信息安全時(shí)代：開放的電子檔案怎樣加道“防護(hù)鎖”

劉桂青

（德州市老年大學(xué)，山東 德州 253000）

檔案是一種重要的信息資源，過去一直實(shí)行實(shí)體檔案管理體制，隨著電子檔案的出現(xiàn)，對(duì)檔案的管理越加依賴于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，在這種背景下確保檔案信息安全成為檔案管理部門一項(xiàng)需要高度重視的問題。對(duì)電子檔案信息安全管理來說電子化的檔案受到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的影響較大，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)自身和人為操作因素導(dǎo)致檔案信息的丟失，這些信息安全問題往往會(huì)帶來巨大的損失，因此要注重加強(qiáng)電子檔案信息安全管理工作，采取有效的管理措施來規(guī)避這些不安全因素，以此營(yíng)造和諧穩(wěn)定的電子檔案安全管理環(huán)境，從而為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

1 電子檔案安全管理概述

在信息時(shí)代電子檔案為需求者提供有價(jià)值的信創(chuàng)造了極大的方便，但這卻對(duì)檔案信息安全造成了影響。對(duì)電子檔案信息安全管理的含義進(jìn)行分析研究，對(duì)豐富檔案信息內(nèi)容具有重要意義，有利于建立完善安全管理體系，使其信息工作更加和諧穩(wěn)定，更加安全。在多樣化的載體形式前提下誕生了電子檔案信息安全這門新興學(xué)科，學(xué)科研究?jī)?nèi)容包括檔案信息系統(tǒng)、檔案信息應(yīng)用管理等，檔案信息具有開放性和共享性的特點(diǎn)，這是對(duì)其信息資源進(jìn)行開發(fā)的目的所在，也在為信息資源的開發(fā)提供著動(dòng)力，通過將有利用價(jià)值的信息提供給個(gè)人與組織，有利于推進(jìn)開展相關(guān)工作[1]。

2 在電子檔案安全管理中存在的問題

1）環(huán)境問題。在開放共享的電子檔案管理環(huán)境中，在硬環(huán)境和軟環(huán)境中都有信息安全相關(guān)問題的存在，在硬環(huán)境中檔案信息安全問題體現(xiàn)在自然災(zāi)害，存儲(chǔ)環(huán)境與載體自身問題上，在軟環(huán)境中檔案信息安全問題體現(xiàn)在安全管理意識(shí)比較缺乏，相關(guān)事業(yè)發(fā)展速度比較緩慢，很少舉辦開放共享活動(dòng)，應(yīng)有的作用沒有發(fā)揮出來，缺乏安全管理保障資金，這是普遍存在的安全問題，對(duì)電子檔案安全管理工作的開展造成了障礙。

2）法規(guī)問題。當(dāng)前在電子檔案安全管理上還缺乏完善的法律法規(guī)，在對(duì)法規(guī)的建設(shè)上步伐有些緩慢，在檔案安全管理上法律法規(guī)較少，不是很成熟，在法律法規(guī)上的滯后性會(huì)對(duì)日常管理帶來麻煩，所以要對(duì)檔案法律法規(guī)加快制定與落實(shí)，而且也要加以細(xì)化[2]。雖然我國(guó)電子檔案安全管理有關(guān)的法規(guī)已逐步出臺(tái)，但這些法規(guī)不能滿足于檔案管理工作的需要，貫徹執(zhí)行效果不是很理想，因此要對(duì)相關(guān)安全法規(guī)有針對(duì)性的建立完善。

3）技術(shù)問題。電子檔案信息安全技術(shù)與實(shí)體檔案安全技術(shù)相比，實(shí)體檔案有著原始唯一性的特點(diǎn)，在保存中需要特別謹(jǐn)慎，人為與環(huán)境因素常會(huì)影響到信息安全，當(dāng)被破壞之后難以修復(fù)，這對(duì)檔案信息來說是一種損失。如何通過對(duì)高新技術(shù)的運(yùn)用來修復(fù)檔案，更好地對(duì)檔案進(jìn)行保存是尤為需要研究與解決的重要問題。在對(duì)電子檔案運(yùn)用中系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全是導(dǎo)致這種檔案出現(xiàn)不安全因素的主要原因，需要對(duì)這些問題特別重視，需要采取有效的解決措施，從而為電子檔案安全提供保障。

4）管理問題。電子檔案工作在呈現(xiàn)方式上越加多樣，也越加具有現(xiàn)代化的色彩，這是對(duì)工作者能力水平的考驗(yàn)。伴隨在檔案整理保存與利用上的變化，管理理念與思想、方法都會(huì)發(fā)生改變。對(duì)電子檔案的規(guī)范是現(xiàn)代檔案管理的重要內(nèi)容，目前我國(guó)在電子檔案管理方式上有些單一，在管理方法上有些滯后，在管理制度上也不夠健全，傳統(tǒng)方法仍在沿用，這會(huì)對(duì)管理效率、效果帶來影響，對(duì)檔案信息安全穩(wěn)定問題也會(huì)造成影響。

