新時期檔案管理工作的探析

馮 娟

（山東省青島市嶗山區(qū)暫住人口管理辦公室，山東 青島 266000）

1 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1）檔案信息化管理體制不完善。目前，很多檔案管理工作都是由行政部門人員負責，并沒有設(shè)立專門的檔案管理崗位，由于部分企事業(yè)缺乏豐富的人力資源，從而造成檔案管理中組織架構(gòu)不完善、崗位職責不清晰以及缺乏責任感等。在這種情況下，檔案管理工作容易被管理者忽視，并且缺乏完善的檔案信息化管理體制。隨著信息化時代的到來，各類信息層出不窮，檔案管理的范圍也不斷擴大，工作內(nèi)容也越來越多。

2）檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)能力不足。目前在事業(yè)單位還存在一些忽視檔案管理重要性的問題，這一定程度上也阻礙了檔案管理的進步。在實際工作中沒有按照嚴格的標準和要求開展檔案管理工作，也極大地給管理效率和能力造成了不良的后果。一些事業(yè)單位檔案管理上存在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力不足的情況，給管理帶來了不便，容易出現(xiàn)管理混亂不科學(xué)的現(xiàn)象。從目前事業(yè)單位檔案管理的實際情況來看，最普遍存在的問題就是缺少有關(guān)管理上的科學(xué)制度規(guī)范，相應(yīng)的管理流程和標準也不夠完善。還存在一些單位雖然建立了有關(guān)檔案管理的規(guī)范制度，但是受到各種因素的影響導(dǎo)致落實得不夠徹底，沒有發(fā)揮出真正實質(zhì)作用。檔案管理工作缺少專業(yè)的管理人才，大部分檔案管理人員并非檔案專業(yè)出身，在單位也是兼任檔案管理工作，沒有系統(tǒng)學(xué)習過相關(guān)的業(yè)務(wù)。這也嚴重影響了管理的標準化發(fā)展，給檔案管理帶來困擾，無法有效地實現(xiàn)檔案信息的真正價值意義，給事業(yè)單位的長遠發(fā)展帶來不良的影響。

3）事業(yè)單位檔案建設(shè)工作不夠嚴謹。大部分事業(yè)單位將檔案管理工作作為一項日常性工作，對于檔案管理的信息錯誤、更新不及時等情況不重視，整體檔案管理工作是十分松散的。由于事業(yè)單位仍然存在紙質(zhì)材料辦公的情況，檔案管理工作并不嚴謹，紙質(zhì)材料丟失、難以完善保存、人員信息更新不及時等情況時有發(fā)生。由于事業(yè)單位內(nèi)不存在比較系統(tǒng)完善的文件管理制度和信息系統(tǒng)操作規(guī)范，大部分檔案管理從業(yè)人員難以按照統(tǒng)一的標準收錄信息，后期信息篩查較困難，不利于提升事業(yè)單位的檔案管理信息化水平。

2 新時期加強檔案管理工作的可行策略

1）完善管理體系，規(guī)范健康發(fā)展。針對目前檔案管理呈現(xiàn)出來的不正之風，各地事業(yè)單位要盡快完善檔案管理體系，制定與本機構(gòu)工作實際情況相符，貫徹落實了國家相關(guān)法律法規(guī)要求以及政府政策方針的檔案管理規(guī)章制度規(guī)范，讓檔案管理工作健康有序發(fā)展，真正解決檔案管理的混亂局面，切實發(fā)揮管理制度的保障作用。通過制度的制定和執(zhí)行，堵住檔案管理工作紕漏，降低檔案管理過程風險與安全隱患，實行合理的獎懲機制、績效考核機制，做到有功及時賞，有錯嚴肅罰，體現(xiàn)規(guī)章制度具有的約束與激勵雙重功能，令檔案管理工作的進步和發(fā)展始終建立在公正公平基礎(chǔ)原則上，保持檔案管理長久活力，調(diào)動工作人員責任心與工作激情。

2）提升信息化建設(shè)水平。隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作方法面臨多重挑戰(zhàn)，不論是數(shù)字化建檔還是使用者需求的多樣化，都是檔案管理工作中需要改進的重點內(nèi)容。為了改變傳統(tǒng)的檔案管理方法，則要通過結(jié)合信息技術(shù)的使用建立高效完善的數(shù)字化管理系統(tǒng)，有利于實現(xiàn)檔案更加快速清晰的保存，對檔案的儲存期限和形式都有更好的處理方法，還有利于信息化建設(shè)的進行。同時還要從辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的接入方面入手，在建設(shè)數(shù)字化管理模式時綜合考慮到銜接的問題，保證數(shù)字資源的有效利用。事業(yè)單位要通過數(shù)字化建設(shè)發(fā)展，結(jié)合創(chuàng)新的管理制度，保證檔案管理系統(tǒng)處于高效安全的運行狀態(tài)，比如在文件保密和網(wǎng)絡(luò)安全方面要完善，保障檔案管理的安全高效開展。

