人事檔案管理與大數(shù)據(jù)

汪衛(wèi)杰

（河南商丘市梁園區(qū)人力資源和社會保障局，河南 商丘 476000）

1 大數(shù)據(jù)帶來的機(jī)遇

1）有利于保護(hù)各類檔案文化資源，確保檔案收集的完整性。檔案來源渠道更加廣泛，一切信息皆可歸檔，大大擴(kuò)寬了檔案資源的收集范圍，有利于保存各種類型的檔案資源，保證“檔案全數(shù)據(jù)”的完整。

2）有利于優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)工作流程，提升檔案業(yè)務(wù)管理工作能力。大數(shù)據(jù)時代，云計(jì)算、云存儲、微服務(wù)、云服務(wù)、遠(yuǎn)程服務(wù)、大數(shù)據(jù)挖掘和分析等技術(shù)，檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)和應(yīng)用平臺的出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案“收”、“管”、“用”的全流程控制、全技術(shù)支持、全智能服務(wù)，可以有效減輕檔案工作者任務(wù)負(fù)擔(dān)，利用信息科學(xué)技術(shù)提高檔案管理工作水平。

3）有利于挖掘檔案增值信息，創(chuàng)造社會、經(jīng)濟(jì)雙重效益。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開發(fā)使用檔案管理軟件和系統(tǒng)，有利于把具有民族價(jià)值、文化價(jià)值、民生價(jià)值、社會價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值的檔案進(jìn)行深挖分析，以供全社會共享共用。

4）有利于加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)的職能職責(zé)，構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系。大數(shù)據(jù)時代下檔案管理模式創(chuàng)新研究，尤其是對檔案管理機(jī)構(gòu)的準(zhǔn)確定位和職能優(yōu)化，有利于提高檔案信息資源存量與增量保存的效率，有利于加強(qiáng)檔案部門與其他部門的協(xié)同合作，同時又節(jié)省了人力、物力和財(cái)力，為建立科學(xué)的現(xiàn)代化檔案管理模式創(chuàng)造了可能。

2 管理者觀念的改變

正確認(rèn)識大數(shù)據(jù)時代給我國檔案管理工作帶來的變化，這就要求我們用發(fā)展的視角去認(rèn)識檔案價(jià)值，用創(chuàng)新的思維去拓展檔案領(lǐng)域，用科學(xué)的方法去提高檔案工作水平，用變革的技術(shù)去提升檔案管理 能力。

1）大數(shù)據(jù)觀。大數(shù)據(jù)時代到來的最大最顯著特征就是數(shù)據(jù)量的劇增，大到我們采用一般的方法和技術(shù)無法對其進(jìn)行描述和處理。大數(shù)據(jù)并非對數(shù)據(jù)量大小的定量描述，問題的關(guān)鍵在于如何快速獲取數(shù)據(jù)價(jià)值的程度。在對需要解決的問題進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)分析時，重點(diǎn)是要對數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)分類、優(yōu)化整合而不是數(shù)據(jù)越多越好。如果說過去是受主客觀條件的影響而沒有遵循一切數(shù)據(jù)皆歸檔的原則的話，那么現(xiàn)在數(shù)據(jù)充足技術(shù)發(fā)達(dá)的大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)即檔案，所以檔案部門應(yīng)該盡快樹立起檔案大數(shù)據(jù)觀。

2）大檔案觀。大數(shù)據(jù)觀強(qiáng)調(diào)的是對數(shù)據(jù)的重視，抱持一切數(shù)據(jù)皆有用的思想。大檔案觀則是要將一切皆有用的數(shù)據(jù)視為檔案，轉(zhuǎn)變成一切檔案皆有用的態(tài)度。對于大檔案館的理念可以從二個方面來理解。首先，“一切歸檔”成為可能，讓檔案的大門更加開放。在檔案歸檔的范圍上門要打得更開，做到包羅萬象涵蓋所有，將社會產(chǎn)生的一切具有保存和利用價(jià)值的信息記錄視為檔案。只要在需要的時候可供檢索利用，發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，那它就是潛在檔案。

3）大服務(wù)觀。大數(shù)據(jù)是信息科技領(lǐng)域顛覆性的技術(shù)變革，但大數(shù)據(jù)不只是技術(shù)的革新，實(shí)質(zhì)上計(jì)算機(jī)服務(wù)時代的來臨，對數(shù)據(jù)的抽絲剝繭、總結(jié)結(jié)論更體現(xiàn)了計(jì)算機(jī)行業(yè)正從技術(shù)供應(yīng)型轉(zhuǎn)為服務(wù)供應(yīng)型，技術(shù)的變革是服務(wù)的高層次要求，技術(shù)的進(jìn)步是為了提供更好的服務(wù)。利用服務(wù)是數(shù)據(jù)存在的最終目的和意義，大數(shù)據(jù)時代，檔案部門不僅可以運(yùn)用信息技術(shù)把隱藏在海量數(shù)據(jù)中的知識揭示出來，對用戶的利用習(xí)慣和興趣趨向進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘和量化分析，改變檔案利用服務(wù)方式，提升檔案服務(wù)的主觀能動性，向用戶提供信息抓取準(zhǔn)、知識含量高的檔案定制、推送服務(wù)，實(shí)現(xiàn)大檔案大服務(wù)。

