醫(yī)院編外人員檔案管理分析

張博文

（佳木斯大學(xué)附屬第一醫(yī)院人力資源部，黑龍江 佳木斯 154002）

如何能夠真正保管好，利用好醫(yī)院編外人員的檔案信息，需要形成一套比較完善的檔案管理體系。而在此之前，首先了解現(xiàn)今醫(yī)院編外人員檔案管理的現(xiàn)狀是非常必要的。醫(yī)院編外人員檔案現(xiàn)代化管理流程較為復(fù)雜，其中涉及的內(nèi)容也較多，因此在實(shí)際管理的過(guò)程中，需要相關(guān)人員制定全面有效的醫(yī)院編外人員檔案現(xiàn)代化管理方案，將先進(jìn)的技術(shù)手段和技術(shù)理念應(yīng)用在其中，這種方式能夠提升我國(guó)醫(yī)院編外人員檔案現(xiàn)代化管理水平，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。

1 醫(yī)院編外人員檔案集約化管理概述

1）醫(yī)院編外人員檔案集約化管理的概念。集約化醫(yī)院管理體系是我國(guó)現(xiàn)代化醫(yī)院管理體系中的重要一個(gè)組成環(huán)節(jié)部分，在不斷提升現(xiàn)代集約化醫(yī)院管理水平的整個(gè)過(guò)程中。第一，制定嚴(yán)格全面的醫(yī)院管理工作規(guī)范。根據(jù)管理業(yè)務(wù)的實(shí)際需求和工作流程，制定一套相應(yīng)的數(shù)據(jù)歸檔處理程序，對(duì)醫(yī)院編外人員檔案管理中的相關(guān)信息數(shù)據(jù)展開(kāi)統(tǒng)一歸檔處理，這種歸檔方式無(wú)疑是實(shí)現(xiàn)集約化資產(chǎn)管理的重要基礎(chǔ)。第二，提升醫(yī)院檔案收集整理工作質(zhì)量。這一改革過(guò)程中就需要國(guó)家統(tǒng)一制定醫(yī)院編外人員檔案管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，將檔案信息共享平臺(tái)的重要作用得以充分發(fā)揮體現(xiàn)出來(lái)。

2）醫(yī)院編外人員檔案集約化管理的特點(diǎn)。醫(yī)院編外人員是促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療水平發(fā)展的主要?jiǎng)恿M成的一部分，其在實(shí)際檔案管理的工作過(guò)程中，需要充分保證整個(gè)醫(yī)院編外人員檔案管理工作過(guò)程的信息全面性和工作有效性，本文將以管理醫(yī)院編外人員檔案的信息管理法為例，將目前現(xiàn)代化的醫(yī)院編外人員管理信息技術(shù)充分應(yīng)用在其中，保證最終提高醫(yī)院編外人員檔案管理工作質(zhì)量。醫(yī)院編外人員檔案管理現(xiàn)代化業(yè)務(wù)管理，在實(shí)施工作過(guò)程中主要必須具備時(shí)效性的特點(diǎn)。醫(yī)院編外人員醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化醫(yī)院管理中會(huì)需要應(yīng)用最新的電子信息技術(shù)，而這種電子信息技術(shù)在實(shí)際管理使用中需要具備較強(qiáng)的管理時(shí)效性，整個(gè)管理流程需要依靠一個(gè)電子系統(tǒng)進(jìn)行完成。醫(yī)院編外人員需要額外耗費(fèi)大量的時(shí)間人力和人財(cái)物力，與其他傳統(tǒng)管理醫(yī)院編外人員醫(yī)院檔案管理傳統(tǒng)方式檔案相比，能夠有效節(jié)省大量的管理時(shí)間，提升檔案管理效率。

