新時(shí)期企業(yè)檔案管理模式分析

趙雪晶

（特變電工股份有限公司進(jìn)出口公司，新疆 昌吉 831100）

企業(yè)檔案在企業(yè)管理工作當(dāng)中是非常重要的組成部分，也是企業(yè)發(fā)展過程當(dāng)中總結(jié)過去，指導(dǎo)企業(yè)未來發(fā)展的重要參考，企業(yè)檔案當(dāng)中很多檔案都是不可再生的，所以更應(yīng)當(dāng)將企業(yè)檔案管理工作充分做好。目前最為重要的工作內(nèi)容就是充分考慮企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展實(shí)際，構(gòu)建規(guī)范而又完善的企業(yè)檔案管理制度，并積極探索和研究適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理手段，保證檔案管理質(zhì)量，提高企業(yè)檔案整體管理水平，為企業(yè)改革和發(fā)展提供真實(shí)可靠的參考依據(jù)。那么在新時(shí)期，企業(yè)檔案應(yīng)當(dāng)如何定位工作取向，轉(zhuǎn)變管理模式呢？針對這一問題，從以下三個方面進(jìn)行分析論述，以供參考。

1 轉(zhuǎn)變過去檔案管理思想，樹立檔案資產(chǎn)新觀念

企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程當(dāng)中的各類業(yè)務(wù)信息、技術(shù)資料、圖檔文件、公文報(bào)告等都詳細(xì)地記錄在企業(yè)檔案當(dāng)中，企業(yè)檔案不僅記錄著企業(yè)各項(xiàng)活動內(nèi)容，同時(shí)也是企業(yè)資產(chǎn)主要憑證，承載著企業(yè)形象，體現(xiàn)著企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程當(dāng)中的智慧結(jié)晶，更客觀真實(shí)的記錄著企業(yè)整個發(fā)展歷程。而在企業(yè)發(fā)展不同時(shí)期，各個節(jié)點(diǎn)會產(chǎn)生大量信息資料，這些信息資料時(shí)間跨度長，而且載體多樣，內(nèi)容涵蓋非常豐富，檔案一直處于活躍狀態(tài)，因此必須要結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際構(gòu)建完善統(tǒng)一的現(xiàn)代管理模式。特別是企業(yè)發(fā)展過程當(dāng)中，科研投入不斷增加，一些技術(shù)研發(fā)、實(shí)驗(yàn)、應(yīng)用形成的信息資料，現(xiàn)已成為企業(yè)發(fā)展過程當(dāng)中最為寶貴的資產(chǎn)，對企業(yè)健康發(fā)展，增強(qiáng)企業(yè)市場競爭實(shí)力有著非常重要的現(xiàn)實(shí)意義，而這些信息數(shù)據(jù)需要利用檔案資料形式進(jìn)行記載與保存，同時(shí)客觀真實(shí)的進(jìn)行呈現(xiàn)。所以說，企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展過程當(dāng)中的無形資產(chǎn)與企業(yè)效益，企業(yè)檔案還具有專業(yè)性、專域性，所以保護(hù)和運(yùn)用好企業(yè)檔案意義重大。

2 進(jìn)行機(jī)制創(chuàng)新，對檔案管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變

就目前企業(yè)制度而言，清晰產(chǎn)權(quán)、明確權(quán)責(zé)與科學(xué)管理是現(xiàn)代企業(yè)最基本的特征，在進(jìn)行企業(yè)檔案管理過程當(dāng)中，要保證檔案管理和企業(yè)管理制度相適應(yīng)，因此就應(yīng)當(dāng)敢于否定傳統(tǒng)檔案管理過程當(dāng)中應(yīng)用的方式方法，有效改進(jìn)企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)制度創(chuàng)新。

2.1 推進(jìn)企業(yè)檔案信息一體化管理

目前很多企業(yè)，在檔案管理過程當(dāng)中主要采用單一的方式進(jìn)行管理，管理檔案過程當(dāng)中，獨(dú)立的將檔案在各部門中進(jìn)行保存，也有的統(tǒng)一存放全部檔案，以上這些檔案管理的方法，在管理形式以及管理內(nèi)容方面，都非常的局限與滯后，很難適應(yīng)企業(yè)檔案信息訴求，所以面對新的發(fā)展形勢，在企業(yè)檔案管理過程當(dāng)中推進(jìn)信息一體化管理模式顯得越發(fā)重要起來，結(jié)合企業(yè)檔案管理實(shí)際構(gòu)建融文書、科技、資料等于一體的檔案信息管理中心，借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，共享檔案信息資源，進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理水平，同時(shí)統(tǒng)一保管現(xiàn)代設(shè)施，確保其高效應(yīng)用，使現(xiàn)代企業(yè)高效精干、理順、改制原則得到充分體現(xiàn)，減少成本投入，保證改革效益。