3）加強對檔案管理的重視程度。想要做好和創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作，就需要加強單位對檔案管理的重視和關(guān)注度，認識到加強檔案管理工作的重要性。在當前社會新的發(fā)展形勢下，事業(yè)單位檔案管理需要轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的管理模式，科學(xué)運用現(xiàn)代化技術(shù)進行理，這對于提升事業(yè)單位檔案管理工作效率有著十分重要的作用和意義?；诖耍聵I(yè)單位需要健全當前檔案管理制度體系，在提升檔案管理工作效率的同時，實現(xiàn)與時俱進，借助創(chuàng)新思維來強化檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代化發(fā)展模式的融合，全面更新檔案管理信息，借助成功的檔案管理系統(tǒng)來完善和修訂原有檔案管理體系，構(gòu)建出高效且創(chuàng)新的檔案管理工作體系，以此來提升事業(yè)單位檔案管理的實效性。檔案管理工作是一項長期的任務(wù)，在過程中，需要保障人員之間的公平性，以此來調(diào)動檔案管理人員對本職工作的積極性與主動性。

4）豐富檔案管理的實際價值。在新時期，事業(yè)單位檔案管理工作的具體應(yīng)用價值必須持續(xù)性提高，并基于檔案內(nèi)容做好針對性的工作優(yōu)化。深度挖掘信息的同時，做好人員的定期考核，并基于考核的內(nèi)容將職業(yè)技能以及工作狀況、職業(yè)道德等內(nèi)容納入其中，將審核的結(jié)果反饋給所有的對應(yīng)主體。事業(yè)單位的檔案管理工作必須從信息獲取的角度進行優(yōu)化，管理人員在決策時可以充分參考檔案中的內(nèi)容，促使事業(yè)單位的運行機制保持良性循環(huán)。

5）增加檔案管理信息化設(shè)施的投入。想要實現(xiàn)檔案管理信息化，需要配備相應(yīng)的信息化設(shè)施，在管理制度和人才建設(shè)方面都需要完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施。檔案管理信息化建設(shè)包括硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，硬件設(shè)施包括先進的電腦、服務(wù)器、信息采集及儲存設(shè)備等，從而保障檔案管理信息化建設(shè)水平，促進先進的信息化技術(shù)的應(yīng)用，因此需要較大的硬件設(shè)施投入，這種投入不僅指資金上，還有人才和場地方面的投入。軟件設(shè)施更新的速度則更快，為了適應(yīng)社會的發(fā)展和先進技術(shù)的應(yīng)用，信息化管理軟件需要及時更新，在滿足不同用戶需求的前提下，對現(xiàn)有的軟件進行提升和完善，提高軟件的使用效率。

6）培養(yǎng)創(chuàng)新型檔案管理團隊。檔案管理人員屬于一線人員，應(yīng)不斷提高其信息化意識，使其養(yǎng)成重視創(chuàng)新的思維，學(xué)習先進的信息化技術(shù)，對于檔案管理職能部門也需要多與科研院校合作，為人員綜合素質(zhì)提升進行培訓(xùn)，為單位提供高素質(zhì)的檔案管理人員，解決檔案管理信息化建設(shè)中面臨的問題，關(guān)于培訓(xùn)不僅包括管理思維培訓(xùn)，還包括技能培訓(xùn)和職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)等，從而面對新時期信息化發(fā)展與創(chuàng)新的要求，提升檔案管理人員的能力和責任感。檔案管理人員也應(yīng)不斷學(xué)習，提升自身的技能，從而滿足單位的信息化建設(shè)需求。

3 結(jié)束語

事業(yè)單位的檔案管理作為一項復(fù)雜瑣碎的工作。在開展過程中容易出現(xiàn)各種各樣的紕漏，面對新時期對檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展提出的新挑戰(zhàn)，從實際出發(fā)采取可行策略，加強檔案管理工作，多角度、全方位提高檔案管理效率和水平，打造專業(yè)高素質(zhì)的檔案管理工作隊伍，加強對新時期檔案管理工作方法的研究與嘗試，不斷積累實踐經(jīng)驗，讓檔案管理事業(yè)更上一層樓。