事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略淺述

韓 璐

（山西省忻州市中共繁峙縣委機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)辦公室，山西 忻州 034300）

所謂信息化建設(shè)，是通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)各部門的工作進(jìn)行統(tǒng)籌，提高工作效率，從而提高整個(gè)單位的運(yùn)營(yíng)效率，降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和成本。這一概念應(yīng)用在事業(yè)單位的檔案管理工作中，可以將原本需要用很多紙質(zhì)文字記錄的東西逐步電子化，整理歸類更為便捷，數(shù)據(jù)的查詢調(diào)用更為方便，并且可以實(shí)現(xiàn)資源共享。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化建設(shè)在事業(yè)單位的發(fā)展中扮演著不可或缺的角色，雖然當(dāng)前的檔案管理信息化建設(shè)有各種各樣的問(wèn)題，但是要通過(guò)逐漸改進(jìn)，完善，充分發(fā)揮信息化建設(shè)的作用，為事業(yè)單位帶來(lái)便利。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)是十分重要的，其將紙質(zhì)版文件轉(zhuǎn)變成電子版文件，更加有利于長(zhǎng)期保存，后期查詢時(shí)候也十分方便，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)做決策時(shí)也可以提供原始數(shù)據(jù)作為參考，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有很大的意義。

1）提高工作效率。信息化建設(shè)可以代替檔案管理從原始的紙質(zhì)記錄轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮佑涗洠瑴p少失誤和篡改的概率[1]，極大地保證了原始記錄的準(zhǔn)確性，同時(shí)，一些審批系統(tǒng)如OA的上線也極大方便了全體員工，對(duì)需要的檔案直接下載保存，保證了信息的準(zhǔn)備性和完整性，也能看到由哪些員工簽過(guò)字，明確了責(zé)任主體的同時(shí)，不返兩遍工。一套完整的信息化系統(tǒng)，可以極大地提高大部分員工的工作效率，對(duì)檔案管理部門尤為明顯。

2）能夠長(zhǎng)期保存。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)可以使資料多份保存，歸類好的可以長(zhǎng)期保存，這是早期的管理方式無(wú)法做到的。這對(duì)于后期資料查詢意義重大。

3）有助于領(lǐng)導(dǎo)決策。有效的信息化管理建設(shè)，可以提供準(zhǔn)確、完整的數(shù)據(jù)，并且可以不同時(shí)期的數(shù)據(jù)放在一起，有助于領(lǐng)導(dǎo)觀察變化，做出適合當(dāng)期單位發(fā)展的決策，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有所幫助，這是通過(guò)檔案管理的信息化建設(shè)所需要達(dá)到的最重要的目標(biāo)。

2 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

盡管信息化發(fā)展是時(shí)代的趨勢(shì)，但是由于事業(yè)單位的體制，決定了其創(chuàng)新的道路是艱難的，在一種模式下不愿主動(dòng)去改變，因此，當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作還存在很多問(wèn)題，制約著事業(yè)單位的發(fā)展。

1）管理模式及設(shè)備落后。目前，部分事業(yè)單位的檔案管理依舊停留在紙質(zhì)文字記錄，電腦的作用也并未完全發(fā)揮，對(duì)檔案的管理也是純工作人員的手工，每一次的工作交接，都可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的遺失；每一次的不小心，都可能導(dǎo)致檔案記錄的不準(zhǔn)確……這種管理模式和設(shè)備的落后，已經(jīng)完全跟不上時(shí)代的發(fā)展，長(zhǎng)期下去，事業(yè)單位的發(fā)展會(huì)嚴(yán)重受影響。

2）管理人員意識(shí)不夠。受體制的影響，很多員工抱著“鐵飯碗”的心態(tài)進(jìn)入事業(yè)單位，只是覺(jué)得這是一份穩(wěn)定的工作，在工作上沒(méi)有創(chuàng)新精神，沒(méi)有積極進(jìn)取的心態(tài)，導(dǎo)致在檔案管理工作上，只是簡(jiǎn)單地認(rèn)為這只是一份記錄的工作，即使受教育程度并不高都可以來(lái)干，嚴(yán)重忽略了檔案管理的專業(yè)性以及對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要性。管理人員的這種意識(shí)，也會(huì)潛移默化的影響干這份工作的員工，會(huì)讓其認(rèn)為這份工作并不重要[2]，因此在工作中產(chǎn)生消極懈怠心理，對(duì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性更加無(wú)法保障，需要相關(guān)檔案查看時(shí)，找不到文件，嚴(yán)重影響工作效率，影響領(lǐng)導(dǎo)的一些決策，影響著事業(yè)單位的發(fā)展。

3 完善事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

通過(guò)上文的探討，可以看到信息化建設(shè)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的重要性，也認(rèn)識(shí)到檔案管理的現(xiàn)狀，這就更需要根據(jù)問(wèn)題找出信息化建設(shè)的有效策略，通過(guò)信息化建設(shè)，將檔案管理工作歸類，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性，明確責(zé)任人主體，提高工作的效率，達(dá)到檔案管理的意義，為單位領(lǐng)導(dǎo)做決策提供便利。在信息化建設(shè)過(guò)程中，要結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況，制定一套合理、有效的信息化建設(shè)方案，使得在檔案管理中，這套方案能落到實(shí)處。

