醫(yī)院人事檔案的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與信息化建設(shè)

黃旖敏

（肇慶市中醫(yī)院，廣東 肇慶 526000）

人才是醫(yī)院發(fā)展的關(guān)鍵，醫(yī)院人事檔案的建設(shè)關(guān)系到人才的選拔和隊(duì)伍的建設(shè)，醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)體系是否科學(xué)合理直接關(guān)系到員工工作積極性。隨著信息化的到來，信息技術(shù)不斷完善，智慧醫(yī)院平臺(tái)的開展給醫(yī)院的人事檔案建設(shè)帶來機(jī)遇的同時(shí)也為檔案管理提出更高的要求。醫(yī)院要完善檔案管理模式，提升管理質(zhì)量，更加科學(xué)高效服務(wù)于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)。

1 醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理的必要性和重要性

1.1 檔案規(guī)范管理的必要性

人事檔案是組織、人事、勞動(dòng)部門在人事管理活動(dòng)中形成的，歸國(guó)家所有的，記錄反映人員經(jīng)歷、德能勤績(jī)及工作表現(xiàn)的，以個(gè)人為單位集中保存?zhèn)洳榈母鞣N方式和載體的真實(shí)記錄。檔案并且作為一種重要的社會(huì)公共信息資源，具有傳承人類文化的功能。隨著社會(huì)化程度的提升，人們對(duì)信息的知情和保護(hù)意識(shí)加強(qiáng)，檔案信息作為社會(huì)活動(dòng)的參考依據(jù)和憑證，對(duì)人們有著極其重要的價(jià)值。

人事檔案管理的最終目的和最后歸宿是服務(wù)于社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，科學(xué)認(rèn)識(shí)檔案管理是貫徹執(zhí)行黨的干部路線方針政策、選舉賢能，知人善任的重要保障[1]。

1.2 檔案規(guī)范管理的重要性

人事檔案流程優(yōu)化及信息化建設(shè)是醫(yī)院建設(shè)的重要內(nèi)容。當(dāng)今時(shí)代信息技術(shù)不斷發(fā)展，無紙化辦公以及知識(shí)管理地向前推進(jìn)，推動(dòng)了檔案管理的進(jìn)步，人事檔案應(yīng)利用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，提高信息化管理的水平。

醫(yī)院的人事檔案是人事部門、組織部門以及其他部門參照黨的干部政策，在人事管理方面所形成的真實(shí)記錄。醫(yī)院人事檔案記載著醫(yī)院職工的個(gè)人基本信息，醫(yī)院職工獲得的榮譽(yù)以及工作表現(xiàn)。人事檔案作為人事部門合理配置人才、績(jī)效考核的依據(jù)，良好的管理有利于醫(yī)療水平的提升，同時(shí)，能夠在一定程度上擴(kuò)大醫(yī)院的影響力。

2 醫(yī)院人事檔案具備的特征

1）醫(yī)院的人事檔案應(yīng)具備保密性、流動(dòng)性和現(xiàn)實(shí)性。流動(dòng)性是指人事檔案在形成建立之后并不是固定不變的，會(huì)根據(jù)情況的變化在后期補(bǔ)充內(nèi)容，所以說人事檔案流動(dòng)性較強(qiáng)[2]。之所以說檔案具有保密性，是因?yàn)闄n案中記錄的有個(gè)人家庭情況、個(gè)人隱私等，檔案記錄的過程中要注意對(duì)個(gè)人隱私的保護(hù)。現(xiàn)實(shí)性是指醫(yī)院在干部招聘選拔以及評(píng)優(yōu)評(píng)先等活動(dòng)時(shí)，要參考人事檔案開展此項(xiàng)工作，所以說人事檔案具有現(xiàn)實(shí)性。

2）在數(shù)字化時(shí)代，醫(yī)院人事檔案的存儲(chǔ)應(yīng)該具備數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)化等特征。數(shù)字化存儲(chǔ)是指把紙質(zhì)的人事檔案錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，通過數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的形式來記錄，以數(shù)字化的形態(tài)為用戶提供服務(wù)，以此來滿足醫(yī)院人事檔案管理的需求。在信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展，各式各樣的檔案管理軟件應(yīng)用到醫(yī)院的人事檔案管理工作中，使檔案工作者擺脫繁忙的手工操作模式，將工作的重點(diǎn)放在檔案信息資源開發(fā)上，使醫(yī)院的人事檔案管理更加簡(jiǎn)單化、智能化[3]。

