氣象檔案管理系統(tǒng)一體化實現(xiàn)研究

何 軍

（遼寧省鞍山市氣象局，遼寧 鞍山 114004）

鞍山市氣象局氣象檔案管理系統(tǒng)一體化辦公使用是遼寧省氣象局氣象政務(wù)管理信息系統(tǒng)、數(shù)字化檔案使用的是清華紫光軟件，市內(nèi)所有與氣象相關(guān)的立卷單位文件和檔案數(shù)據(jù)全部由氣象檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理，因此氣象檔案管理系統(tǒng)一體化需要具體包括檔案錄入、收集、管理、打印等功能，該系統(tǒng)對氣象檔案管理工作起到了至關(guān)重要的作用。

1 氣象檔案管理系統(tǒng)一體化設(shè)計

1.1 系統(tǒng)一體化功能設(shè)計

氣象檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計需要先將檔案管理工作內(nèi)容融合到一起，然后通過檔案管理系統(tǒng)與公文系統(tǒng)的相互對接，最后才能實現(xiàn)小范圍內(nèi)的一體化。如果氣象檔案管理系統(tǒng)想要實現(xiàn)省市之間的數(shù)字一體化，則還應(yīng)該在實現(xiàn)與公文系統(tǒng)對接之后，再將遼寧省氣象局氣象政務(wù)管理信息系統(tǒng)與清華紫光檔案數(shù)字化管理軟件相互對接，這樣才能實現(xiàn)市氣象局與省氣象局之間的信息即時交流。而省氣象局還可以通過同樣的方式繼續(xù)與國家氣象局檔案管理系統(tǒng)對接，這樣即可自下而上實現(xiàn)整個氣象部門的氣象信息數(shù)據(jù)共享[1]。

氣象檔案管理系統(tǒng)一體化應(yīng)該具備數(shù)字化檔案管理功能，具體表現(xiàn)為可以在實現(xiàn)檔案信息錄入、檔案信息收集、檔案集中管理、檔案報表文件打印等基礎(chǔ)功能之外，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案歸檔集中化管理以及檔案數(shù)據(jù)信息共享等功能，這樣才能真正發(fā)揮出氣象檔案管理系統(tǒng)一體化的優(yōu)勢。而氣象檔案管理系統(tǒng)綜合檔案室需要具備歸檔文件目錄查詢、檔案文件信息查詢、歸檔查詢文件顯示、外部系統(tǒng)對接、臨時文件整理等功能，氣象政務(wù)管理信息系統(tǒng)與外部政府公文系統(tǒng)對接主要通過OA系統(tǒng)文件以及Notes文件進行對接，而臨時文件夾主要包括內(nèi)設(shè)機構(gòu)的檔案信息、直屬單位的檔案信息、各區(qū)縣檔案信息資源等內(nèi)容[2]。

1.2 系統(tǒng)一體化結(jié)構(gòu)設(shè)計

氣象檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計需要通過對功能布局的調(diào)整，優(yōu)化氣象局辦公室檔案管理工作的流程和制度，使檔案管理工作可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)化和一體化氣象數(shù)據(jù)資源共享。檔案管理工作人員可以通過對一體化氣象檔案管理系統(tǒng)平臺的操作，先從歸檔虛擬目標中找到具體業(yè)務(wù)所在的操作模塊，然后對不同內(nèi)容和形式的氣象檔案資料進行整理，最后再對氣象檔案的價值確認之后進行歸檔并保存，使氣象檔案可以得到及時備份，有利于提高氣象檔案管理系統(tǒng)的安全性。而檔案歸檔過程中則需要按照氣象資源的分類開展工作，而檔案歸檔人員則直接根據(jù)檔案管理權(quán)限下設(shè)置的人員信息進行同步，這樣檔案歸檔的同時即可完成責任人與資料名稱等內(nèi)容的存入工作。氣象檔案管理系統(tǒng)一體化之后需要以檔案文檔目標檢索作為核心對各個功能的結(jié)構(gòu)進行設(shè)計，方便檔案管理人員可以根據(jù)工作任務(wù)需要查找相關(guān)氣象數(shù)據(jù)信息，這種方式及時在大量的檔案資料中也可以在最短時間內(nèi)得到自己想要的資料，有利于提高氣象檔案數(shù)據(jù)資源共享的效率。

2 氣象檔案管理系統(tǒng)一體化實現(xiàn)

