大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案的管理

張道遠(yuǎn)

（山東省單縣退役軍人事務(wù)局，山東 菏澤 274300）

在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的影響之下，事業(yè)單位的檔案的管理方式進(jìn)行了改進(jìn)，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)，將傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)管理方式轉(zhuǎn)變成了數(shù)據(jù)信息檔案管理系統(tǒng)的方式。逐步實(shí)現(xiàn)信息資源共享，各種資源能夠得到有效地利用，新的檔案管理法現(xiàn)臺(tái)，成了當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理工作所重視的問(wèn)題，同時(shí)也是為了更好地使檔案管理工作服務(wù)社會(huì)。

1 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的必要性

現(xiàn)如今隨著事業(yè)單位改革的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)的水平已經(jīng)滿足不了各部門的需求和發(fā)展，緊接著新的事業(yè)單位檔案管理政策出臺(tái)，各個(gè)事業(yè)單位也開(kāi)始做出了不少整改。事業(yè)單位檔案管理如何進(jìn)行有效的管理成了問(wèn)題，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的不斷培訓(xùn)和考核，最早存留下檔案基本上都是紙質(zhì)形式檔案，從表面上來(lái)看已經(jīng)對(duì)事業(yè)的整體管理產(chǎn)生了影響。為了解決這一問(wèn)題，受大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響，將事業(yè)單位的各類型檔案、培訓(xùn)檔案等進(jìn)行數(shù)據(jù)化整合存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)平臺(tái)之中，建立一個(gè)規(guī)范化事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)，方便以后信息提取和查詢。同時(shí)對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行分類管理，把事業(yè)單位的每個(gè)員工的信息都可以通過(guò)大數(shù)據(jù)進(jìn)行電子信息化保存，即使紙質(zhì)檔案丟失，檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)中也會(huì)有電子版的檔案，所以這對(duì)事業(yè)單位的檔案快速發(fā)展有著巨大影響，由此可見(jiàn)在大數(shù)據(jù)時(shí)代建立檔案管理系統(tǒng)的必要性。

2 當(dāng)前檔案案管理的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

隨著信息化的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方面面臨著巨大壓力，紙質(zhì)檔案歸檔形式過(guò)于煩瑣，有時(shí)還是導(dǎo)致檔案丟失等問(wèn)題的出現(xiàn)，不僅影響工作人員的工作效率，還影響了事業(yè)單位發(fā)展的步伐，如今事業(yè)單位的檔案管理問(wèn)題出現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1 單位對(duì)檔案管理重視度不夠，缺乏專業(yè)人員

經(jīng)過(guò)調(diào)查研究分析發(fā)現(xiàn)，我國(guó)現(xiàn)如今大部分事業(yè)單位對(duì)自身檔案管理的工作重視度不夠，現(xiàn)在一般的事業(yè)單位檔案管理人員都是一些不具有專業(yè)性質(zhì)的人員進(jìn)行管理的，甚至有時(shí)檔案丟失都沒(méi)有發(fā)現(xiàn)，直接影響本單位的檔案工作效率。

2.2 檔案的信息的安全有待進(jìn)一步提升

隨著信息技術(shù)的快速度發(fā)展，檔案數(shù)字化管理的便捷性逐步體現(xiàn)，與之同時(shí)檔案信息安全問(wèn)題日漸顯現(xiàn)。首先，由于檔案管理人員安全意識(shí)淡薄，以及計(jì)算操作能力有限，有的在操作過(guò)程中常出現(xiàn)失誤，直接影響到檔案信息的安全性與完整性。比如，因操作程序不規(guī)范，未對(duì)信息進(jìn)行及時(shí)備份而導(dǎo)致檔案信息丟失。其次，檔案信息管理系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中，極易受到病毒或黑客的攻擊，進(jìn)而使得檔案信息面臨被篡改或丟失的現(xiàn)象。

