基層行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)分析

劉延輝

（內(nèi)蒙古興安盟科右前旗大石寨鎮(zhèn)政府經(jīng)管站，內(nèi)蒙古 興安盟 137707）

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的興起和快速發(fā)展，在科技迅速發(fā)展的社會，信息化已經(jīng)普遍用在各類工作中，信息化已經(jīng)成為基層檔案建設(shè)的必然趨勢?；鶎訖n案是基層對活動的記錄，也開展各項活動的基礎(chǔ)。所以，基層檔案管理工作必須要適應(yīng)現(xiàn)代化社會的需要，信息化進(jìn)程也要不斷加快，提高工作效率?；鶎訖n案管理工作是開展其他工作的基礎(chǔ)，在對大量信息進(jìn)行處理過程中產(chǎn)生了大量電子文件，因此利用現(xiàn)代化信息手段能使檔案管理信息化建設(shè)成為可能。

1 基層行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性和重要性

檔案工作是基層單位的重要組成部分，確保檔案的安全管理，提升基層單位工作的效率和質(zhì)量都十分重要。但目前，我國的基層檔案管理工作并沒有隨著我國經(jīng)濟(jì)、科技的發(fā)展而發(fā)展，當(dāng)前基層檔案管理信息化建設(shè)仍差強(qiáng)人意，在實施中存在著不足與漏洞，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)難以使檔案管理的效率達(dá)到理想目標(biāo)，存在著制約基層檔案管理信息化建設(shè)的諸多因素和問題，唯有通過對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀的分析，找出該項信息化建設(shè)中存在的問題，有效解決這些問題，對此提出優(yōu)化建設(shè)方案，才能使基層檔案管理信息化建設(shè)取得成效，才能更好地促進(jìn)基層檔案管理信息化建設(shè)。

由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理需要耗費(fèi)基層單位大量人力、物力、財力，且基層檔案管理設(shè)施和設(shè)備條件都比較簡陋[1]。同時傳統(tǒng)的基層檔案載體都是以紙質(zhì)為主，容易受到外部環(huán)境的影響，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，對于檔案的維護(hù)與查閱也非常的不方便，同時紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)檔案保管不善而損壞的問題，如果溫度或濕度沒控制好，容易受潮、受到蟲蝕及火災(zāi)等災(zāi)害的威脅，對檔案管理和檔案利用的效率產(chǎn)生了很大影響。同時傳統(tǒng)檔案管理工作中普遍存在的問題是工作量大、操作繁瑣、易出錯等，每年所投入的保管經(jīng)費(fèi)較高，而且文檔沒有備份，檔案查閱和維護(hù)都十分不便，容易造成文檔損失。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案就可能造成紙質(zhì)檔案被損壞，紙質(zhì)文檔經(jīng)常反復(fù)的查閱會讓原件受損或遺失，而且紙質(zhì)檔案還存在占用空間較大和不便查閱等諸多 問題。

但是，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，越來越多的基層單位開始使用辦公自動化系統(tǒng)，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化處理，將原來的以檔案保管為重點的模式轉(zhuǎn)為以檔案信息化形式來為社會服務(wù)，可以把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存方式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息存儲[2]。通過對檔案的信息資源進(jìn)行整理、分類，在很小的空間里就可以存儲海量的檔案信息和數(shù)據(jù)。信息化檔案以辦公軟件為載體，可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，更加便利查詢，容易保存與修改，不僅提高了檔案的利用效率，而且確保檔案信息資料的完整性和查閱的便捷性，提高了檔案管理的質(zhì)量與效率。因此，推進(jìn)信息化建設(shè)，在基層行政事業(yè)單位檔案管理中十分有必要。

為使檔案管理工作水平得到整體提高，在推進(jìn)數(shù)字化、信息化檔案建設(shè)的同時，應(yīng)當(dāng)注意檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理。

