扎實(shí)做好基層機(jī)關(guān)檔案管理業(yè)務(wù)

譚雅思

（中山市南區(qū)檔案館，廣東 中山 528400）

步入新時(shí)期以來(lái)，基層機(jī)關(guān)檔案管理工作獲得了人們更高的重視，檔案管理不僅能夠?yàn)榛鶎訖C(jī)關(guān)日常工作的開(kāi)展提供有效的參考依據(jù)，同時(shí)也能夠?yàn)橄嚓P(guān)領(lǐng)域發(fā)展水平的進(jìn)步指引明確的方向。早在2019年，《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》就已經(jīng)正式施行，但立足于實(shí)際，我們可以發(fā)現(xiàn)，盡管這一管理規(guī)定的推行一定程度上為檔案管理工作的開(kāi)展奠定了基礎(chǔ)，但不規(guī)范的檔案管理行為始終存在，檔案管理水平仍然有著較大的進(jìn)步空間。本文主要圍繞著如何扎實(shí)做好基層機(jī)關(guān)檔案管理業(yè)務(wù)這一問(wèn)題進(jìn)行了研究，提出了行之有效的檔案管理策略，旨在為促進(jìn)基層機(jī)關(guān)檔案管理工作開(kāi)展水平的提升貢獻(xiàn)一份力量。

1 結(jié)合實(shí)際情況，調(diào)整編制規(guī)范

基層機(jī)關(guān)中的檔案數(shù)據(jù)體系龐大，涉及的內(nèi)容十分豐富，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)充分考慮到檔案管理工作的實(shí)際情況，制定更加清晰明確的檔案管理方案，明確檔案信息的分類原則。負(fù)責(zé)檔案管理工作的相應(yīng)工作人員除了要充分了解國(guó)家以及相關(guān)行業(yè)領(lǐng)域所制定的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)之外，還需要明確自身在檔案管理崗位上承擔(dān)的責(zé)任以及基層機(jī)關(guān)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)的流程。檔案管理人員需要將基層機(jī)關(guān)單位中已有的檔案整合在一起，嚴(yán)格依照國(guó)家在相關(guān)規(guī)定中所明確的分類編號(hào)原則，進(jìn)行檔案信息的分類整理，將檔案信息進(jìn)行編號(hào)、排序。不同類型的機(jī)關(guān)單位可以結(jié)合日常工作內(nèi)容的差異化情況，調(diào)節(jié)分類標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)充分考慮到當(dāng)?shù)靥厥獾姆诸惽闆r，提高已有檔案資源的利用率。如果基層機(jī)關(guān)單位選擇單獨(dú)制定檔案信息的分類方案，那么應(yīng)當(dāng)將分類內(nèi)容及時(shí)上報(bào)給同級(jí)的檔案行政管理部門，在確定分類方案中的內(nèi)容與國(guó)家檔案信息管理工作的開(kāi)展要求不相違背的前提之下，落實(shí)分類方案，強(qiáng)化基層機(jī)關(guān)檔案整理的科學(xué)性和可靠性。

另外，為了充分保障基層機(jī)關(guān)單位檔案整理業(yè)務(wù)的推進(jìn)質(zhì)量，基層機(jī)關(guān)單位方面還應(yīng)當(dāng)制定清晰明確的檔案信息整理流程，要求每一位檔案信息管理人員都能夠嚴(yán)格依照規(guī)范流程當(dāng)中的內(nèi)容落實(shí)檔案信息管理工作，形成完備的制度體系。具體來(lái)說(shuō)，首先，檔案整理工作的開(kāi)展需要依照相應(yīng)的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，針對(duì)不同類型的檔案在進(jìn)行優(yōu)化整合時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確其重點(diǎn)，采取逐類編制的形式，切記不可隨意調(diào)整，也不可為了提高效率而省略部分環(huán)節(jié)。其次，建議基層機(jī)關(guān)單位中的檔案管理部門能夠?qū)⑺贫ǖ臋n案信息整理標(biāo)準(zhǔn)與檔案信息整理流程進(jìn)行有機(jī)融合，在完善整理流程的基礎(chǔ)之上形成標(biāo)準(zhǔn)，在形成標(biāo)準(zhǔn)的前提之下優(yōu)化流程，提高檔案整理工作的便捷性和輕松性，減輕檔案信息管理人員所承擔(dān)的工作壓力。最后，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)明確相應(yīng)的檔案編制依據(jù)，如果檔案管理部門并為制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和流程則可以結(jié)合其他較為類似的標(biāo)準(zhǔn)，使檔案整理業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展能夠更好地與社會(huì)發(fā)展形勢(shì)和時(shí)代發(fā)展脈絡(luò)相銜接，從而使檔案整理業(yè)務(wù)能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2 兼顧業(yè)務(wù)內(nèi)容，明確管理重點(diǎn)

