王小霞
(石家莊市裕華區(qū)檔案館,河北 石家莊 050000)
隨著計算機智能技術(shù)的快速發(fā)展,人類社會已步入信息化時代,信息化技術(shù)已廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域。在這種大環(huán)境之下,檔案館也朝著信息化方向改革,積極開展檔案信息化建設(shè)。
1)相關(guān)概念的介紹。信息化以智能工具為代表,以產(chǎn)業(yè)發(fā)展作為依托,以信息資源作為核心,以信息網(wǎng)絡(luò)作為基石,以政策法規(guī)作為保障,是一種全新的發(fā)展態(tài)勢。檔案館信息化是指檔案館有計劃、有目的地將信息技術(shù)與檔案管理結(jié)合在一起,以轉(zhuǎn)變檔案管理模式和方法,優(yōu)化檔案管理流程,提升檔案服務(wù)質(zhì)量[1]。檔案館信息化建設(shè)是一項長期復(fù)雜的工程,涉及多方面內(nèi)容變革,影響較為廣泛。
2)檔案館檔案信息化建設(shè)的意義。第一,提升檔案管理水平。信息化技術(shù)有助于提高檔案管理水平,優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu),更新檔案收藏目錄,提高檔案檢索效率,最終提升檔案管理水平。第二,提高檔案利用效率。在信息化技術(shù)加持之下,檔案館可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案利用效率,充分挖掘檔案資源價值,以提高檔案利用質(zhì)量。
1)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范滯后。在檔案館檔案管理信息化建設(shè)過程中,標(biāo)準(zhǔn)化是推進信息化建設(shè)的重要基石,標(biāo)準(zhǔn)化也是信息化建設(shè)的指南針。檔案館只有明確檔案收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn),才能夠真正提升檔案管理信息化水平。雖然我國已經(jīng)出臺了檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,但是現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺時間較早,內(nèi)容陳舊,沒有完善和更新內(nèi)容,甚至存在內(nèi)容與實踐不一致之處,遠遠無法滿足檔案管理信息化的要求[2]。例如,一些檔案館將檔案創(chuàng)作人稱為作者,而一些檔案館將檔案創(chuàng)作人員稱為責(zé)任人員,甚至用字母代替。正是由于標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,各項信息數(shù)據(jù)無法共享,影響檔案利用效率。
2)缺乏宏觀遠景規(guī)劃。檔案館檔案信息化建設(shè)并不是一蹴而就的,它是一個動態(tài)化過程,是一項系統(tǒng)性工程,因此必須擁有長期發(fā)展規(guī)劃。目前,我國檔案館檔案信息化建設(shè)缺乏遠景規(guī)劃,現(xiàn)有檔案館檔案信息化建設(shè)都是臨時性規(guī)劃,缺乏戰(zhàn)略考量??梢?,我國檔案館檔案信息化建設(shè)缺乏連貫性,各項信息化建設(shè)內(nèi)容之間缺乏聯(lián)系性,最終影響我國檔案館檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。
3)信息化觀念意識淡薄。在推進檔案館檔案信息化建設(shè)過程中,信息化理念是促進檔案館檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想,只有樹立信息化理念才能夠真正推進檔案館檔案信息化建設(shè)。目前,我國檔案館檔案信息化意識淡薄,一些年長工作人員并沒有樹立信息化理念,甚至拒絕信息化思想。正是檔案館工作人員缺乏信息化觀念,致使檔案館檔案管理缺乏信息化意識,影響檔案館檔案管理水平。
4)信息化人才結(jié)構(gòu)失衡。在推進檔案館檔案信息化建設(shè)過程中,信息化人才是不可或缺的重要因素,高素質(zhì)的信息化人才可以提升檔案館檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。目前,檔案館管理人才質(zhì)量參差不齊,一些管理人才只知曉檔案館管理知識,另一些管理人才只知曉信息化知識,缺乏復(fù)合型管理人才,導(dǎo)致檔案館信息化人才結(jié)構(gòu)失衡[3]。與此同時,檔案館管理人才的年齡偏大,40歲以上管理人才占比超過了60%,而40歲以下管理人才占比只有40%,整體年齡相對偏大,影響檔案館信息化人才結(jié)構(gòu)比例。
