淺談設(shè)計(jì)檔案管理及檔案工作發(fā)展趨勢(shì)的探究

蘇 娜

（五礦礦業(yè)（安徽）工程設(shè)計(jì)有限公司，安徽 合肥 230000）

設(shè)計(jì)檔案是建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)科技活動(dòng)的真實(shí)記錄，反映了項(xiàng)目建設(shè)從規(guī)劃設(shè)計(jì)到竣工運(yùn)營的整體建設(shè)情況，是建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收不可缺少的部分，更是設(shè)計(jì)過程中的重要史料。因此，設(shè)計(jì)檔案對(duì)于設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位、施工單位三方都具有極其重要的保存和利用價(jià)值。

1 設(shè)計(jì)檔案管理的基本特征

設(shè)計(jì)檔案主要是反映一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目在工程建設(shè)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、電子文件等各種形式的真實(shí)記錄。建設(shè)工程項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、文件種類多、功能交叉、資源種類多、數(shù)量多、規(guī)模大等特點(diǎn)，勢(shì)必會(huì)影響設(shè)計(jì)檔案的收集和形成。其主要特征有以下三個(gè)方面：

1.1 文件種類多，歸檔流程復(fù)雜，具有綜合性的專業(yè)特點(diǎn)

設(shè)計(jì)檔案根據(jù)工程項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)、跨度大等特征，會(huì)形成各種文件載體，比如原始文件、圖表、圖紙、電子版圖紙、政府批準(zhǔn)的許可文件和其他文件，設(shè)計(jì)任務(wù)書、委托書、合同、地質(zhì)勘察資料、招標(biāo)資料、規(guī)劃、可行性研究報(bào)告、方案設(shè)計(jì)和高階段設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等各類文件，這些文件材料的形成是整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的重要原始記錄，在設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位、施工單位三方中發(fā)揮著極其重要的作用。

1.2 項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的檔案數(shù)量增多，設(shè)計(jì)變更增多，設(shè)計(jì)專業(yè)較多等綜合因素

設(shè)計(jì)檔案是反映建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)活動(dòng)過程中整體情況的真實(shí)記錄，由于項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)、跨度大、多個(gè)專業(yè)相互交叉共同設(shè)計(jì)等特點(diǎn)，尤其是一些大型工程項(xiàng)目，會(huì)形成圖紙多達(dá)幾百張甚至幾千張，設(shè)計(jì)變更會(huì)不斷替換，檔案收集、整理、替換、編號(hào)的工作量更是翻倍增加，綜合上述種種復(fù)雜的因素，對(duì)檔案管理工作者來說，面臨著新形勢(shì)下的巨大的挑戰(zhàn)。

1.3 利用頻繁，應(yīng)用范圍廣，使用效率高

設(shè)計(jì)檔案是體現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)專業(yè)和技術(shù)水平，設(shè)計(jì)成果具有較高的保存和利用價(jià)值。項(xiàng)目在建設(shè)過程中，設(shè)計(jì)圖紙不僅要提供給建設(shè)投資方，也要提供給施工方，以便于施工方對(duì)設(shè)計(jì)過程的參考和借鑒。在后續(xù)項(xiàng)目建設(shè)過程中不斷出現(xiàn)設(shè)計(jì)變更和調(diào)整，還有在業(yè)主方的規(guī)劃、環(huán)評(píng)、環(huán)保、安全等多種驗(yàn)收和項(xiàng)目延伸的設(shè)計(jì)施工中提供咨詢利用服務(wù)，以上諸多綜合因素體現(xiàn)了設(shè)計(jì)檔案管理重要性，這種高頻率的利用對(duì)于設(shè)計(jì)檔案管理提出了新的要求。

2 設(shè)計(jì)檔案的管理措施和檔案工作發(fā)展趨勢(shì)

在建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中，設(shè)計(jì)檔案管理首先要符合國家的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，其次要滿足建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際工作要求?？茖W(xué)的制定檔案管理措施主要體現(xiàn)以下幾個(gè)方面：

