檔案數(shù)字化建設(shè)中若干問題的研究

石娟娟

（寧津縣檔案館，山東 德州 253400）

經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使得企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)壓力進(jìn)一步加大，而信息資源的獲取有利于為企業(yè)提供重要的資訊，促進(jìn)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的提升。在信息時(shí)代發(fā)展背景下，檔案作為信息的重要內(nèi)容，也需要加強(qiáng)管理模式的改革，通過信息化技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)企業(yè)檔案現(xiàn)代化。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)中若干問題的分析

1）長時(shí)間被傳統(tǒng)檔案建設(shè)理念約束。新形態(tài)下，我國各個(gè)行業(yè)檔案在建設(shè)過程中，一定要從整體的方向考量，明確自身擔(dān)負(fù)的職責(zé)，了解自身檔案管理發(fā)展與社會(huì)外部因素之間的關(guān)聯(lián)性，確保檔案信息化建設(shè)水平在有效提升的同時(shí)，也能夠與社會(huì)發(fā)展的總體方向保持一致。然而，綜合現(xiàn)階段檔案數(shù)字化建設(shè)效果來看，與國外的一些發(fā)達(dá)國家相比，我國的檔案數(shù)字化建設(shè)還存在較強(qiáng)的滯后性，不能與社會(huì)發(fā)展保持同步，存在的問題頗多。此外，在傳統(tǒng)觀念的約束下，檔案數(shù)字化建設(shè)也受到了嚴(yán)重制約，無法積極迎合現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)發(fā)展步伐，深入提升自動(dòng)化以及數(shù)字化水平，傳統(tǒng)觀念根深蒂固，不能實(shí)現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新。

2）檔案管理人員專業(yè)能力不足。不論是傳統(tǒng)的檔案管理，還是當(dāng)前的數(shù)字化檔案管理，都需要一定的人來操作，只是兩者對(duì)于人的專業(yè)能力、綜合水平有不同的要求，特別是在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，對(duì)于從業(yè)人員的要求要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)的檔案管理。目前很多單位的檔案管理人員年齡偏大，雖然他們有較豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但是由于他們意識(shí)上的局限、對(duì)于新生事物往往充滿抵觸和恐懼，不愿意接受新事物，所以綜合多種因素的影響，使得他們學(xué)習(xí)新技術(shù)比較困難。這使得檔案數(shù)字化建設(shè)中的計(jì)算機(jī)掃描、圖形處理、音頻視頻處理等對(duì)技術(shù)要求較高的工作難以高標(biāo)準(zhǔn)完成，這也極大地制約了檔案數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展。

3）檔案資源利用效率需進(jìn)一步提高?！稒n案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)指南》要求，要提升檔案資源利用效率。檔案管理的最終目的還是對(duì)檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)和利用，更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。檔案實(shí)體信息和數(shù)字信息是檔案資源信息開發(fā)的主要對(duì)象，但當(dāng)前檔案資源利用效率還有待提升。很多檔案管理部門雖然重視檔案資源的收集和保管，但卻缺少后續(xù)的開發(fā)和利用，導(dǎo)致很多有價(jià)值的檔案資源長期處于休眠狀態(tài)，一些有價(jià)值的檔案資料并沒有發(fā)揮其應(yīng)有作用。一方面，受到傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，對(duì)檔案資源重視程度不足；另一方面，檔案工作人員自身能力欠缺，相應(yīng)的軟件設(shè)備配套落實(shí)不到位，影響了檔案資源的后續(xù)利用和開發(fā)，也影響了檔案數(shù)字化建設(shè)。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)問題的解決路徑研究

1）強(qiáng)化檔案管理人員的數(shù)字化意識(shí)。檔案數(shù)字化建設(shè)工作的穩(wěn)定進(jìn)行，與檔案管理人員有著緊密關(guān)聯(lián)。因此，在實(shí)際的建設(shè)期間，應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)管理人員數(shù)字化意識(shí)的增強(qiáng)，增強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化管理理念的宣傳，保證社會(huì)各個(gè)行業(yè)都能夠給予檔案數(shù)字化建設(shè)一定的重視。同時(shí)，檔案管理人員的自身素養(yǎng)和水平也應(yīng)該整體提升。在工作期間，側(cè)重招聘檔案數(shù)字化管理復(fù)合人才，培育管理人員的責(zé)任意識(shí)，能夠?qū)n案管理人員展開思想政治教育，提升管理人員的人生觀和價(jià)值觀，保證能夠養(yǎng)成良好的愛崗敬業(yè)精神，主動(dòng)融入到工作中工作的效率。同時(shí)，加大培訓(xùn)力度，強(qiáng)化對(duì)其專業(yè)技術(shù)技能以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)技巧等水平的提高，提升檔案數(shù)字化管理建設(shè)服務(wù)能力。此外，檔案管理人員在工作期間，需要主動(dòng)利用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)和方式，合理應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，保證可以有效提升檔案數(shù)字化建設(shè) 水平。