2 基層檔案管理信息化建設(shè)途徑

隨著信息時代的發(fā)展，檔案管理信息化的建設(shè)固然不可缺少技術(shù)人員支持，應(yīng)當(dāng)提升基層檔案管理信息化建設(shè)人員素質(zhì)和能力，基層檔案管理人員應(yīng)當(dāng)意識到思想決定行為，必須積極轉(zhuǎn)變自身的檔案管理思想理念[3]。應(yīng)當(dāng)摒棄基層檔案管理的傳統(tǒng)模式，對傳統(tǒng)基層檔案管理的優(yōu)良和成熟經(jīng)驗進(jìn)行繼承和發(fā)揚(yáng)，不斷提升基層檔案管理的信息化水平，加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用。在推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程中，在基層檔案管理中，檔案管理人員的素質(zhì)和能力發(fā)揮著極為重要的作用，始終是主要制約或推動因素。因此，必須為基層單位配備專業(yè)性強(qiáng)和檔案管理經(jīng)驗豐富的工作人員，重視基層檔案管理人員素質(zhì)和能力的提高。督促基層單位檔案管理突破傳統(tǒng)檔案管理思維和模式，通過一對一的手把手傳幫帶等方式對基層檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)進(jìn)行轉(zhuǎn)變；不斷提升基層單位現(xiàn)有檔案管理人員和工作人員的能力素質(zhì)，加強(qiáng)對基層檔案現(xiàn)有人員的在職培訓(xùn)，使其更為熟練地操作計算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，更好地掌握現(xiàn)代檔案管理的知識，為基層單位檔案管理信息化建設(shè)奠定素質(zhì)和能力 基礎(chǔ)。

基層行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效實施，需要強(qiáng)有力的制度指導(dǎo)。因此，各事業(yè)單位的管理人員要根據(jù)單位實際情況制定全面、完善的檔案管理信息化建設(shè)制度，正確認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重大意義，并在建設(shè)過程中加大實施力度與資金投入，為信息化建設(shè)提供必要的硬件基礎(chǔ)設(shè)施。嚴(yán)格規(guī)范檔案管理人員工作，提高檔案信息資源利用率，使檔案信息資源實現(xiàn)紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)化與資源更新，促進(jìn)我國事業(yè)單位和經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展。

基礎(chǔ)設(shè)施是開展檔案工作信息化的基礎(chǔ)條件，檔案工作的信息化開展必須要具備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，如果沒有好的基礎(chǔ)設(shè)施條件也不會建設(shè)好檔案工作信息化?；A(chǔ)設(shè)施主要有硬件設(shè)施，計算機(jī)運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)，檔案資料的管理工作[4]。應(yīng)當(dāng)優(yōu)化硬件，使用先進(jìn)的計算機(jī)運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，連接各個部門，提高工作效率，提高檔案信息的保密性。

在整理、查閱檔案信息的時候要遵守管理條例的規(guī)定，要聘請專業(yè)的計算機(jī)人才，建立標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案信息管理系統(tǒng)，避免信息泄露的問題，擴(kuò)展數(shù)據(jù)庫，節(jié)約檔案存儲成本，提高工作效率，從而建立完備的信息化檔案管理工作制度。

3 總結(jié)

信息化時代已經(jīng)到來，隨著科技的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是時代進(jìn)步與科技發(fā)展的必然結(jié)果，基層檔案管理工作的信息化已經(jīng)不可避免?；鶎討?yīng)當(dāng)完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案信息工作的信息化做好準(zhǔn)備，重視檔案管理工作，提高管理人員和工作人員素質(zhì)，建立規(guī)范、合理的檔案信息管理制度，有序開展檔案管理信息化工作?；鶎有姓聵I(yè)單位要根據(jù)實際發(fā)展的需求進(jìn)行信息化建設(shè)，在社會發(fā)展過程中抓住機(jī)遇，并借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建立安全的網(wǎng)絡(luò)平臺，在自我發(fā)展的同時為我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展注入活力。