2.3 檔案信息案沒(méi)有做到及時(shí)更新

檔案信息的更新影響檔案資源使用，在大數(shù)據(jù)時(shí)代沒(méi)有來(lái)臨之前，各事業(yè)單位檔案記錄方式都是通過(guò)紙質(zhì)形式進(jìn)行記錄的，所以如今通過(guò)大數(shù)據(jù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息檔案，期間需要一個(gè)很長(zhǎng)的過(guò)程，這時(shí)就造成了電子檔案信息，得不多及時(shí)更新，影響了檔案資源的使用，沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行電子信息轉(zhuǎn)化，就會(huì)對(duì)單位的工作效率造成影響。

3 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的具體措

3.1 加強(qiáng)檔案管理理論的創(chuàng)新

正如信息化時(shí)代挑戰(zhàn)了紙質(zhì)時(shí)期的來(lái)源原則、文件生命周期理論、檔案價(jià)值鑒定理論，催生了基礎(chǔ)理論的新變革，產(chǎn)生了新來(lái)源觀、文件連續(xù)體理論、宏觀鑒定理論等革新的理論。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，新來(lái)源觀、文件連續(xù)體理論、宏觀鑒定理論等都將受到不同程度的挑戰(zhàn)，檔案學(xué)基礎(chǔ)理論將迎來(lái)進(jìn)一步的發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)檔案管理信息化提升

從紙質(zhì)檔案到檔案信息化再到檔案大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息資源呈指數(shù)型增長(zhǎng)，用現(xiàn)有的檔案信息化手段和工具難以滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息資源管理的需求。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息不再匱乏，而是泛濫。如何實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)長(zhǎng)期可讀性、可靠性，并在海量數(shù)據(jù)中實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的挖掘分析，從而提供有價(jià)值的信息，是檔案信息資源管理面臨的新挑戰(zhàn)。

3.3 加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全問(wèn)題的創(chuàng)新

案數(shù)據(jù)的高共享不等于全共享，在大量涉密檔案數(shù)據(jù)的保密過(guò)程及敏感數(shù)據(jù)的分析過(guò)程中，如何實(shí)現(xiàn)信息安全，避免數(shù)據(jù)被惡意使用，更好地防止因秘密泄露給國(guó)家、社會(huì)、企業(yè)帶來(lái)政治、經(jīng)濟(jì)上的損失，是新時(shí)期檔案安全工作面臨的一大挑戰(zhàn)。

3.4 加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)挖掘利用

傳統(tǒng)的檔案管理以文檔管理為主，沒(méi)有利用技術(shù)工具進(jìn)行挖掘、分析，檔案基本處于被動(dòng)利用。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案系統(tǒng)中除大量的文檔外，還有海量結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。檔案部門收集大數(shù)據(jù)后，通過(guò)主動(dòng)調(diào)查利用者的需求，對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行聚類、分類、相關(guān)性分析，建立各種數(shù)據(jù)模型，找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，提高檔案價(jià)值，更好地實(shí)現(xiàn)預(yù)測(cè)功能，為高層決策提供參考。

3.5 加快檔案管理系統(tǒng)擴(kuò)展

隨著檔案數(shù)據(jù)的不斷增多，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)由于無(wú)法動(dòng)態(tài)擴(kuò)展，會(huì)出現(xiàn)“小馬拉大車”的情況。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對(duì)計(jì)算資源、存儲(chǔ)資源進(jìn)行動(dòng)態(tài)擴(kuò)展、按需分配，滿足服務(wù)器的快速擴(kuò)容及數(shù)據(jù)量的快速增長(zhǎng)，同時(shí)大幅降低系統(tǒng)投資及維護(hù)成本，提高了數(shù)據(jù)運(yùn)用 空間。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，大數(shù)據(jù)背景下，如何科學(xué)合理地進(jìn)行檔案管理工作，是各種行業(yè)共同面臨的問(wèn)題。要努力抓住新時(shí)代的機(jī)遇，嚴(yán)肅對(duì)待挑戰(zhàn)，不斷學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，充分運(yùn)用新技術(shù)，在時(shí)代浪潮地推動(dòng)下，更好地開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源中蘊(yùn)藏的巨大知識(shí)寶藏，使檔案工作創(chuàng)造出更大的價(jià)值。