檔案數(shù)字化建設(shè)中若干問題分析

馬 颯

（河南省南陽市檔案館，河南 南陽 473000）

1 檔案管理數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容與重要性

1）檔案管理數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容。檔案數(shù)字化管理本質(zhì)上就是通過一系列與計算機相關(guān)的技術(shù)來提高檔案管理的質(zhì)量與效率，這些技術(shù)包括但不限于掃描技術(shù)、電腦技術(shù)、數(shù)字化錄像技術(shù)等一系列數(shù)字技術(shù)，通過將紙質(zhì)檔案來轉(zhuǎn)化成信息化檔案，以數(shù)據(jù)的方式存儲在電腦硬盤里，并以計算機為主要設(shè)備來調(diào)整并使用檔案，建立起檔案庫?，F(xiàn)階段，在檔案管理中還將使用計算機系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)等來拓寬檔案的范圍，加強對檔案管理的規(guī)范性，進而更加快速地為人們提供更加準確的檔案信息。

2）檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性。首先，通過檔案管理數(shù)字化建設(shè)可以有效的滿足單位上對檔案材料的需求。因為傳統(tǒng)的檔案管理大多都是針對紙質(zhì)檔案，這些檔案在長期堆積下容易發(fā)生損壞。而在信息化的發(fā)展下，檔案開始通過信息化來存儲，這些檔案信息數(shù)據(jù)存儲在網(wǎng)站、硬盤等計算機或者網(wǎng)絡(luò)空間內(nèi)，方便人們更好的獲取檔案信息。其次，通過檔案管理數(shù)字化建設(shè)可以有效的促進資源共享?，F(xiàn)代人的生活在互聯(lián)網(wǎng)的影響下已經(jīng)十分方面，人們更好的進行信息共享，這也改變了人們查閱信息的方式，這也就意味著檔案將會從實體化轉(zhuǎn)變?yōu)閮?nèi)容化，從到館查閱的方式轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)網(wǎng)檢索的方式，而檔案管理數(shù)字化建設(shè)恰恰可以有效的滿足這一點。信息化和數(shù)據(jù)化的檔案管理形式非常有利于檔案的保存和管理，減少在傳統(tǒng)檔案管理工作中檔案易壞易腐的情況，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。最后，通過檔案管理數(shù)字化建設(shè)可以有效的提高檔案的可用性，減少檢閱檔案時的復(fù)雜程度，提高檔案資料的利用率，為單位帶來更好的發(fā)展空間[1]。

2 檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的問題

1）觀念問題。觀念問題是阻礙單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的最為根本的原因之一，該問題主要出在單位主要領(lǐng)導(dǎo)和職工的身上，有人對于檔案管理數(shù)字化并不在意，甚至因為對相應(yīng)系統(tǒng)和技術(shù)的不熟悉而導(dǎo)致很多人不重視和反對信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，這將嚴重阻礙檔案管理數(shù)字化的建設(shè)。由目前的檔案信息化建設(shè)發(fā)展的現(xiàn)狀來看，我國的檔案建設(shè)具有非常大的滯后性，對于一些活躍在一線的單位或者企業(yè)來說，其檔案管理信息化較好，內(nèi)部人員也主動去配合數(shù)字化建設(shè)。而其他單位或者企業(yè)則因為缺乏上進心和對于數(shù)字化建設(shè)的認識而無法與上述優(yōu)秀的單位和企業(yè)保持同步。

2）數(shù)字化建設(shè)的軟硬件缺乏。為了能夠更好的提高檔案管理數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量，相關(guān)單位必須要加強對信息化管理系統(tǒng)及其相關(guān)軟硬件的應(yīng)用。但是就目前我國的檔案管理事業(yè)發(fā)展來看，很多單位或者企業(yè)都并沒有劃撥相應(yīng)的資源或者經(jīng)費來建設(shè)數(shù)字化系統(tǒng)，軟件和硬件都處于不完善的狀態(tài)，相對于國內(nèi)外優(yōu)秀企業(yè)或者單位來說還比較落后。

3）檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)人員的素質(zhì)不高。由于檔案數(shù)字化管理和建設(shè)中需要有大量的數(shù)字化人才來完成工作，所以現(xiàn)階段人才的需求量非常大。但是實際上，很多單位都并沒有重視對信息化人才的培養(yǎng)，或者是由于對信息技術(shù)能力的理解不足而導(dǎo)致招收到的人在素養(yǎng)上參差不齊，缺乏全能型的管理人才[2]。