2.2 改變傳統(tǒng)管理方法，運(yùn)用現(xiàn)代管理手段進(jìn)行管理

相比傳統(tǒng)但管理機(jī)制，當(dāng)前隨著企業(yè)檔案管理工作高效發(fā)展，在檔案管理載體以及形式上都出現(xiàn)了很大改變，基于計(jì)算機(jī)為前提的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，成為不同領(lǐng)域和行業(yè)實(shí)現(xiàn)工作高效發(fā)展的重要法寶。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作當(dāng)中也可以充分發(fā)揮這一技術(shù)優(yōu)勢，推動企業(yè)檔案管理工作電子化發(fā)展，進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展水平，逐步增強(qiáng)檔案管理電子化建設(shè)力度，把各類載體檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化與電子化，在檢索檔案，編輯信息以及咨詢借閱，傳播信息時(shí)，構(gòu)建更加高速的電子管理服務(wù)通道，轉(zhuǎn)變過去檔案管理過程當(dāng)中采用手工是被動管理方法。另外在檔案管理工作當(dāng)中，可以將信息管理中心作用充分發(fā)揮出來，提高檔案安全管理水平，加強(qiáng)人防、物防以及科技防，控制和減少檔案管理工作當(dāng)中的各種風(fēng)險(xiǎn)，使檔案實(shí)體安全性、保密性與信息安全性得到大幅提升。

2.3 企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中運(yùn)用服務(wù)利用為宗旨的檔案管理理念

企業(yè)在長時(shí)間發(fā)展過程當(dāng)中，逐步形成保守的觀念，覺得檔案管理工作就是閉門整檔，看門守?cái)?，檔案管理處于被動服務(wù)狀態(tài)，管理模式非常封閉，以至于檔案管理和開發(fā)利用彼此脫節(jié)，造成很多具有開發(fā)利用作用的檔案，逐漸的沉寂起來，無法跟上新時(shí)代發(fā)展需求。為了更加高效的開發(fā)利用企業(yè)檔案，就應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變過去傳統(tǒng)的檔案管理方式，將檔案管理工作充分結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營以及科技活動，增強(qiáng)企業(yè)檔案活力，指導(dǎo)企業(yè)決策制定于各項(xiàng)工作實(shí)施，發(fā)揮較好的參考作用。檔案日常查詢利用工作充分做好的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)檔案管理工作實(shí)際，將其中具有較高參考作用的信息提取出來，進(jìn)行分析與加工，探尋有效的資料與數(shù)據(jù)，保證編研的針對性，有效增強(qiáng)檔案自身價(jià)值，為企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展提供有效的參考和利用。

3 以人為本，提升檔案人員素質(zhì)新高度

3.1 增強(qiáng)工作人員職業(yè)道德

在企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中，工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理與保護(hù)，保證檔案信息完整性和安全性，結(jié)合檔案管理原則，進(jìn)行有效整理與編著，保證檔案高效利用，確保企業(yè)檔案管理水平不斷提升，為企業(yè)發(fā)展提供真實(shí)可靠的檔案信息。

3.2 增強(qiáng)檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

新時(shí)期檔案管理工作，對工作人員提出了更高的要求，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作當(dāng)中，必須要具備較強(qiáng)的信息技術(shù)能力，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，電子檔案管理與電子文書相關(guān)知識，結(jié)合信息技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀，重視新技術(shù)推廣和應(yīng)用，而且企業(yè)檔案管理過程當(dāng)中工作人員，還應(yīng)當(dāng)具備較強(qiáng)的信息意識分析能力，能夠從海量的信息當(dāng)中，找出有價(jià)值的檔案信息，并科學(xué)重組這些檔案信息，保證企業(yè)檔案信息真實(shí)性和可靠性，發(fā)揮更大的參考作用。

3.3 增強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作人員法律意識

在管理企業(yè)檔案過程中，工作人員應(yīng)當(dāng)對檔案管理有關(guān)法律法規(guī)充分掌握，科學(xué)收集與歸檔企業(yè)檔案，并具備較強(qiáng)的保密意識。特別是當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，逐步引入競爭機(jī)制，所以在管理企業(yè)檔案過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步強(qiáng)化保密意識，避免國家與企業(yè)權(quán)益遭受侵犯，引發(fā)企業(yè)檔案失密與失竊。另外，檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)知識學(xué)習(xí)，提高知識產(chǎn)權(quán)觀念，對企業(yè)相關(guān)檔案信息加強(qiáng)管理，科學(xué)開發(fā)與運(yùn)用。隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，給企業(yè)檔案管理工作造成的沖擊不斷加大，同時(shí)也帶來了巨大的發(fā)展機(jī)遇。所以在新的發(fā)展時(shí)期，要進(jìn)一步提高企業(yè)檔案法制化建設(shè)水平，采取切實(shí)有效措施，保證企業(yè)檔案管理高效發(fā)展，增強(qiáng)其服務(wù)性，確保這些檔案信息資源逐漸轉(zhuǎn)化成知識資產(chǎn)，為指導(dǎo)企業(yè)持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展作出更大貢獻(xiàn)。