1）加大信息化建設(shè)投入。事業(yè)單位要有敢于改革、勇于創(chuàng)新的精神，在信息化建設(shè)中，購(gòu)入適合企業(yè)發(fā)展的、便捷的設(shè)備和系統(tǒng)，首先要從設(shè)備做起來(lái)，沒(méi)有一套性能好的設(shè)備，信息化建設(shè)做不好。設(shè)備的更新?lián)Q代，就需要有資金、人員的投入。另外，一套完整的信息化系統(tǒng)，也是確保檔案可以完整、準(zhǔn)確、歸類保存的基礎(chǔ)，通過(guò)各部門的流程管理，減少重復(fù)性工作。也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)等，讓檔案管理的內(nèi)容，真正為單位所用，這就需要事業(yè)單位在檔案管理工作中，加大信息化建設(shè)投入，尋找專業(yè)的信息化團(tuán)隊(duì)，制定出適用事業(yè)單位未來(lái)規(guī)劃的信息化建設(shè)方案，跟上時(shí)代的發(fā)展。

2）培養(yǎng)信息化建設(shè)專業(yè)人才。檔案管理有了信息化設(shè)備和系統(tǒng)后，還要有專業(yè)的人才進(jìn)行日常這方面工作的維護(hù)，信息化建設(shè)也需要事業(yè)單位各部門之間的配合，這方面的工作量比較大，涉及范圍也比較廣。對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)工作，對(duì)相關(guān)人員要加大培訓(xùn)的力度，并且組織考試以檢驗(yàn)學(xué)習(xí)成果，對(duì)掌握程度較好的員工實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)[3]，對(duì)掌握程度不好的員工實(shí)行二次考試等措施，培養(yǎng)起員工在檔案管理信息化建設(shè)中的積極主動(dòng)和專業(yè)性，使后期的信息化建設(shè)工作更好開(kāi)展。在檔案管理的信息化建設(shè)過(guò)程中，真正要實(shí)行這部分操作的員工，對(duì)信息化建設(shè)的步伐尤為關(guān)鍵，除了要培養(yǎng)對(duì)涉及員工這方面的培訓(xùn)外，條件允許的情況下，還要有一個(gè)十分專業(yè)的人才進(jìn)行這方面的管理，站在全局的角度，把握信息化建設(shè)的進(jìn)程，監(jiān)督日后信息化上線后在檔案管理中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，使企業(yè)的信息化建設(shè)更加完善。

3）增強(qiáng)管理人員的意識(shí)。在單位里施行一個(gè)相對(duì)而言比較創(chuàng)新的做法，管理人員對(duì)這項(xiàng)做法的意識(shí)尤為關(guān)鍵，甚至可以決定項(xiàng)目成敗。因此，要加強(qiáng)管理人員對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)可程度，要使其明白信息化建設(shè)在事業(yè)單位檔案管理中的重要性[4]，可以給管理人員講述更加先進(jìn)的單位使用信息化使單位發(fā)展更快的成功案例，另外，也可以實(shí)行必要的考核機(jī)制。領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)會(huì)潛移默化影響員工的意識(shí)，要不斷加強(qiáng)管理層對(duì)信息化建設(shè)的重視程度，在日常工作中對(duì)員工進(jìn)行這方面意識(shí)的輸入，使員工從心底里認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作對(duì)單位發(fā)展的意義，對(duì)工作的開(kāi)展動(dòng)力更強(qiáng)，有利于加快信息化建設(shè)的步伐。

4）定期更新。信息化建設(shè)，不是設(shè)備安裝好、一個(gè)系統(tǒng)上線完成這項(xiàng)工作就結(jié)束了，而是一直貫穿在事業(yè)單位的日常工作中的，因此，要結(jié)合事業(yè)單位的發(fā)展情況，對(duì)在檔案管理中一些影響工作效率的做法要在信息化建設(shè)工作中果斷摒棄，不斷迭代，不斷更新，使檔案管理的信息化建設(shè)是適應(yīng)單位的發(fā)展的。要通過(guò)數(shù)據(jù)分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)信息化建設(shè)系統(tǒng)，使日常檔案管理工作更加高效、有序進(jìn)行。

4 結(jié)束語(yǔ)

信息化是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，事業(yè)單位更要緊跟國(guó)家發(fā)展的步伐。對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)工作，要認(rèn)識(shí)到其對(duì)單位的發(fā)展意義重大，要敢于投入資金和人員，要不斷培養(yǎng)信息化建設(shè)工作的專業(yè)人員，要有不斷更新不斷進(jìn)步的心態(tài)，通過(guò)有效的管理，形成一個(gè)良性循環(huán)，加快事業(yè)單位發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)。