高職院校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)策略探析

沈建蟄

（南京財(cái)經(jīng)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校，江蘇 南京 210001）

當(dāng)前，檔案管理工作中產(chǎn)生了許多課題，諸如檔案信息化資源開(kāi)發(fā)、個(gè)性化信息服務(wù)、針對(duì)性編研工作等，但受人員結(jié)構(gòu)不合理、人才培養(yǎng)制度不完善等問(wèn)題的影響，這樣的檔案管理工作很難滿足時(shí)代發(fā)展需求。對(duì)此，高職院校需要提高對(duì)檔案管理的重視程度，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，增強(qiáng)檔案管理交流，建立學(xué)習(xí)型檔案管理隊(duì)伍，進(jìn)而滿足當(dāng)前檔案管理工作要求。

1 高職院校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的必要性

對(duì)于高職院校檔案建設(shè)與管理而言，屬于學(xué)校整體管理工作的主要構(gòu)成部分之一，同時(shí)也是對(duì)現(xiàn)代化校園進(jìn)行構(gòu)建的關(guān)鍵，在促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量提高、創(chuàng)設(shè)校園文化氛圍等方面發(fā)揮著重要作用。 對(duì)此，應(yīng)更加關(guān)注高職院校檔案管理，和學(xué)生自身情況相結(jié)合，對(duì)科學(xué)、合理的發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行制定，同時(shí)在考核指標(biāo)中將其納入。在這一過(guò)程中，優(yōu)秀檔案工作隊(duì)伍的構(gòu)建十分關(guān)鍵。

其一，檔案管理隊(duì)伍建設(shè)在調(diào)整、完善高職院校檔案工作組織結(jié)構(gòu)中發(fā)揮著極為重要的作用。相關(guān)規(guī)定明確指出，高職院校檔案管理人員必須掌握豐富的專業(yè)知識(shí)，獲取到工作資質(zhì)?，F(xiàn)階段，在高中院校中，負(fù)責(zé)檔案工作的專業(yè)性人才不足，進(jìn)而難以確保高職院校檔案建設(shè)的實(shí)踐性和整體性，對(duì)此項(xiàng)工作的開(kāi)展造成了極大的影響。

其二，素質(zhì)高、能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，其是高職院校開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作不可缺少的力量。不斷發(fā)展的信息技術(shù)，顯著改變了社會(huì)生活，基于此背景，信息化和智能化成為高職院校檔案建設(shè)的重中之重，這就越來(lái)越需要具有實(shí)踐技能和專業(yè)知識(shí)的人才，其對(duì)檔案工作順利達(dá)到智能化和信息化標(biāo)準(zhǔn)極為有利[1]。

其三，高職院校要想促進(jìn)檔案管理工作水平的提高，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的重視。并且，高職院校檔案建設(shè)離不開(kāi)專業(yè)隊(duì)伍的幫助，隊(duì)伍人員專業(yè)能力與實(shí)踐水平，與檔案建設(shè)效果、發(fā)展緊密相關(guān)，也會(huì)直接影響學(xué)校的文化氛圍、辦學(xué)以及教學(xué)氛圍，直接決定了校園現(xiàn)代化建設(shè)和文化建設(shè)能否順利實(shí)現(xiàn)。

2 高職院校加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的基本思路

2.1 提高檔案管理人員素質(zhì)

就高職院校領(lǐng)導(dǎo)，特別是主管組織工作的領(lǐng)導(dǎo)而言，需要形成科學(xué)的檔案意識(shí)，充分保證機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員編制。檔案經(jīng)費(fèi)方面，則需要對(duì)相應(yīng)軟硬件設(shè)施進(jìn)行增添，主動(dòng)對(duì)檔案工作人員的工作和生活等予以密切關(guān)心，讓他們?nèi)〉昧己贸煽?jī)，亦或是順利完成工作任務(wù)時(shí)，主管領(lǐng)導(dǎo)需要給予其充分的表?yè)P(yáng)與認(rèn)可，并為他們創(chuàng)造同等升遷機(jī)會(huì)，進(jìn)而讓檔案管理工作績(jī)效得到全面提升。同時(shí)，促進(jìn)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的提高，屬于落實(shí)好此項(xiàng)工作的主要依據(jù)。為了能夠加強(qiáng)檔案管理工作，需要進(jìn)一步促進(jìn)相關(guān)人員專業(yè)能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)提高，對(duì)在崗人員開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)黨與政府建立的相關(guān)政策、法規(guī)、理論知識(shí)等，通過(guò)先進(jìn)知識(shí)武裝頭腦，并開(kāi)闊眼界，指導(dǎo)各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行[2]。