2）要提升檔案管理人員的專業(yè)能力。檔案管理不僅需要熟練運(yùn)用和掌握計(jì)算機(jī)的能力，同時(shí)也需要具有檔案管理能力?，F(xiàn)代化的技術(shù)手段，對(duì)檔案管理提出了新的要求，工作人員必須具備信息化背景下的專業(yè)檔案管理能力，要在原來傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)、管理模式，提升管理能力，能夠熟練地運(yùn)用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案存儲(chǔ)、檢索以及運(yùn)用，使檔案“活”起來，充分發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

3）優(yōu)化檔案數(shù)字化管理技術(shù)?！稒n案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)指南》指出，要利用數(shù)字信息技術(shù)推進(jìn)檔案信息化。數(shù)字化建設(shè)背景下，檔案管理模式的優(yōu)化并不是一朝一夕的事情，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化管理技術(shù)也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷地進(jìn)行優(yōu)化和完善。雖然當(dāng)前國家針對(duì)檔案數(shù)字化管理提出了具體的技術(shù)要求，但制度自身的制定就具有一定的滯后性，特別是對(duì)于基層檔案管理部門而言，在完善軟硬件設(shè)施的同時(shí)很多技術(shù)已經(jīng)滯后，因此必須堅(jiān)持動(dòng)態(tài)原則，對(duì)檔案數(shù)字化管理技術(shù)不斷地進(jìn)行優(yōu)化。一方面，檔案管理部門要支持檔案數(shù)字化建設(shè)，將最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)投入到檔案數(shù)字化管理之中，并給予足夠的經(jīng)費(fèi)保障，確保檔案數(shù)字化建設(shè)的軟硬件設(shè)備能夠及時(shí)地得到更新。另一方面，要在國家制定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的背景下，結(jié)合本部門檔案管理的實(shí)際需要，制定檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范細(xì)則，更好地適應(yīng)檔案管理模式創(chuàng)新和優(yōu)化。

4）做好檔案數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)建設(shè)。企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)需要以良好的硬件設(shè)備為基礎(chǔ)，并構(gòu)建強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。所以，企業(yè)必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作資金的投入，同時(shí)引入先進(jìn)的設(shè)備，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫體系。檔案數(shù)據(jù)庫構(gòu)建是檔案數(shù)字化管理工作開展的核心，需要加強(qiáng)對(duì)這方面工作的推進(jìn)。企業(yè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)構(gòu)建中可以選擇兩種方式，第一種方式為對(duì)原始文件進(jìn)行掃描，第二種方式為對(duì)檔案數(shù)據(jù)的導(dǎo)入。但是在實(shí)際辦公工作開展中，大部分企業(yè)都已經(jīng)形成數(shù)字化辦公體系，而且將檔案資料存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中。因此，在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)構(gòu)建中，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)的導(dǎo)入。但是如果檔案信息僅是紙質(zhì)文件資料，則需要檔案管理人員通過掃描的方式對(duì)檔案資料進(jìn)行存儲(chǔ)。在這些數(shù)據(jù)的掃描和導(dǎo)入中，可以優(yōu)先處理一些企業(yè)發(fā)展利用效率比較高的檔案資料。

5）建立網(wǎng)絡(luò)安全屏障。檔案極其重要，一旦出現(xiàn)安全問題就有可能帶來巨大的損失，對(duì)國家、單位都帶來巨大的威脅，所以在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，更要重視加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中的安全建設(shè)，確保檔案的安全。根據(jù)保密級(jí)別不同可采取的安全措施不同，比如對(duì)于一般的檔案管理和存儲(chǔ)部門可以通過安裝正版殺毒軟件、防黑客攻擊軟件等，給數(shù)字檔案安裝強(qiáng)有力的安全屏障，可以有效避免病毒、黑客的攻擊。對(duì)于較為重要的檔案存儲(chǔ)要有專門的防火墻，對(duì)于關(guān)系到國家核心利益的檔案需要國家安全部門介入，根據(jù)檔案存儲(chǔ)的電子設(shè)備配備專門的安全軟件，這對(duì)保障檔案安全是非常必要的。

3 結(jié)語

綜合而言，在檔案信息建設(shè)階段，為了能夠與時(shí)代發(fā)展步伐相接軌，也在逐漸朝著智能化以及數(shù)字化方向邁進(jìn)，很大程度上促進(jìn)了建設(shè)效果的提升。但與此同時(shí)，檔案信息資源也變得越來越繁瑣，存在的問題日益增多。對(duì)此，在今后的發(fā)展階段，相關(guān)部門務(wù)必要強(qiáng)化重視，全面提升檔案管理人員的專業(yè)水平和素養(yǎng)，樹立良好的數(shù)字化意識(shí)，健全檔案數(shù)字化建設(shè)機(jī)制，加大優(yōu)化和改進(jìn)力度。