5)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有待完善。在推進檔案館檔案信息化建設(shè)過程中,基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案館檔案信息化建設(shè)的重要基石,完善的基礎(chǔ)設(shè)施常??梢蕴岣邫n案館檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。目前,一些檔案館硬件設(shè)施和軟件設(shè)施都有待完善。在硬件設(shè)施方面,一些檔案館硬件設(shè)施整體老化,一些檔案館缺乏硬件設(shè)施,這些都會影響檔案館檔案信息化管理質(zhì)量。在軟件設(shè)施方面,檔案館軟件設(shè)施無法兼容檔案管理的各項數(shù)據(jù),同時軟件設(shè)施更新不及時,沒有使用最新軟件技術(shù),影響檔案館檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量。
1)完善信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。為了提高檔案館檔案信息化建設(shè)質(zhì)量,檔案館需要完善信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),出臺信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。為此,檔案館可以借鑒其他機構(gòu)在檔案信息化建設(shè)中的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合檔案館自身實際出臺檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,以指導(dǎo)檔案館檔案信息化建設(shè)。例如,檔案館可借鑒圖書館等公立機構(gòu)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),出臺自身信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。在出臺信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)之后,檔案館還需要實時更新信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,以提升檔案館信息化建設(shè)質(zhì)量。
2)制定宏觀規(guī)劃。在推進檔案館檔案信息化建設(shè)過程中,檔案館需要從宏觀角度制定信息化建設(shè)規(guī)劃,完善信息化建設(shè)內(nèi)容,規(guī)范信息化建設(shè)流程,夯實信息化建設(shè)基礎(chǔ),以提升檔案館檔案管理信息化水平。在制定宏觀規(guī)劃時,檔案館可以聽取各方面的意見,做到集思廣益,以提升宏觀計劃的可操作性和前瞻性,最終提高檔案館檔案管理信息化建設(shè)水平。
3)增強信息化意識。為提升檔案館檔案信息化建設(shè)水平,檔案館還需要增強工作人員信息化意識,使工作人員樹立起信息化思維,用信息化思維指導(dǎo)自身工作。為此,檔案館可以引導(dǎo)工作人員樹立信息化意識,端正思想認(rèn)知,提升思想認(rèn)知水平和境界,以提高檔案館檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。與此同時,檔案館可以創(chuàng)建信息化氛圍,通過信息化氛圍引導(dǎo)工作人員樹立信息化意識,以提升檔案館檔案管理信息化水平。
4)完善信息化人才結(jié)構(gòu)。為提高檔案館檔案信息化建設(shè)質(zhì)量,檔案館需要完善信息化人才結(jié)構(gòu),加快培養(yǎng)復(fù)合型管理人才。為此,檔案館需要加強人才培訓(xùn),使工作人員不僅掌握檔案管理知識,同時還掌握信息化管理知識,以提高人才信息化能力,加快打造一支信息化人才隊伍。與此同時,檔案館還可以加強人才招聘,在社會上廣泛招聘信息化人才,以夯實檔案管理隊伍,提高檔案管理隊伍水平,打造一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍[4]。除此之外,檔案館還需要出臺人才退出機制,將不符合檔案館信息化管理的人才調(diào)離工作崗位,實時更新人才隊伍,以提高檔案館信息化建設(shè)水平。
5)完善基礎(chǔ)設(shè)施。為提高檔案館檔案信息化建設(shè)質(zhì)量,檔案館需要不斷完善各項基礎(chǔ)設(shè)施,加強硬件設(shè)施建設(shè),提高軟件設(shè)施水平。為此,檔案館需要實時更新各項硬件設(shè)施,購買最新的服務(wù)器和電腦,以夯實檔案館檔案信息化建設(shè)物質(zhì)基礎(chǔ)。與此同時,檔案館還需要提高軟件設(shè)施水平,根據(jù)信息化建設(shè)和檔案館自身發(fā)展要求配備全新的軟件設(shè)施,確保軟件設(shè)施功能與檔案館檔案管理要求相一致,以此夯實檔案館檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ),提高檔案館檔案管理質(zhì)量。
綜上所述,為了提高檔案館檔案信息化建設(shè)質(zhì)量,檔案館需要完善信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),制定宏觀發(fā)展規(guī)劃,增強工作人員信息化意識,完善信息化人才結(jié)構(gòu),同時還需要完善各項基礎(chǔ)設(shè)施,以便提升檔案館檔案信息化建設(shè)質(zhì)量,使檔案館為社會經(jīng)濟發(fā)展作出更大貢獻。