首先，檔案管理業(yè)務(wù)的推進(jìn)應(yīng)當(dāng)明確檔案的類別。我們可以大致的將基層機(jī)關(guān)單位當(dāng)中的檔案信息分為專業(yè)檔案以及綜合檔案兩大類別。其中，專業(yè)檔案主要是指由國(guó)家以及相應(yīng)的行業(yè)主管部門所構(gòu)建起的專業(yè)檔案類型，這類的檔案具備著突出的專業(yè)性特征，通常是在某個(gè)專業(yè)領(lǐng)域發(fā)展過(guò)程中生成的基礎(chǔ)文件材料或活動(dòng)材料。綜合檔案，顧名思義是指除專業(yè)檔案之外的各類檔案的整合。在明確檔案類目時(shí)，應(yīng)當(dāng)制定清晰明確的檔案管理目標(biāo)，確?；鶎訖C(jī)關(guān)檔案管理工作的開(kāi)展能夠在滿足最基本的檔案整理和檔案調(diào)取的需求的基礎(chǔ)之上，挖掘檔案的潛在應(yīng)用價(jià)值，提高檔案信息資源的利用率，為后續(xù)相關(guān)工作的開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

其次，檔案管理業(yè)務(wù)的推進(jìn)應(yīng)當(dāng)有針對(duì)性的對(duì)于檔案信息進(jìn)行編號(hào)。檔案管理人員可以結(jié)合國(guó)家制定的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，直接引入國(guó)家檔案編制規(guī)定。如果檔案信息體系中涉及編制規(guī)定中并無(wú)明確提及的內(nèi)容，則可以結(jié)合行業(yè)主管部門所制定的相關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)完善檔號(hào)編制體系。在必要時(shí)，基層機(jī)關(guān)單位還可以結(jié)合所在地區(qū)已有的或與之較為相似的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，調(diào)整檔案編制結(jié)構(gòu)。

最后，為了提高已有檔案資源的利用率，機(jī)關(guān)單位方面還應(yīng)當(dāng)設(shè)定更加清晰明確的分類方案，可以選擇以圖紙的形式呈現(xiàn)分類內(nèi)容，在提高日常檔案管理工作開(kāi)展的效率的同時(shí)，便于檔案管理人員立足于全局發(fā)展的角度之上了解檔案心態(tài)。檔案管理工作的開(kāi)展還應(yīng)當(dāng)更多的借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所具備的優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)化管理水平，優(yōu)化管理進(jìn)程，便于隨時(shí)隨地進(jìn)行檔案信息的調(diào)取和交互。

3 分解管理流程，解決管理難題

不同類型的檔案往往需要采取不同的整理方式，一般來(lái)說(shuō)，大部分的檔案信息整理都需要經(jīng)過(guò)以下流程。首先收集與之相關(guān)的檔案信息材料，在此基礎(chǔ)之上，對(duì)于檔案信息進(jìn)行分類；接下來(lái)，確定檔案信息的歸檔范圍，進(jìn)行案卷的組合；最后，將檔案信息內(nèi)容進(jìn)行排列、編目，明確案卷內(nèi)文件的序列號(hào)，將檔案信息裝入檔案盒當(dāng)中進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)。不同類型的檔案信息在管理流程上往往會(huì)存在著細(xì)小的差異，究其原因，主要與檔案信息涉及的對(duì)象有所不同有著直接的關(guān)系。只有將檔案材料有機(jī)整合在一起，才能夠明確信息結(jié)構(gòu)，引領(lǐng)檔案管理工作的有序推進(jìn)。隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，目前基層機(jī)關(guān)當(dāng)中已有的檔案信息也開(kāi)始借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所具備的優(yōu)勢(shì)，開(kāi)拓了數(shù)字檔案管理空間。在這樣的形勢(shì)下，檔案信息管理人員應(yīng)當(dāng)不斷強(qiáng)化自身的能力素質(zhì)水平，靈活地運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理模式，及時(shí)將檔案信息錄入到管理系統(tǒng)當(dāng)中，明確檔案信息的關(guān)鍵詞，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的備份存儲(chǔ)，加強(qiáng)檔案信息的安全管理水平，避免檔案泄露、檔案遺失、檔案損壞等問(wèn)題的出現(xiàn)。除此之外，還應(yīng)當(dāng)設(shè)定安全管理系統(tǒng)，如需獲取檔案內(nèi)容必須經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的身份認(rèn)證。

4 總結(jié)

綜上所述，扎實(shí)做好基層機(jī)關(guān)檔案管理業(yè)務(wù)要求我們能夠立足于全局發(fā)展的角度之上，給予檔案管理工作足夠的重視，結(jié)合基層機(jī)關(guān)單位檔案管理工作開(kāi)展的實(shí)際情況，有針對(duì)性的調(diào)整檔案信息管理規(guī)范，兼顧檔案信息管理內(nèi)容，明確基層機(jī)關(guān)檔案管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)，同時(shí)制定清晰明確的管理流程，逐步攻克檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中的各類問(wèn)題。在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，基層機(jī)關(guān)單位除了要設(shè)立專門的檔案管理部門之外，還應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)檔案管理人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，打造現(xiàn)代化的檔案信息管理體系，及時(shí)將傳統(tǒng)的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，延長(zhǎng)檔案信息的使用壽命，便于隨時(shí)進(jìn)行檔案信息的交互與共享，同時(shí)減輕檔案管理人員所承擔(dān)的工作壓力，使檔案信息的潛在價(jià)值能夠更加充分地展現(xiàn)出來(lái)。