4）大平臺。檔案數(shù)據(jù)大平臺建設(shè)函括二個方面的內(nèi)容。首先，檔案管理系統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)平臺的開發(fā)應(yīng)用是重中之重。其次，建立行業(yè)內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)局域網(wǎng)平臺。克服各地區(qū)因獨(dú)立操作造成的“信息孤島”和信息流轉(zhuǎn)不便的難題，通過權(quán)限管理和信息流通，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的相對集中，外部信息也可通過附屬軟件直接導(dǎo)入導(dǎo)出系統(tǒng)，大大提高了上下級和部門間公文處理的效率。

3 檔案數(shù)據(jù)資源體系的變化

1）檔案數(shù)據(jù)的來源更廣。檔案館是集中統(tǒng)一永久保管黨和國家檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是科學(xué)研究和社會各界利用檔案史料的中心，所以檔案過去的功用主要體現(xiàn)在維護(hù)和傳承黨和國家的記憶上，這在一定程度限定了檔案的來源，它們大多都是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位經(jīng)年累月后精挑細(xì)選的“成品”，大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)據(jù)的來源更多地傾向網(wǎng)絡(luò)化、社會化、平民化。

2）檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)容更豐富。對于檔案部門來說，信息資源是安身立命之本，檔案數(shù)量越大、門類越多就越有利于檔案價(jià)值的發(fā)揮，強(qiáng)化檔案部門的社會地位。大數(shù)據(jù)時代早已讓 IT 行業(yè)風(fēng)起云涌，后知后覺的檔案部門受到大數(shù)據(jù)的影響，檔案數(shù)據(jù)本身也發(fā)生了變化。

3）檔案數(shù)據(jù)的收集方式多樣。信息資源數(shù)量再多，沒有被收集歸檔就不是檔案，就不能起到檔案作為權(quán)威的作用。檔案業(yè)務(wù)工作的第一環(huán)就是檔案的收集，在傳統(tǒng)的管理方式下，收集主要靠的是主動移交，單位各科室定時向綜合檔案室移交，各單位定時向各級國家綜合檔案館移交，還要打好移交清冊，以免損毀丟失。

4 檔案利用服務(wù)體系的變化

1）檔案服務(wù)對象。過去檔案部門主要是為黨和政府有關(guān)部門服務(wù)，為企事業(yè)單位服務(wù)，為公務(wù)員和職工服務(wù)，他們是檔案最大、最直接的受益群體。面對新形勢，國家更注重惠及民生檔案資源的收集，檔案更傾向于為廣大人民群眾服務(wù)，要為城市發(fā)展和市民服務(wù)，要為智慧城市的建設(shè)服務(wù)，要為新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)，要為農(nóng)民老百姓 服務(wù)。

2）檔案服務(wù)內(nèi)容。檔案服務(wù)一直遵循著“你來館我來找”的模式，館內(nèi)資源就是檔案部門服務(wù)內(nèi)容的全部，館外資源還不是檔案，不屬于服務(wù)責(zé)任范圍。但是檔案只是信息資源的鳳毛麟角，館外資源只因數(shù)量巨大超出檔案部門處理信息的能力而被迫流于館外。大數(shù)據(jù)時代，館外資源尤其是網(wǎng)絡(luò)資源顯現(xiàn)出自身的優(yōu)勢和價(jià)值，應(yīng)該被納入檔案服務(wù)內(nèi)容的范圍，擴(kuò)充檔案服務(wù)內(nèi)容，追求檔案服務(wù)內(nèi)容差異化、精細(xì)化。

3）檔案服務(wù)方式。檔案館作為檔案服務(wù)的實(shí)體機(jī)構(gòu)，擁有龐大的檔案資源，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)基本以館藏為依托，檔案用戶得拿著紅戳證明親自到當(dāng)?shù)鼗驒n案所在地檔案館進(jìn)館查詢。大數(shù)據(jù)時代，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)達(dá)開創(chuàng)了檔案遠(yuǎn)程服務(wù)方式，不管是需要解決實(shí)際問題，還是進(jìn)行咨詢研究，都可以經(jīng)由檔案網(wǎng)站的互動信息欄與檔案館取得聯(lián)系，用戶表達(dá)訴求，檔案館再將檔案通過在線傳輸、打包郵寄或其它方式提供給用戶。

4）檔案服務(wù)目的。檔案服務(wù)的最高目的在于最大限度的滿足用戶的信息需求。大數(shù)據(jù)時代，用戶需要對不同層面、不同領(lǐng)域、不同方向的檔案信息的進(jìn)行深入了解，通過對信息內(nèi)容的篩選和捕捉加上自己的知識儲備和理解，將無序混亂的信息整理成能夠解決特定問題的答案或方法。

檔案作為真實(shí)的歷史記錄被悉心保存，最終的目的就是需要檔案部門維護(hù)好黨和國家利益，服務(wù)好人民群眾，滿足社會公眾對檔案的利用服務(wù)需求。