3 我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理的方式大多采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形勢(shì)，偏向于靜態(tài)記載，這種方式不能動(dòng)態(tài)、全面地反映信息的優(yōu)缺點(diǎn)，也不便于實(shí)現(xiàn)公共性和共享性，給人事檔案信息的使用造成難題，具體有以下幾個(gè)方面。

3.1 缺少相關(guān)的制度和管控機(jī)制

當(dāng)前我國(guó)關(guān)于人事檔案的法律法規(guī)并未進(jìn)行完善和修正，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速的時(shí)期，人員的流動(dòng)量增大，人事檔案的管理制度不斷改革、優(yōu)化，針對(duì)該問題，應(yīng)該提出有針對(duì)性、科學(xué)性的管控機(jī)制保證人事檔案管理與時(shí)俱進(jìn)。人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)制度實(shí)施，難以保證制度層面人事檔案管理的科學(xué)性和有效性，運(yùn)用加強(qiáng)檔案管理及信息化建設(shè)將醫(yī)院人事檔案以紙質(zhì)、照片、音頻、視頻等形式存儲(chǔ)能夠更好地保存檔案資源。

3.2 醫(yī)院人事檔案信息化基礎(chǔ)薄弱

調(diào)查顯示，人事檔案信息化管理意識(shí)缺乏、信息資源管理意識(shí)不足、是醫(yī)院人事檔案信息化管理存在的主要問題，醫(yī)院缺乏人事檔案信息化管理的意識(shí)，缺乏對(duì)人事檔案管理的重視。在檔案管理方面的投資力度較少，各種硬件設(shè)備及系統(tǒng)的引進(jìn)投入較少，設(shè)備配備不齊全、網(wǎng)絡(luò)化的管理不完善，導(dǎo)致人事檔案的利用率不高。信息化建設(shè)是為企業(yè)人事檔案的管理提供服務(wù)，為決策者提供分析和參考依據(jù)推進(jìn)業(yè)務(wù)進(jìn)展，因此，提高醫(yī)院人事檔案信息化對(duì)于我國(guó)大部分醫(yī)院來說具有極其重要的意義。

3.3 檔案管理者的素質(zhì)有待提升

隨著社會(huì)的進(jìn)步和時(shí)代的發(fā)展，對(duì)檔案管理者也提出了較高的要求，作為人事檔案的管理者，要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新技能。目前雖然部分檔案管理員能夠掌握檔案管理的基本方法，但是不能熟練操作計(jì)算機(jī)，這會(huì)對(duì)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理造成障礙。甚至一些檔案管理員缺乏網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，在開展工作時(shí)會(huì)引發(fā)信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。現(xiàn)階段如何提高檔案管理員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德？如何引進(jìn)高素質(zhì)的管理人才？這是當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)面臨的一大 問題。

3.4 網(wǎng)絡(luò)安全存在風(fēng)險(xiǎn)

網(wǎng)絡(luò)安全是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的硬件、軟件和信息被保護(hù)，不因遭到破壞而發(fā)生信息泄露情況。信息管理后臺(tái)有一個(gè)集大信息數(shù)據(jù)資源的數(shù)據(jù)庫(kù)，使用者能夠通過網(wǎng)站檢索界面檢索到相關(guān)的信息資源，然而，檔案信息的存儲(chǔ)形式依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，就當(dāng)前我國(guó)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來看，其操作功能較為薄弱，還存在著一定的安全隱患。計(jì)算機(jī)只有在安全的物理環(huán)境中計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能夠安全穩(wěn)定的工作，環(huán)境不但包括計(jì)算機(jī)的清潔度和溫濕度，對(duì)電源空調(diào)也有規(guī)定，所以說計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)我們?cè)谙硎苄畔⒒瘞淼谋憬莸耐瑫r(shí)，也要能夠承受它帶來的風(fēng)險(xiǎn)；網(wǎng)絡(luò)安全非常重要，醫(yī)院在加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)時(shí)必須要加以關(guān)注和重視。