3 針對(duì)電子檔案安全管理存在問題的解決對(duì)策

1）在硬件和軟件上的對(duì)策。提高電子檔案安全管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)信息安全方式與內(nèi)容、主體等方面的認(rèn)識(shí)理解，對(duì)系統(tǒng)科學(xué)化的保護(hù)理念進(jìn)行建立，并進(jìn)行逐步的培養(yǎng)，而且要保證貫穿于電子檔案日常管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)之中。對(duì)于檔案管理工作者和信息利用人員、社會(huì)這三種來說檔案管理工作者占據(jù)著主導(dǎo)地位，動(dòng)力角色由信息利用人員扮演，社會(huì)則是前提[3]。各級(jí)參與者應(yīng)在思想上予以重視，自覺主動(dòng)學(xué)習(xí)電子檔案安全管理相關(guān)知識(shí)，開展相關(guān)安全教育主題活動(dòng)，重視對(duì)信息安全道德的建設(shè)，以此對(duì)安全意識(shí)進(jìn)行培養(yǎng)。檔案部門屬于事業(yè)單位，其在環(huán)境建設(shè)和設(shè)備更換，以及軟件維護(hù)保養(yǎng)等方面的費(fèi)用由國(guó)家、政府承擔(dān)，然而這些費(fèi)用并不能完全滿足檔案管理工作的需要，所需資金不足，因此檔案部門要共同籌劃，通過各種渠道對(duì)資金進(jìn)行籌措，為檔案管理工作的開展起到推動(dòng)作用。在保存環(huán)境建設(shè)方面，應(yīng)加快對(duì)電子檔案的建設(shè)，如數(shù)字影像形式的檔案要避免放置在磁場(chǎng)強(qiáng)的地方，以防止因?yàn)橄哦a(chǎn)生損失問題。

2）在政策法規(guī)上的對(duì)策。我國(guó)在電子檔案安全管理方面的法律法規(guī)數(shù)量較少，還不夠完善，還處于起步發(fā)展的階段，國(guó)家應(yīng)在這個(gè)方面予以關(guān)注。有關(guān)部門要對(duì)檔案法進(jìn)行修改，進(jìn)行完善，明確規(guī)定電子檔案安全管理執(zhí)法檢查項(xiàng)目，定期檢查督導(dǎo)相關(guān)項(xiàng)目的執(zhí)行情況，予以大力宣傳，予以引導(dǎo)，對(duì)檔案管理人員的法律意識(shí)和安全意識(shí)進(jìn)行樹立。對(duì)電子檔案相關(guān)安全法規(guī)進(jìn)行建立完善，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全加強(qiáng)管理，加強(qiáng)指導(dǎo)，對(duì)開放共享環(huán)境下的檔案信息安全予以特殊的保護(hù)，加強(qiáng)在檔案信息保護(hù)方面的立法，為信息資源真實(shí)完整、有效地利用提供保障。

3）在技術(shù)上的對(duì)策。電子檔案安全管理技術(shù)主要分為數(shù)據(jù)安全等技術(shù)，一方面要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理，做好日常網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)措施，另一方面做好對(duì)電子檔案信息的保存?zhèn)浞莨ぷ?，加?qiáng)保密管理，采取隨需隨取、按需收費(fèi)的措施，從而為電子檔案信息安全提供技術(shù)保障。

4）在管理上的對(duì)策。對(duì)相關(guān)安全組織體系進(jìn)行建立，加強(qiáng)對(duì)安全管理相關(guān)部門的設(shè)立，統(tǒng)一監(jiān)督管理相關(guān)安全管理工作，地方檔案管理部門要對(duì)相應(yīng)科室加以成立，大力宣傳落實(shí)相應(yīng)的政策法規(guī)。對(duì)檔案安全管理制度進(jìn)行完善，對(duì)制度體系進(jìn)行建立健全，組織專家對(duì)總體方針、發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行制定，對(duì)檔案安全管理工作的開展做好宏觀的指導(dǎo)管理工作，在國(guó)家法規(guī)與政策指導(dǎo)之下對(duì)與本地實(shí)際情況相符合的制度方法進(jìn)行制定。加強(qiáng)在保密制度上的建設(shè)，保密制度為檔案開放提供著重要的前提基礎(chǔ)，各地部門要開展檔案安全保密教育活動(dòng)，對(duì)員工保密意識(shí)進(jìn)行培養(yǎng)，將職業(yè)道德提高上來，對(duì)各項(xiàng)規(guī)定進(jìn)行貫徹落實(shí)。在對(duì)安全管理體系建立中要對(duì)保管制度嚴(yán)格的建立，對(duì)電子檔案形成制度進(jìn)行完善發(fā)展，對(duì)數(shù)字檔案開放共享制度進(jìn)行規(guī)范。

4 結(jié)語(yǔ)

對(duì)于如何在信息安全時(shí)代背景下為電子檔案安全管理增設(shè)“防護(hù)鎖”，鑄就堅(jiān)強(qiáng)的防護(hù)后盾，應(yīng)該對(duì)電子檔案安全管理現(xiàn)狀有一定的認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)在檔案信息管理中存在的問題，檔案管理部門要成立安全管理部門，對(duì)安全管理制度體系進(jìn)行建立完善，當(dāng)前關(guān)于電子檔案信息安全管理方面的法律法規(guī)比較少，因此尤為需要加快在相關(guān)立法上的建設(shè)，做好信息保護(hù)措施，為創(chuàng)建安全穩(wěn)定的電子檔案工作發(fā)展環(huán)境打下良好的基礎(chǔ)。