4）管理制度的缺失。由于檔案管理的信息化和數(shù)字化工作對于傳統(tǒng)檔案管理工作來說具有非常大的創(chuàng)新性，員工們需要適應(yīng)新型工作模式，所以這就意味著為了能夠更好的提高管理質(zhì)量，需要對管理制度進行創(chuàng)新。就現(xiàn)階段來說，我國大部分的單位和組織在信息建設(shè)的過程中都并沒有對管理制度進行完善，最終也會導(dǎo)致很多檔案失去原有價值，造成巨大損失。

3 促進檔案數(shù)字化建設(shè)的策略

1）加強宣傳和教育。為了能夠提高單位人員對于檔案數(shù)字化建設(shè)的認識，單位上需要加強對檔案信息化和數(shù)字化管理的宣傳和教育，通過舉辦講座和主題教育活動來提高人們對于檔案數(shù)字化建設(shè)的認識，使得人們能夠更好的配合檔案數(shù)字化建設(shè)工作。當然，為了能夠提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，單位還需要加強教育，培養(yǎng)出具有全面能力的復(fù)合型管理人才，培養(yǎng)管理人員的責(zé)任心，確保其能夠在具體的工作中樹立起正確的價值觀和三觀。同時還需要保證員工們能夠有基礎(chǔ)的計算機技術(shù)知識與能力，而崗位人員則更需要具備全面的現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)和手段。

2）建立起完善的信息管理機制。目前，在很多的單位中都沒有針對信息化建設(shè)進行完善，很多的信息化工作都是分開做的，在信息活動、檔案管理、檔案閱覽等工作中都比較獨立，各部門之間存在信息壁壘，在工作中并不能夠更好提高效率。所以單位上必須要建設(shè)完善的信息管理機制，整合信息部門，形成工作合力，確保各自之間的信息堡壘能夠被有效打破，并促進信息的有效共享。

3）提高檔案數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)應(yīng)用。所謂檔案管理，其本質(zhì)上就是要確保檔案能夠安好的保存和整理，并且在調(diào)用和閱覽室可以做到盡量方便，所以就這一點來看，檔案數(shù)字化建設(shè)必須要加強技術(shù)的應(yīng)用，對檔案信息進行安全的保存。一方面，單位必須要加強風(fēng)控工作，對檔案的信息化管理過程中存在的風(fēng)險進行控制，盡量保證檔案信息資料能夠不受到網(wǎng)絡(luò)上不法之徒的侵害，影響到單位的后續(xù)發(fā)展。單位需要加強計算機的防火墻設(shè)置，并設(shè)立獨立的服務(wù)器，以防止網(wǎng)絡(luò)病毒的感染，確保信息的有效存儲。另一方面，檔案數(shù)字化建設(shè)所需要用到的技術(shù)較多，包括掃描技術(shù)、數(shù)字化錄像技術(shù)等，單位應(yīng)該要使用互聯(lián)網(wǎng)來將這些技術(shù)有效的連接在一起，通過互聯(lián)網(wǎng)的形式來建立起一個具有合理管理制度的系統(tǒng)檔案信息庫，并更好的為單位提供檔案信息，達到更好的資源共享效果。當然，因為在技術(shù)應(yīng)用方面的問題，單位必須要加強對技術(shù)的引進和研究，引進高素質(zhì)人才來提高技術(shù)的應(yīng)用質(zhì)量，加快檔案數(shù)字化建設(shè)，更好的為單位的發(fā)展提供技術(shù)支持[3]。

4）加強制度建設(shè)。制度建設(shè)一方面需要單位能夠借鑒當前在信息化和數(shù)字化建設(shè)方面較為優(yōu)秀的單位的先進制度，并且根據(jù)自身的情況進行改變和完善。另一方面，單位必須要加強對自身檔案管理工作的調(diào)研，分析現(xiàn)階段檔案管理工作存在的問題，并完善當前針對檔案數(shù)字化的制度條例，確保制度的標準化和規(guī)范化，使得檔案管理數(shù)字化建設(shè)能夠在更加規(guī)范的標準下推進，提高發(fā)展質(zhì)量，使得數(shù)字化的檔案能夠更加符合當前單位的需求。

4 結(jié)束語

綜上所述，本文探討了關(guān)于檔案數(shù)字化建設(shè)中的一些問題，包括在人員觀念、人員素質(zhì)、技術(shù)引用、管理制度等多方面的問題，并針對這些問題來提出幾點建議。實際上，在信息化程度較高的今天，我國各單位必須要加強對信息化技術(shù)的重視，提高檔案數(shù)字化建設(shè)的進程，建立起完善的檔案數(shù)字化建設(shè)制度，并且不斷的改進檔案數(shù)字化建設(shè)，確保單位的檔案管理工作能夠有效開展，促進單位的自我發(fā)展。