4 檔案業(yè)務(wù)流程優(yōu)化及信息化建設(shè)策略

針對(duì)以上提出的幾點(diǎn)問題，本篇文章對(duì)檔案業(yè)務(wù)流程優(yōu)化及信息化建設(shè)提出幾點(diǎn)策略。

4.1 檔案業(yè)務(wù)流程優(yōu)化策略

醫(yī)院在檔案管理方面要立足傳統(tǒng)檔案管理流程，根據(jù)當(dāng)前管理現(xiàn)狀設(shè)計(jì)更加規(guī)范的檔案業(yè)務(wù)管理流程，明確業(yè)務(wù)流程角色，對(duì)人事檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化。優(yōu)化包括規(guī)劃、實(shí)施、監(jiān)督、完善四個(gè)方面。

首先，規(guī)劃是指對(duì)醫(yī)院檔案管理流程的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，規(guī)劃好業(yè)務(wù)流程，具體來說就是優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和要求。做好流程優(yōu)化實(shí)施前的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，按照業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)和要求開展工作。

其次，實(shí)施是指嚴(yán)格執(zhí)行優(yōu)化后的流程管理，堅(jiān)持檔案全生命的周期管理，做好資料收集、整理、歸檔、利用和銷毀工作，并結(jié)合檔案管理相關(guān)制度完善和修訂人事檔案，不斷優(yōu)化升級(jí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化、體系化。

再次，監(jiān)督是指檔案工作人員在完成檔案管理的各個(gè)流程之后，要自覺接受外部的監(jiān)督和檢查，保證優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的科學(xué)合理性，并且保證業(yè)務(wù)流程符合現(xiàn)代檔案管理和醫(yī)院的需求。

最后，完善是指醫(yī)院檔案流程優(yōu)化是一個(gè)持續(xù)不斷的過程，需要醫(yī)院和檔案工作者通過研究發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，在增長(zhǎng)經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)使醫(yī)院檔案管理流程更加科學(xué)合理。

4.2 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)投入

人事檔案包括職工可以設(shè)置專門的資金，確保?？顚W(xué)歷、考核、黨團(tuán)等材料，涉及的內(nèi)容廣泛，信息量大并且大多是以紙質(zhì)形式保存，在檔案材料收集的過程中容易出現(xiàn)材料收集不齊全、不及時(shí)等問題，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)有利于檔案更好的管理。醫(yī)院在購(gòu)置檔案管理系統(tǒng)軟件，如計(jì)算機(jī)復(fù)印、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等設(shè)備時(shí)，可設(shè)置專門的行政編制，為醫(yī)院城市檔案管理信息化建設(shè)提供物質(zhì)保障。醫(yī)院可以設(shè)立專門的獨(dú)立檔案管理和閱覽室，派專門的檔案工作人員服務(wù)，保證員工信息準(zhǔn)確及時(shí)錄入，為醫(yī)院人才選拔提供參考依據(jù)[4]。

4.3 完善監(jiān)督機(jī)制

夯實(shí)制度保障，建立監(jiān)督機(jī)制。醫(yī)院根據(jù)自身發(fā)展特點(diǎn)以及管理規(guī)范，建立并完善檔案管理制度，如人事檔案在查閱的過程中，因其涉及醫(yī)院機(jī)密和隱私，在借閱時(shí)既要滿足利用的需求發(fā)揮其應(yīng)有的作用，又要貫徹保密原則，保證檔案的完整性和安全，避免機(jī)密泄露現(xiàn)象發(fā)生。醫(yī)院可以設(shè)置專門的檔案監(jiān)督小組，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，制定合理的績(jī)效考核機(jī)制，施行不定期不定時(shí)的監(jiān)督。其次，醫(yī)院人事在開展收集、整理、裝訂、入庫(kù)、存儲(chǔ)之前應(yīng)對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，保證操作規(guī)范，從而有效提高大管理人員的業(yè)務(wù)水平，保證檔案管理工作正確、安全高效進(jìn)行。

4.4 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才

醫(yī)院可以從高等院?；蚩蒲袑W(xué)院引進(jìn)專業(yè)的人才，優(yōu)先選用檔案管理或計(jì)算機(jī)專業(yè)的優(yōu)秀畢業(yè)生到醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍中，增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性并不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高工作人員的動(dòng)手能力。此外，要加強(qiáng)檔案管理人員考核機(jī)制，加強(qiáng)檔案人員職業(yè)道德教育，提高管理人員的保密意識(shí)，醫(yī)院也可以派人事檔案管理人員去進(jìn)修學(xué)習(xí)，與其他檔案工作者進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，提升檔案工作者的整體素質(zhì)和水平，提高檔案信息化建設(shè)。