3）醫(yī)院編外人員檔案集約化管理的重要性。建立醫(yī)院編外人員動(dòng)態(tài)管理檔案，已經(jīng)成為對(duì)于所有醫(yī)院編外人員進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理的一種重要工具，醫(yī)院編外人員檔案也就是進(jìn)行檔案動(dòng)態(tài)所必不可少的重要組成部分。在所有醫(yī)院編外人員管理機(jī)構(gòu)對(duì)醫(yī)院編外人員相關(guān)檔案內(nèi)容資料進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)一之后，檔案管理人員的職責(zé)就已經(jīng)可以完全的分類(lèi)整合下放到一個(gè)人力資源部門(mén)當(dāng)中，要讓我想更加便捷和高效的管理完成各項(xiàng)人資管理工作就必須對(duì)所有醫(yī)院編外人員的相關(guān)檔案資料進(jìn)行一個(gè)集中性的分類(lèi)整合和統(tǒng)一管理。這樣才會(huì)更能夠有效地幫助完成檔案信息化后續(xù)的其他一系列信息查詢和數(shù)據(jù)分類(lèi)管理的相關(guān)工作。

2 醫(yī)院編外人員檔案管理中存在的問(wèn)題

1）醫(yī)院編外人員檔案管理集約化程度低。各級(jí)的醫(yī)院編外人員檔案管理工作機(jī)制之間的相互制約約束力不夠明顯，各個(gè)檔案管理機(jī)制比較分散，沒(méi)有在統(tǒng)一的各級(jí)規(guī)范化檔案管理之下正常運(yùn)作，彼此之間相互關(guān)聯(lián)性不夠。為有效解決這一復(fù)雜問(wèn)題，就必然需要對(duì)目前分散于各個(gè)部門(mén)中密切相關(guān)的各類(lèi)醫(yī)院編外人員檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一、全面的管理整合，統(tǒng)一管理保存，對(duì)各類(lèi)醫(yī)院編外人員相關(guān)文件檔案管理進(jìn)行一種集約化的統(tǒng)一管理模式。

2）醫(yī)院編外人員檔案管理缺乏有效制度規(guī)范。國(guó)家關(guān)于醫(yī)院編外人員的規(guī)章制度很多，內(nèi)容繁雜。對(duì)于醫(yī)院編外人員的相關(guān)定義不夠清晰，使得執(zhí)行起來(lái)彈性比較大。還由于現(xiàn)今醫(yī)療編外人員檔案管理的復(fù)雜程度與日增長(zhǎng)，關(guān)于醫(yī)院編外人員的規(guī)章制度制定時(shí)間可能比較早。一些內(nèi)容并不是很適合實(shí)際發(fā)展中的醫(yī)院管理，在執(zhí)行時(shí)會(huì)有難度。所以相關(guān)完善的制度應(yīng)該被建立，形成統(tǒng)一可行的管理標(biāo)準(zhǔn)，完善醫(yī)院編外人員檔案管理工作。

3）醫(yī)院編外人員檔案查詢服務(wù)水平低。受各地管理機(jī)制和管理水平的影響，各地的醫(yī)院編外人員檔案的管理查詢水平不同，與先進(jìn)的城市相比查詢水平較為低下，且自動(dòng)化查詢過(guò)程中有一定的限制，離不開(kāi)人工的輔助，不能全面實(shí)現(xiàn)方便快捷的自助查詢。同時(shí)，有時(shí)在查詢時(shí)依據(jù)不同，查詢?nèi)藛T的素質(zhì)，以及查詢窗口的設(shè)置，都極大地降低了查詢的便利性。進(jìn)而使得查詢工作效率低下，不能滿足日益增長(zhǎng)的查詢需求。

