企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用工作研究

趙驪玢

（上海福壽園實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司，上海 201700）

新時(shí)代檔案行業(yè)的發(fā)展需要進(jìn)一步發(fā)展檔案信息資源，進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)檔案信息資源的價(jià)值。本文提出了若干新時(shí)代檔案信息資源開發(fā)利用戰(zhàn)略，希望提高檔案信息資源利用效率，加快檔案信息資源共享，突出檔案信息資源的價(jià)值。

1 企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用概述

信息資源的開發(fā)和利用是檔案管理的根本目標(biāo)，也是利用其中所載信息價(jià)值的主要手段。目前，為了使企業(yè)能夠更好地發(fā)展，它們必須確定自己的發(fā)展方向和需求，查明和改進(jìn)問題。所有這些都與檔案的開發(fā)和使用密切相關(guān)。特別是，在當(dāng)今技術(shù)變革的時(shí)代，企業(yè)對檔案和信息資源的更廣泛地利用提高了其信息的價(jià)值，從而進(jìn)一步提高了相關(guān)工作在企業(yè)發(fā)展中的地位。

2 企業(yè)檔案開發(fā)利用工作現(xiàn)狀和問題

1）企業(yè)檔案開發(fā)利用工作現(xiàn)狀。檔案的價(jià)值在于其使用，企業(yè)檔案工作的重要性主要體現(xiàn)在服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展上。目前，大多數(shù)公司的檔案管理模式落后，檔案存取仍然是一種非活躍、缺乏創(chuàng)新的服務(wù)。一方面，由于數(shù)字資源有限，缺乏先進(jìn)的研究模式，目前存檔效率低下；另一方面，由于許多企業(yè)對檔案管理重視不夠，檔案管理人員的總體素質(zhì)低下，以及企業(yè)內(nèi)部缺乏科學(xué)的檔案管理服務(wù)模式。解決這些問題的第一步是不斷改進(jìn)檔案管理人員的工作。

2）企業(yè)檔案開發(fā)利用工作問題。目前，企業(yè)檔案資源開發(fā)面臨的挑戰(zhàn)包括：對檔案資源開發(fā)認(rèn)識(shí)不足、檔案工作機(jī)制不足、檔案資源不夠豐富、檔案質(zhì)量差以及檔案工作人員不足。針對這些問題，收集關(guān)于檔案使用情況的反饋意見是一個(gè)更好的解決辦法。

3 企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的必要性

第一，從企業(yè)管理層決策的角度來看，企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用可以使企業(yè)管理更加精確。公司檔案是公司管理的基礎(chǔ)之一。新的業(yè)務(wù)經(jīng)理可以從歸檔中了解公司的歷史和發(fā)展趨勢，而舊的業(yè)務(wù)經(jīng)理可以更準(zhǔn)確地了解公司未來的運(yùn)營目標(biāo)。在企業(yè)檔案信息資源的支持下，企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)和市場經(jīng)濟(jì)的變化記錄在檔案中，有助于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人在企業(yè)的長期商業(yè)活動(dòng)中建立企業(yè)文化。同樣，企業(yè)文化的長期發(fā)展是企業(yè)賴以生存的基石，企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)是幫助企業(yè)文化逐步發(fā)展的手段。作為促進(jìn)企業(yè)文化的一部分，企業(yè)可以通過樹立自己的形象加強(qiáng)核心競爭力。最后，公司檔案信息資源的開發(fā)利用確保了公司檔案管理的成本效益，滿足了公司最基本的需要。信息資源合理利用后，企業(yè)招標(biāo)過程中遇到的問題、科研投入、設(shè)備改造等都會(huì)得到解決，公司的操作系統(tǒng)會(huì)越來越完善，公司未來的發(fā)展方向也會(huì)越來越清晰，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)績效自然會(huì)提高。

