淺議我國檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐與發(fā)展策略

李文杰 張蕓熙

（淄博市衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展中心，山東 淄博 255000）

截止到目前為止，我國檔案管理工作中普遍還有大部分地區(qū)采取傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案管理模式，但是隨著社會不斷進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，人們生活節(jié)奏不斷加速，傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)今人們對于檔案管理工作的需求。在這樣的背景下，檔案數(shù)字化管理應(yīng)運(yùn)而生。檔案數(shù)字化建設(shè)就是通過計算機(jī)設(shè)施設(shè)備以及相關(guān)軟件將所有檔案信息錄入到計算機(jī)中，借助大數(shù)據(jù)計算和計算機(jī)的儲存功能，將檔案信息進(jìn)行整理分析和儲存，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，提高檔案管理效率和查詢效率，為百姓提供更加便利，快捷的查詢服務(wù)。

1 檔案管理數(shù)字化建設(shè)的必要性和意義

近年來，我國社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平不斷提高，互聯(lián)網(wǎng)普及率越來越廣，計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用愈加廣泛，各行各業(yè)關(guān)于數(shù)字化和信息化建設(shè)已經(jīng)被提上日程。其中檔案數(shù)字化建設(shè)也在其列。積極開展檔案數(shù)字化建設(shè)的意義在于有利于將零散的各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)集中處理，使檔案信息更加完善、真實(shí)，同時還能保證檔案信息數(shù)據(jù)的時效性，提高信息數(shù)據(jù)更新效率。有利于檔案數(shù)據(jù)的儲存、備份，為我國檔案管理歷史發(fā)展提供詳細(xì)的記錄。改變傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理模式，促進(jìn)我國信息化時代快速發(fā)展。

2 我國檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

截止到目前為止，我國檔案管理數(shù)字化建設(shè)的趨勢已經(jīng)勢不可擋，但是由于我國社會經(jīng)濟(jì)地區(qū)之間發(fā)展不平衡，部分地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，部分地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展緩慢，導(dǎo)致我國檔案管理數(shù)字化建設(shè)主要集中在一線發(fā)達(dá)城市，例如北京、天津、上海、深圳、杭州等等，這些地區(qū)主要成為我國檔案管理數(shù)字化建設(shè)的試點(diǎn)地區(qū)，有完善的檔案管理數(shù)字化建設(shè)，所需要使用的計算及設(shè)施設(shè)備，以及有專業(yè)的檔案管理數(shù)字化建設(shè)的人才。我國檔案管理數(shù)字化建設(shè)亟需普及，提高我國檔案管理水平。但是從整體角度來看，我國的檔案管理數(shù)字化建設(shè)發(fā)展水平與國外其他先進(jìn)國家的檔案數(shù)字化建設(shè)水平還有一定差距。

3 我國檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展方向與趨勢

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平不斷進(jìn)步，社會中各行各業(yè)所需要，儲存的檔案數(shù)據(jù)越來越多，無論是企業(yè)還是個人對于檔案管理的需求越來越旺盛。在這樣的背景下，檔案管理數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為勢不可擋的發(fā)展趨勢。檔案管理數(shù)字化建設(shè)具有儲存量大、數(shù)據(jù)信息保密性強(qiáng)、數(shù)據(jù)計算算法便捷等特點(diǎn)，頗受企業(yè)和個人的青睞。未來我國檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展趨勢是會有專門的檔案數(shù)字化管理的企業(yè)，有的企業(yè)為了提高檔案管理效率，節(jié)約企業(yè)經(jīng)營成本，會將企業(yè)內(nèi)的檔案管理相關(guān)工作外包給專業(yè)的檔案數(shù)字化管理公司。檔案管理數(shù)據(jù)建設(shè)中也會將檔案管理數(shù)據(jù)進(jìn)行目錄化處理，提高檔案查詢效率，擴(kuò)大計算機(jī)儲存空間，加大科研技術(shù)投入，進(jìn)行加密設(shè)置，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。

4 如何促進(jìn)我國檔案數(shù)字化建設(shè)在實(shí)踐中發(fā)展

4.1 明確檔案管理的基礎(chǔ)性工作具體內(nèi)容

為了推動我國檔案管理數(shù)字化建設(shè)的穩(wěn)定發(fā)展，首先，應(yīng)加大宣傳力度，向公眾普及檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性。加強(qiáng)檔案管理部門內(nèi)部控制管理，明確檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，建立適合單位實(shí)際情況的檔案柜，管理數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對工作人員工作流程和工作內(nèi)容的監(jiān)督管理，要求所有工作人員在進(jìn)行檔案整理工作時，必須秉承著實(shí)事求是的態(tài)度，嚴(yán)格、認(rèn)真、負(fù)責(zé)的處理檔案信息，不得偽造檔案信息，也不得外露檔案信息，嚴(yán)格杜絕一切不合理不合法的行為。