3 醫(yī)院編外人員檔案管理的可行路徑

1）推進(jìn)檔案信息化和集約化管理機(jī)制建設(shè)。將其與醫(yī)院編外人員管理業(yè)務(wù)相關(guān)的各類(lèi)檔案集中管理整合，在醫(yī)院高度集中化的管理下即可實(shí)現(xiàn)醫(yī)院對(duì)醫(yī)院編外人員管理相關(guān)檔案的高度集約化集中管理。在醫(yī)院進(jìn)行國(guó)有醫(yī)院編外人員產(chǎn)權(quán)管理檔案的專業(yè)集約化檔案管理時(shí)，可以將不同專業(yè)類(lèi)型的檔案管理集中在一個(gè)檔案室內(nèi)，并對(duì)檔案管理進(jìn)行一套標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的專業(yè)集約化檔案管理。通過(guò)資源整合、集約化的檔案管理模式，大大程度節(jié)省了在開(kāi)展醫(yī)院編外人員檔案管理上的大量重復(fù)性和投入，為確保醫(yī)院編外人員檔案管理工作的穩(wěn)定高效開(kāi)展順利提供了有效保障。

2）制定科學(xué)管理標(biāo)準(zhǔn)完善檔案管理流程。在信息統(tǒng)一與集約規(guī)范運(yùn)用檔案管理各類(lèi)業(yè)務(wù)時(shí)，要充分考慮結(jié)合各類(lèi)檔案業(yè)務(wù)的具體管理屬性與功能特征。設(shè)置檔案歸檔管理流程，建設(shè)完善相應(yīng)的檔案信息化歸檔平臺(tái)，對(duì)從事檔案管理的重要標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)進(jìn)行信息統(tǒng)一化歸檔處理，為推進(jìn)檔案的統(tǒng)一集約化規(guī)范管理發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。對(duì)各類(lèi)記錄檔案資料進(jìn)行綜合整理時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格劃定進(jìn)行整理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范好整理業(yè)務(wù)流程與相關(guān)執(zhí)行管理工序，對(duì)檔案管理的技術(shù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求也應(yīng)進(jìn)行行業(yè)統(tǒng)一化跟蹤處理，采取此種管理方式也只能為檔案資料的合理流轉(zhuǎn)、交接和其他信息技術(shù)資源整合利用提供有利條件，以求于在借助醫(yī)院信息化服務(wù)平臺(tái)后才能對(duì)各類(lèi)檔案信息資源整合進(jìn)行高效而科學(xué)的綜合管理。

3）整合不合理檔案資源拓展檔案增值服務(wù)。在對(duì)其進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用的過(guò)程中，可以建立透明化的制度規(guī)則，防止醫(yī)院編外人員檔案管理中出現(xiàn)意外情況，針對(duì)醫(yī)院編外人員檔案的查詢業(yè)務(wù)，可以將其設(shè)定為服務(wù)性質(zhì)，醫(yī)院編外人員檔案醫(yī)院與政府相互溝通。根據(jù)目前的檔案資源，定期對(duì)資料進(jìn)行重新編排，這種方式可以大幅度提升醫(yī)院編外人員檔案管理的概率。另外，在醫(yī)院編外人員檔案現(xiàn)代化管理的過(guò)程中，還可以將紙質(zhì)醫(yī)院編外人員檔案與電子醫(yī)院編外人員檔案相互結(jié)合，一旦一方檔案出現(xiàn)泄露或者丟失等情況，可以從另一個(gè)檔案中獲得缺失信息，保證整個(gè)醫(yī)院編外人員檔案現(xiàn)代化管理的全面性和有效性，促進(jìn)我國(guó)醫(yī)院編外人員檔案現(xiàn)代化管理的良好發(fā)展。

4 結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院編外人員檔案的業(yè)務(wù)管理時(shí)候，可以通過(guò)采取集約化檔案管理，整合醫(yī)院人力資源。優(yōu)化功能配置，實(shí)現(xiàn)城市醫(yī)院編外人員檔案的管理便捷化簡(jiǎn)易管理和查詢等。建立形成起一套比較完善的醫(yī)院編外人員集約化檔案管理體系，推動(dòng)對(duì)醫(yī)院編外人員檔案管理業(yè)務(wù)管理水平的一個(gè)全面提高。