4 加強(qiáng)企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的重要途徑

1）進(jìn)行源頭管理。重視檔案信息資源的建設(shè)工作，需要從源頭出發(fā)，嚴(yán)格控制檔案信息資源的質(zhì)量，確保信息資源能夠具有較高的開發(fā)價(jià)值。企業(yè)需要加強(qiáng)對檔案信息資源的建設(shè)。在源頭管理方面，企業(yè)下屬的各個(gè)部門和單位需要加大對檔案的管理力度，并配備專業(yè)的檔案管理人員來管理整個(gè)項(xiàng)目部門的檔案資料管理工作，這不僅需要企業(yè)制定一個(gè)完整的檔案管理制度，同時(shí)需要各個(gè)部門之間開展緊密的合作，并進(jìn)行相關(guān)的考核工作。只有這樣，才能夠真正地實(shí)現(xiàn)源頭管理的目標(biāo)，這對于檔案信息建設(shè)具有重要的意義，也能夠?yàn)闄n案信息資源的開發(fā)利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2）提升檔案信息資源開發(fā)利用的信息化水平。首先，我們要加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，各級(jí)檔案必須確定信息資源開發(fā)和利用的優(yōu)先次序，并有針對性地、有條理地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。數(shù)字化不應(yīng)局限于紙面檔案，而應(yīng)包括圖像、視頻、錄音和縮微膠片等各種媒體。應(yīng)加快建立電子文件中心和數(shù)字檔案，重點(diǎn)是加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案信息的轉(zhuǎn)移和獲取系統(tǒng)。應(yīng)積極促進(jìn)新時(shí)代檔案信息資源的新模式，重點(diǎn)是建立和提供檔案專題數(shù)據(jù)庫，以便更有針對性和系統(tǒng)化地開展工作。其次，我們要積極應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)潮流，需要充分利用互聯(lián)網(wǎng)手段，建立一個(gè)檔案資源共享和信息服務(wù)平臺(tái)，擴(kuò)大公眾獲取檔案信息服務(wù)的機(jī)會(huì)，并向社會(huì)提供全面的檔案信息服務(wù)；利用多媒體技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中發(fā)展檔案，建立一個(gè)新的平臺(tái)，以展示和傳播檔案研究成果，引導(dǎo)檔案資源，最大限度地提高檔案信息交流的效率，擴(kuò)大檔案信息資源的覆蓋面和影響。我們要加強(qiáng)智能管理，智能歸檔管理減少了歸檔人員的工作量，加快了歸檔信息資源的開發(fā)和分發(fā)。我們需要在檔案的開發(fā)和利用方面深入研究先進(jìn)的新技術(shù)，在設(shè)備、技術(shù)和資源的開發(fā)和利用方面進(jìn)行綜合創(chuàng)新，以改變傳統(tǒng)管理，采用成熟和穩(wěn)定的技術(shù)。

3）加大檔案宣傳力度，樹立開發(fā)利用意識(shí)。為了最大限度地提高檔案信息資源開發(fā)利用的效率，社會(huì)全體成員必須積極支持和參與檔案信息資源的開發(fā)利用，以贏得全社會(huì)的響應(yīng)。提高全社會(huì)對開發(fā)和利用檔案和信息資源的重要性的認(rèn)識(shí)，采取多種方法確保整個(gè)社會(huì)真正承認(rèn)檔案管理?？梢猿浞掷秒娨?、報(bào)刊和因特網(wǎng)等各種媒體，積極宣傳與檔案信息資源開發(fā)和利用有關(guān)的法律法規(guī)，充分傳播檔案信息資源的相關(guān)知識(shí)點(diǎn)，指導(dǎo)人們充分利用檔案信息。與此同時(shí)，提高認(rèn)識(shí)活動(dòng)應(yīng)側(cè)重于如何開發(fā)和利用存檔信息資源，包括通過網(wǎng)站、微信公益告示、報(bào)紙廣告、特別會(huì)議和展覽，以便向公眾提供信息，使公眾能夠真正了解。

4）檔案信息化軟件的選擇和維護(hù)。企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中，需要正確地選擇檔案管理的軟件并且做好后續(xù)的維護(hù)工作，從而使得檔案信息化軟件能夠在實(shí)際中發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和效果，在進(jìn)行檔案信息化軟件選擇時(shí)，需要選擇信譽(yù)較好的生產(chǎn)廠商，或者是邀請社會(huì)上的專家學(xué)者適用到企業(yè)中進(jìn)行信息軟件的編制。另外，還需要明確系統(tǒng)的升級(jí)能力以及開發(fā)能力，實(shí)現(xiàn)軟件的有效升級(jí)以及管理，只有企業(yè)的檔案信息化管理軟件能夠順應(yīng)信息化管理的需求，才可以提升實(shí)際的工作效果。其次，在進(jìn)行檔案信息化軟件選擇時(shí)，需要配備標(biāo)準(zhǔn)化的功能以及設(shè)備，選擇產(chǎn)品時(shí)需要符合我國的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及要求，特別是選擇一些主流產(chǎn)品和國外一些實(shí)力雄厚的軟件公司所推崇的產(chǎn)品，從而減少實(shí)際維護(hù)的費(fèi)用。在設(shè)備選擇時(shí)，需要充分地考慮網(wǎng)絡(luò)的容載量以及響應(yīng)速度。在進(jìn)行檔案信息化管理工作時(shí)，需要嚴(yán)格按照我國推薦信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身的發(fā)展需要和特點(diǎn)，搭建完善的內(nèi)部維護(hù)和管理體系，在維護(hù)工作中需要做好數(shù)據(jù)的記錄工作，企業(yè)也可以建立獨(dú)立性的數(shù)據(jù)庫，從而保證實(shí)際工作效率的提升，解決由于以往檔案管理信息化建設(shè)中不足之處所帶來的困擾。

5 結(jié)束語

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，對企業(yè)檔案管理工作的要求越來越高。檔案資源利用便捷化、管理信息化、制度標(biāo)準(zhǔn)化、隊(duì)伍專業(yè)化等成為企業(yè)檔案開發(fā)利用工作發(fā)展的新標(biāo)準(zhǔn)和要求，我們應(yīng)積極適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，不斷完善體制機(jī)制，最大限度地發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源在服務(wù)企業(yè)發(fā)展、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過程中的重要作用，為實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國夢貢獻(xiàn)力量。