4.2 建設(shè)檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)

在我國檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，為了保障檔案管理數(shù)字化建設(shè)順利開展，必須制定一系列檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)，通過法律法規(guī)為檔案數(shù)字化提供法律保障。通過一系列法律性條文和管理措施加強(qiáng)對檔案管理數(shù)字化建設(shè)的約束。結(jié)合檔案館實(shí)際經(jīng)營狀況制定符合檔案館經(jīng)營發(fā)展的檔案數(shù)字化建設(shè)管理制度，能夠有效提高檔案館數(shù)字化建設(shè)工作的效率和質(zhì)量保障檔案數(shù)據(jù)的信息安全和穩(wěn)定。

4.3 提高檔案數(shù)字化建設(shè)重要性的認(rèn)識

檔案管理數(shù)字化建設(shè)穩(wěn)定發(fā)展的一個重要的前提是我國檔案館相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員和工作人員必須不斷提高對檔案數(shù)字化建設(shè)重要性的認(rèn)識，只有充分認(rèn)可檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的必要性，才能在實(shí)際工作中認(rèn)真、負(fù)責(zé)的將上級領(lǐng)導(dǎo)布置的相關(guān)檔案任務(wù)高效的執(zhí)行下去。檔案館管理人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，積極學(xué)習(xí)檔案法相關(guān)知識，了解檔案數(shù)字化建設(shè)中需要注意的問題，制定相應(yīng)的紅黃線制度和激勵政策，調(diào)動工作人員檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的積極性，從而提高檔案管理工作效率。

4.4 有選擇性的開展檔案數(shù)字化建設(shè)

截止到目前為止，隨著我國科學(xué)技術(shù)水平不斷發(fā)展，檔案管理數(shù)字化進(jìn)程已經(jīng)取得了初步的成效，發(fā)展速度越來越快，在這樣的背景之下，為了保障檔案管理數(shù)字化建設(shè)健康穩(wěn)定發(fā)展，檔案館領(lǐng)導(dǎo)人員和工作人員要有選擇性的開展檔案數(shù)字化建設(shè)。在開展檔案管理工作時，不僅需要遵循《檔案法》相關(guān)規(guī)定，同時還應(yīng)重視《著作法》和公民權(quán)利保障相關(guān)法律法規(guī)，當(dāng)出現(xiàn)工作人員復(fù)制他人原著檔案或稿件進(jìn)行檔案管理工作時，應(yīng)提前與原著作者協(xié)商確定是給予一定稿費(fèi)作為酬勞，還是可以將稿件復(fù)制儲存下來，防止出現(xiàn)危害原著作者經(jīng)濟(jì)利益的事件，防止不利于檔案館數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的法律糾紛出現(xiàn)，為檔案數(shù)字化建設(shè)健康穩(wěn)定發(fā)展?fàn)I造輕松和諧的環(huán)境氛圍。

4.5 加大檔案管理數(shù)字化人才培養(yǎng)力度

在檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中檔案管理工作人員是檔案管理數(shù)字化建設(shè)的主體，檔案管理工作人員的數(shù)字化操作技能和專業(yè)技術(shù)基礎(chǔ)知識，以及職業(yè)素養(yǎng)對檔案館檔案管理數(shù)字化建設(shè)水平有著至關(guān)重要的影響。由此，在檔案館的檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中必須加大對檔案管理管理數(shù)字化建設(shè)人才的培養(yǎng)力度。一方面是提高檔案管理工作人員的數(shù)字化操作技能和理論基礎(chǔ)知識，另一方面是要加強(qiáng)對表現(xiàn)良好的工作人員進(jìn)行管理培訓(xùn)提高工作人員的領(lǐng)導(dǎo)能力和執(zhí)行力。提高檔案管理工作人員利用數(shù)字化集中解決檔案管理問題的能力，充分發(fā)揮檔案館人力資源的作用，優(yōu)化人員配置。

5 總結(jié)

綜上所述，通過對開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)的必要性，以及我國檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀和未來發(fā)展趨勢進(jìn)行分析，為了提高我國檔案管理數(shù)字化水平，首先應(yīng)明確檔案管理的基礎(chǔ)性工作具體內(nèi)容，建設(shè)檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)，然后提高檔案管理人員對檔案數(shù)字化建設(shè)重要性的認(rèn)識，有選擇性的開展檔案數(shù)字化建設(shè)，最后集中解決檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，加大檔案管理數(shù)字化人才培養(yǎng)力度，通過以上方式，促進(jìn)我國檔案管理數(shù)字化建設(shè)健康順利開展。