2.2 理順檔案管理交流與溝通渠道

良好的交流渠道屬于構(gòu)建相互理解、支持氛圍的基礎(chǔ)，也是建立管理團(tuán)隊(duì)文化的主要構(gòu)成部分，對(duì)提升檔案管理人員的能力以及業(yè)務(wù)素質(zhì)極為有利。就高職院校檔案管理交流渠道而言，主要涉及檔案管理人員與其他管理人員之間、檔案管理人員之間、檔案管理人員與其他高校之間等相關(guān)層面。從事檔案管理工作的人員需要對(duì)學(xué)校檔案管理與研究進(jìn)展進(jìn)行全面地掌握，熟悉國(guó)家與地方政策法規(guī)，以便于將這些信息的優(yōu)勢(shì)展現(xiàn)出來(lái)，主動(dòng)向主管部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，進(jìn)而得到支持。同時(shí)，第一時(shí)間告知檔案管理人員主管部門給出的意見(jiàn)，協(xié)助其調(diào)整和優(yōu)化檔案管理工作。并且，只有構(gòu)建科學(xué)的橫向、縱向交流渠道，才可以將檔案管理人員的樞紐、橋梁作用展現(xiàn)出來(lái)，構(gòu)建相互交流、彼此了解、支持的局面，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)以及資源整合，推動(dòng)檔案管理工作的開(kāi)展[3]。

2.3 規(guī)范檔案管理人員培訓(xùn)

高職院校檔案管理人員需要擁有愛(ài)崗敬業(yè)的精神、優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識(shí)、豐富專業(yè)知識(shí)、組織協(xié)調(diào)能力、計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力等，并且檔案管理技術(shù)骨干等，除了應(yīng)具備以上素質(zhì)之外，還需擁有創(chuàng)新意識(shí)，掌握最新檔案管理和改革方向?；诖?，高職院校對(duì)檔案管理人員開(kāi)展繼續(xù)教育與業(yè)務(wù)培訓(xùn)就顯得十分重要。高職院校對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)需落實(shí)好以下方面：其一，積極革新思想觀念。以培訓(xùn)為基礎(chǔ)，確保檔案管理人員心態(tài)良好，將服務(wù)自豪、服務(wù)光榮的觀念形成；其二，加強(qiáng)綜合素質(zhì)。借助培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理人員組織協(xié)調(diào)能力以及文字表達(dá)能力等增強(qiáng)；其三，積極開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織檔案人員學(xué)習(xí)檔案政策、管理學(xué)專業(yè)知識(shí)，借助培訓(xùn)活動(dòng)，充分了解檔案管理狀態(tài)，以此促進(jìn)檔案管理中現(xiàn)代管理意識(shí)以及競(jìng)爭(zhēng)創(chuàng)新意識(shí)增強(qiáng)。

2.4 建立健全相關(guān)機(jī)制

高職院校檔案管理人員開(kāi)展工作的過(guò)程中，需要一定動(dòng)力，此種動(dòng)力需要有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行調(diào)動(dòng)。所以，只有在了解員工具體需求與工作狀態(tài)之外，才可以建立科學(xué)的方式。同時(shí)，需要結(jié)合工作情況建立合理機(jī)制，確保檔案管理工作能夠和學(xué)?？?jī)效考核、職稱評(píng)定等環(huán)節(jié)聯(lián)系在一起，通過(guò)物質(zhì)、精神激勵(lì)的方式，加強(qiáng)員工使命感和主動(dòng)精神，進(jìn)而組建一支優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍。另外，應(yīng)優(yōu)化檔案人事管理制度，全面落實(shí)聘用制，讓管理隊(duì)伍向著職業(yè)化、專業(yè)化的方向進(jìn)行發(fā)展。完善檔案管理硬件設(shè)施，改善檔案工作條件，適當(dāng)提高資金投入，并對(duì)檔案管理所具備的重要作用進(jìn)行宣傳，形成良好管理文化氛圍，通過(guò)各類方式讓檔案管理人員思想得到轉(zhuǎn)變，激發(fā)工作熱情。和其它檔案管理工作相比之下，高職院校檔案管理涉及極強(qiáng)的政策性，應(yīng)結(jié)合檔案管理有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格處理。所以，就高職院校檔案管理人員而言，應(yīng)不斷加強(qiáng)自身法律意識(shí)，積極學(xué)習(xí)《保密法》、《檔案法》，以及高職院校辦學(xué)宗旨、規(guī)章管理制度等，確保做到知法守法，維護(hù)檔案材料歷史真實(shí)性。并且，針對(duì)工作中導(dǎo)致檔案出現(xiàn)丟失，亦或是損壞的情況，需追究相應(yīng)人員法律責(zé)任，如此一來(lái)便能夠規(guī)范檔案管理隊(duì)伍整體工作調(diào)度，并讓檔案管理工作有效的得到法律保護(hù)[4]。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高職院校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)意義重大，具體建設(shè)時(shí)不能夠一蹴而就，而是應(yīng)立足于學(xué)校實(shí)際狀況與檔案人才隊(duì)伍建設(shè)規(guī)律，結(jié)合科學(xué)發(fā)展思想，全面建設(shè)本校檔案人才隊(duì)伍，并在建設(shè)的過(guò)程中加強(qiáng)思想建設(shè)，促進(jìn)整體素養(yǎng)與工作能力的提高，夯實(shí)檔案建設(shè)效果提升的基礎(chǔ)。