1）建立健全設(shè)計(jì)檔案管理機(jī)制，保證檔案材料的收集準(zhǔn)確、及時(shí)。設(shè)計(jì)檔案在項(xiàng)目建設(shè)過程中乃至整個(gè)項(xiàng)目結(jié)束后都發(fā)揮著極其重要的憑證作用。因此，建立健全完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)制顯得尤為重要，在設(shè)計(jì)單位做好檔案管理工作建議從以下幾點(diǎn)做起：一是設(shè)計(jì)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視并明確主管領(lǐng)導(dǎo)主抓設(shè)計(jì)檔案工作，成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，將檔案管理工作納入工作日程，使設(shè)計(jì)檔案在項(xiàng)目建設(shè)的全過程中處于受控狀態(tài)；二是應(yīng)該建立健全完善的設(shè)計(jì)檔案管理制度，如《檔案工作人員職責(zé)》、《檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)圖》、《檔案分類示意圖》、《檔案庫房保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》等一系列制度，通過加強(qiáng)制度管控和高效執(zhí)行力度，使設(shè)計(jì)檔案管理工作具有可操作性；三是應(yīng)該明確設(shè)計(jì)檔案歸檔范圍：包括甲方的委托書、批文、合同、設(shè)計(jì)條件及要求、地勘報(bào)告、審查意見、技經(jīng)計(jì)算書、修改設(shè)計(jì)函、工程造價(jià)書、方案設(shè)計(jì)和初步設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)施工圖及電子文檔、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、評(píng)估報(bào)告等，規(guī)范檔案管理要求，提高歸檔文件的案卷質(zhì)量，確保檔案材料收集的完整性和成套性，促進(jìn)檔案后續(xù)整理工作的有效開展。其次，應(yīng)明確設(shè)計(jì)檔案的歸檔時(shí)間，要求定期歸檔，及時(shí)歸檔，促進(jìn)檔案管理的時(shí)效性和工作效率。最后，還應(yīng)對(duì)設(shè)計(jì)歸檔文件的載體、書寫材料、電子文件格式等提出明確要求，要求其必須符合國家標(biāo)準(zhǔn)，確保設(shè)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的規(guī)范化。

2）制定科學(xué)的分類方案體系，保證檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，能夠有效提升設(shè)計(jì)檔案管理工作水平。設(shè)計(jì)檔案在設(shè)計(jì)單位形成的項(xiàng)目眾多，數(shù)量龐大，周期長(zhǎng)，跨度大，如果不能科學(xué)的制定檔案分類方案，會(huì)導(dǎo)致后期設(shè)計(jì)檔案無章可循，雜亂無章，造成檔案整理工作大量的返工和查找利用混亂的局面，給后續(xù)檔案整理和利用工作帶來極大不便和麻煩，因此，制定科學(xué)的分類方案，保證檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，顯得極其重要。

3）建立健全檔案管理信息化運(yùn)行機(jī)制，使設(shè)計(jì)檔案信息資源更好地為企業(yè)的發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營提供技術(shù)支撐和業(yè)務(wù)保障。設(shè)計(jì)檔案的利用價(jià)值在設(shè)計(jì)單位具有現(xiàn)實(shí)長(zhǎng)遠(yuǎn)意義。首先，應(yīng)建立檔案信息化數(shù)據(jù)庫，建立起一個(gè)內(nèi)容豐富、容量巨大、查詢便捷、利用快速的綜合數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，為設(shè)計(jì)和生產(chǎn)經(jīng)營提供強(qiáng)有力的知識(shí)共享服務(wù)系統(tǒng)。其次，應(yīng)該開發(fā)圖檔管理應(yīng)用系統(tǒng)。在信息化發(fā)展飛速的今天，利用CAD出圖，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)圖紙的紙質(zhì)檔案和電子版本一致的圖檔交接，自動(dòng)歸檔的功能，做到利用計(jì)算機(jī)對(duì)設(shè)計(jì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、編目等一系列工作，在此基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)在局域網(wǎng)內(nèi)在線檢索、瀏覽、申請(qǐng)、審批和下載借閱利用電子文件等功能，形成設(shè)計(jì)和檔案管理同步發(fā)展體系，開展檔案信息化建設(shè)工作，能夠有效提升檔案現(xiàn)代化管理水平，使設(shè)計(jì)檔案信息資源更好地為企業(yè)的發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營提供技術(shù)支撐和業(yè)務(wù)保障。