔案的橫向和縱向關(guān)聯(lián)更加緊密。對于教學(xué)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，需要有高校其他部門的配合，并且高校教學(xué)檔案資源也可以為高校教學(xué)、教研工作的開展提供依據(jù)。為此，在進(jìn)行教學(xué)檔案管理創(chuàng)新的過程中必須要將教學(xué)檔案橫向和縱向關(guān)聯(lián)，這能夠較為有效的提升教學(xué)檔案利用率。

2.2 對于教學(xué)檔案管理制度進(jìn)行完善

高校應(yīng)該從教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)情況出發(fā)，進(jìn)行系統(tǒng)、全面的分析，完善檔案管理制度。第一，將數(shù)字化校園作為立足點(diǎn)，加大力度推動教學(xué)檔案的信息化發(fā)展，提升高校教學(xué)檔案信息化管理能力[4]。第二，應(yīng)該將高校所制定的教學(xué)管理信息化制度進(jìn)行落實(shí)。借助于制度可以使高校管理人員對于檔案信息化建設(shè)形成更加深刻的認(rèn)識，主動的參與到高校教學(xué)檔案管理模式創(chuàng)新之中，使檔案管理工作更加高效的開展，為高校教學(xué)工作的開展提供依據(jù)。

2.3 組建專業(yè)化的教學(xué)檔案管理團(tuán)隊(duì)

專業(yè)程度較高的人才可以為高校教學(xué)檔案管理模式的創(chuàng)新提供條件，為此必須要重視人才培養(yǎng)工作的開展，使教學(xué)檔案管理工作更加順利的開展。

第一，高校教學(xué)檔案管理人員專業(yè)程度能夠在一定程度上決定檔案管理工作水平。為此，應(yīng)該將檔案管理行業(yè)作為立足點(diǎn)，組織教學(xué)檔案管理工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，使其認(rèn)識到這一工作的重要作用，對于工作更加認(rèn)真負(fù)責(zé)。第二，應(yīng)該改變傳統(tǒng)思維的制約，吸引更多外來人才加入。確保高校教學(xué)檔案管理人員能夠熟練的對于現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，這能夠?yàn)楦咝＝虒W(xué)檔案管理工作的順利開展提供保障。第三，應(yīng)該做好教學(xué)檔案管理人員的考核工作，對于考核體系進(jìn)行完善，并將考核所取得的成果和員工的薪資待遇相關(guān)聯(lián)，這能夠較為有效的提升教學(xué)檔案管理人員對于工作的熱情，充分發(fā)揮出自身的潛能，為教學(xué)檔案管理模式的創(chuàng)新提供動力。

2.4 做好高校教學(xué)檔案信息化資源建設(shè)工作

第一，高校應(yīng)該提升對于教學(xué)檔案進(jìn)行收集的能力。高校在開展教學(xué)檔案管理的過程中，不但要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化檔案，還應(yīng)該了解高校在發(fā)展過程中所取得的成績，使高校教學(xué)檔案資源庫包含更加豐富多樣的內(nèi)容，為之后教學(xué)檔案資源的應(yīng)用提供條件。第二，提升對于檔案數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用率。應(yīng)該組建專門的工作團(tuán)隊(duì)，并從高校教學(xué)的現(xiàn)實(shí)情況出發(fā)，分類研究檔案，找出其中具有價(jià)值的檔案，使教學(xué)檔案充分發(fā)揮作用，為之后教學(xué)活動的開展提供依據(jù)。

3 總結(jié)

根據(jù)上文來進(jìn)行分析，數(shù)字化校園建設(shè)為教學(xué)檔案管理模式得到創(chuàng)新提供了新的思路。高校檔案管理工作人員應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)的和其他部門進(jìn)行溝通、交流，提升自身對于檔案管理的能力，合理的挖掘教學(xué)檔案資源，為檔案管理行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供條件。