如何做好電子文件歸檔管理工作

王 磊

（內(nèi)蒙古自治區(qū)阿拉善盟阿拉善高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)人力資源和醫(yī)療保障局，內(nèi)蒙古 阿拉善盟 750306）

電子文件是信息化產(chǎn)業(yè)時(shí)代背景下一種通過數(shù)碼形式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中的信息載體，文件歸檔管理作為檔案資源管理工作的重要組成部分，保障歸檔管理工作的規(guī)范化開展對(duì)于提升檔案信息利用率和便捷信息查詢而言具有重要意義。就目前來看，由于在歸檔管理中受多方不可控因素的影響，歸檔管理工作成效并未達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，在影響企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的同時(shí)也不利于社會(huì)穩(wěn)定性格局的構(gòu)建，為此保障電子文件歸檔管理作業(yè)的有序化和科學(xué)性，是企業(yè)自動(dòng)化辦公模式應(yīng)用效益最大化發(fā)揮的重要戰(zhàn)略基礎(chǔ)。

1 電子文件歸檔管理工作的踐行意義

1.1 便捷了電子文件的檔案信息查詢

經(jīng)調(diào)查在未對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔管理前，用戶在信息查詢工作時(shí)需提供檢索目錄信息，在增加檢索難度的同時(shí)也不利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。反觀若是保證電子文件歸檔管理工作的有序開展，在保證管理系統(tǒng)全面覆蓋全部文書檔案后，信息檢索時(shí)用戶只需提供正文內(nèi)容即可完成檢索工作，在保證查準(zhǔn)率和查全率的同時(shí)降低了查詢工作 難度。

1.2 為深層統(tǒng)計(jì)分析工作提供了便捷

深層統(tǒng)計(jì)分析工作的開展從某方面來講，需基于完善的檔案全文信息，因此保障電子文件歸檔管理工作的有序開展，對(duì)于實(shí)現(xiàn)“智能檢索”而言具有重要意義。目前來看伴隨科學(xué)技術(shù)的不斷革新，檔案全文信息在文件歸檔管理工作規(guī)范化開展下為用戶提供便捷式服務(wù)的同時(shí)，也為深層統(tǒng)計(jì)分析工作提供素材。

1.3 提高了檔案信息儲(chǔ)存的安全性

從某方面來講，電子檔案就是電子文件歸檔后的統(tǒng)稱，經(jīng)調(diào)查在以往檔案資源管理中，人工管理模式的實(shí)施在增加人為因素影響的同時(shí)也給檔案信息存儲(chǔ)埋下了一定安全隱患，久而久之對(duì)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展造成了極其不利的影響。伴隨科學(xué)技術(shù)的革新，電子文件歸檔管理工作的開展大多是借由軟件系統(tǒng)對(duì)內(nèi)容進(jìn)行控制，因此在降低人為作業(yè)量的同時(shí)也顯著提高了檔案信息儲(chǔ)存的安全性。

2 電子文件歸檔管理工作的踐行策略

2.1 歸檔方式剖析

在電子文件歸檔管理中，參與電子文件歸檔工作的部門主要包括各業(yè)務(wù)管理部門、由信息管理部門以及由檔案管理部門。經(jīng)調(diào)查，電子文件歸檔工作的作業(yè)流程是：業(yè)務(wù)管理部門將需要?dú)w檔的文件進(jìn)行整理——借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)（開通兩者之間的電子文件歸檔專遞網(wǎng)線）將電子文件傳輸?shù)綑n案部門——信息管理部門接收具有保存價(jià)值的電子文件數(shù)據(jù)后對(duì)其進(jìn)行集中處理——匯總后將其傳輸?shù)綐I(yè)務(wù)管理部門的共享平臺(tái)——將過期數(shù)據(jù)按照存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)整理到光盤中進(jìn)行存檔——檔案管理部門對(duì)電子文件進(jìn)行整理、編排。

2.2 整理方式剖析

在電子文件整理中，為便于信息查詢以及提高信息利用率，整理工作人員需在秉承著有機(jī)聯(lián)系原則、簡(jiǎn)單性原則的基礎(chǔ)上，對(duì)其進(jìn)行整理，為后期電子文件檔案信息的高效應(yīng)用創(chuàng)造良好條件。在電子文件檔案整理過程中，為便于后期檔案管理，整理人員需將電子文件進(jìn)行分類整理，即按照文書電子檔案、科技電子文件、會(huì)計(jì)電子文件等類別分開保管，由此達(dá)到優(yōu)化館藏電子檔案的目的。

2.3 歸檔管理工作的優(yōu)化對(duì)策

2.3.1 積極轉(zhuǎn)變歸檔管理觀念

在進(jìn)行電子文件歸檔管理中，管理理念的先進(jìn)度從某方面來講，是影響管理工作質(zhì)量和效率的重要因素。目前來講在進(jìn)行管理時(shí)，歸檔管理工作人員必須提高對(duì)電子文件前端控制工作的額重視度，通過合理化設(shè)置業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能來確保前端控制工作的有效落實(shí)，與此同時(shí)為實(shí)現(xiàn)全過程管理和監(jiān)督，工作人員還要制定電子文件歸檔格式、歸檔方式以及電子文件檔案管理系統(tǒng)接口等，以便于保證電子文件管理作業(yè)的系統(tǒng)化、安全性和完整性。

2.3.2 完善電子文件的歸檔制度

在電子文件歸檔管理中，歸檔管理制度是否完善，對(duì)于歸檔管理工作質(zhì)量和效率的影響也是不容忽視的，故此在企業(yè)辦公自動(dòng)化水平不斷提高的當(dāng)代社會(huì)，完善電子文件的歸檔制度現(xiàn)已迫在眉睫。目前來看在電子文件歸檔制度優(yōu)化過程中，企業(yè)不僅需健全完善的電子文件管理規(guī)范，以便于在約束和規(guī)范管理者作業(yè)行為的同時(shí)保障操作的安全性，與此同時(shí)企業(yè)還要構(gòu)建宏觀的電子文件歸檔體系框架，以便于保障各歸檔管理工作的有制可依、有規(guī)可循。除此之外企業(yè)還要構(gòu)建電子文件全過程管理制度，通過加強(qiáng)各部門的溝通交流在為電子歸檔管理創(chuàng)造良好環(huán)境的同時(shí)形成管理合力。

2.3.3 構(gòu)建專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)

在電子文件檔案歸檔管理中，管理團(tuán)隊(duì)專業(yè)化水平的高低，對(duì)于管理工作的影響是十分巨大的。目前來看企業(yè)辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，電子文件檔案的生成量也在逐年增加，為改善提高電子文件歸檔和管理作業(yè)現(xiàn)狀，構(gòu)建專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)現(xiàn)已迫在眉睫。從企業(yè)的角度而言，要投入大量的人力、物力加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)力度，尤其是電子文件歸檔管理方面的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)確保檔案管理人員能夠掌握各種電子文件歸檔管理的技能，更好地適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理的需求。

3 結(jié)語

綜合而言，隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化水平的不斷提升，電子文件檔案管理工作是否規(guī)范化開展，對(duì)于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有重要意義。經(jīng)調(diào)查在歸檔管理中，由于受多方不可控因素的影響，目前電子文件歸檔管理工作成效并不樂觀，為此優(yōu)化管理理念、完善管理制度的同時(shí)加強(qiáng)對(duì)管理者的培訓(xùn)力度，對(duì)于全面提高電子文件歸檔和管理的效率及質(zhì)量具有重要意義。