2.1 市內(nèi)部系統(tǒng)對接

2.1.1 歸檔設(shè)計

鞍山市清華紫光檔案數(shù)字化管理軟件采用Web Service數(shù)據(jù)交換方式和接口規(guī)范與市內(nèi)政府公文系統(tǒng)進行對接，采用JSEE規(guī)范、MCV設(shè)計模式、XFire框架和Microsoft splserver數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)對氣象檔案管理一體化系統(tǒng)的功能開發(fā)。鞍山市氣象局除了將舊有的檔案管理系統(tǒng)升級為數(shù)字化檔案管理平臺之外，還引入了APP開發(fā)技術(shù)開發(fā)氣象信息發(fā)布軟件實現(xiàn)了移動辦公。數(shù)字化檔案管理平臺與移動辦公平臺之間通過虛擬通道技術(shù)實現(xiàn)氣象信息數(shù)據(jù)互通，而氣象檔案管理一體化系統(tǒng)內(nèi)部之間的數(shù)據(jù)交流則采用TCP/IP協(xié)議，即可在移動辦公APP上實現(xiàn)多種功能。

鞍山市清華紫光檔案數(shù)字化管理軟件通過信息檢索、管理等功能直接向鞍山市政府公文系統(tǒng)共享氣象數(shù)據(jù)資料，目前在氣象檔案管理系統(tǒng)下可以通過自動歸檔功能直接完成不同工作內(nèi)容，而不需要氣象局檔案管理人員重復錄入需要共享的數(shù)據(jù)。相比之下氣象檔案管理一體化系統(tǒng)更加便利，能夠在對氣象政務(wù)管理信息系統(tǒng)的對接過程中提高事業(yè)單位人員的工作效率和質(zhì)量。

歸檔設(shè)計是為了在公文辦理之后按照氣象檔案系統(tǒng)要求進行封裝和處理，系統(tǒng)通過對歸檔信息、附件格式的確定完成文件傳輸，待文件歸檔成功之后再刪除寫入的磁盤信息，這樣才能防止對接文件反復歸檔以至于一體化系統(tǒng)無法正常使用。

2.1.2 對接實現(xiàn)

電子數(shù)據(jù)管理平臺通過文件管理、部門立卷、檔案管理、檔案利用等功能分別對各部門的文件進行歸檔整理，然后確定氣象檔案的文號和公文標題，最后將各個歸檔文件傳輸給公文管理系統(tǒng)即可。

2.2 市內(nèi)外系統(tǒng)對接

2.2.1 地址調(diào)用

鞍山市清華紫光檔案數(shù)字化管理軟件可以通過氣象檔案自動收發(fā)將數(shù)據(jù)資源同步給遼寧省氣象局氣象政務(wù)管理信息系統(tǒng)，整個過程需要信息管理、檔案檢索、電子文檔掃描等功能共同實現(xiàn)。除此之外，同樣需要保障氣象檔案管理一體化系統(tǒng)的功能正常實現(xiàn)，不能在檔案自動收發(fā)的過程中出現(xiàn)重復錄入、重復掃描、重復介入等問題。而地址調(diào)用功能是為了更好地實現(xiàn)市氣象局檔案管理系統(tǒng)與省氣象局之間的數(shù)據(jù)對接，地址調(diào)用的目的是實現(xiàn)兩個部門之間氣象數(shù)據(jù)的快速共享。

2.2.2 檔案列表獲取

清華紫光檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)檔案列表獲取首先應(yīng)該確定該功能的定義為：public JSONObject getDossierList；參數(shù)為：int pageNo頁數(shù)、int pageSize每頁數(shù)量、JSONObject json返回值。

2.2.3 檔案信息查找

清華紫光檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)檔案信息查找首先應(yīng)該確定該功能的定位為：public Dossier getDossierInfoByKeyid（String id）；參數(shù)為String id檔案id；返回值為：Dossier單個返回對象以及Dossier對象說明。

2.2.4 檔案附件獲取

清華紫光檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)檔案附件獲取首先應(yīng)該確定該功能的定位為：public List getDossierAffixsBy Keyid（String id）；參數(shù)為String id檔案id；返回值為：List list集合以及Affox對象說明。

2.2.5 對接實現(xiàn)

清華紫光檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)對接數(shù)據(jù)應(yīng)該包括機構(gòu)單位、文號、檔號、題名、主辦部門、責任者、歸檔日期、署名、年度、檔案類型、檔案鑒定、保管期限等內(nèi)容。

3 結(jié)論

綜上所述，氣象檔案管理系統(tǒng)一體化是未來發(fā)展的大趨勢，信息化時代下檔案管理信息化是必然選擇也是必須選擇，只有與時代和技術(shù)緊密結(jié)合不斷完善氣象局檔案管理辦公室系統(tǒng)，才能夠為電子公文系統(tǒng)和氣象政務(wù)管理信息系統(tǒng)提供即時數(shù)據(jù)共享，提高事業(yè)單位的工作效率和質(zhì)量。