探析事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

肖 波

（湖南省汝城縣人力資源和社會(huì)保障局，湖南 郴州 424100）

人事檔案管理在事業(yè)單位當(dāng)中作為一個(gè)非常重要的工作組成部分，它其中存在著許多人才的信息，而且也對(duì)單位的發(fā)展歷史、各人員具體變現(xiàn)以及獎(jiǎng)罰措施都記錄的非常清楚，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策或者是人員調(diào)動(dòng)的時(shí)候都能以此為依據(jù)。所以如何才能提高事業(yè)單位人事檔案管理的整體效率并善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題且提出解決策略，這是我國(guó)各地區(qū)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的必然路徑。

1 人事檔案管理概述

1.1 人事檔案管理的含義

人事檔案管理主要是將人員的各方面信息進(jìn)行搜集、整理以及歸檔，它有著很強(qiáng)的記錄價(jià)值，同時(shí)亦能推動(dòng)事業(yè)單位向著科學(xué)有序發(fā)展的重要前提，所以是必須要加以重視的。

1.2 事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

其一，事業(yè)單位的人力資源各方面工作質(zhì)量或者是人員的流動(dòng)，這些都在檔案當(dāng)中有所記錄，并且檔案中很明確的對(duì)各工作人員的年齡、工齡、崗位、調(diào)動(dòng)、家庭背景以及學(xué)歷等都涉及，這樣對(duì)日后的經(jīng)營(yíng)管理和各方面發(fā)展決策都將起到?jīng)Q定性意義。其二，檔案管理工作反映出了事業(yè)單位的各方面信息，尤其是在人員的信息全面掌握以后，他們?cè)谡{(diào)度、升任等工作上都能結(jié)合檔案。另外，一旦單位內(nèi)部各崗位上人員出現(xiàn)空缺，管理者也能依據(jù)檔案信息查缺補(bǔ)漏，安排最合適的人才填補(bǔ)[1]。

2 事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案管理不加以重視

現(xiàn)如今大部分事業(yè)單位在對(duì)待人事檔案管理這一工作上基本上都被安排到了其它的工作之后，這主要是因?yàn)楣芾碚邔?duì)此認(rèn)識(shí)程度不足，所以檔案管理工作趨于形式或者不完善的情況非常嚴(yán)重。目前在政府的號(hào)召下事業(yè)單位內(nèi)部改革正如火如荼地進(jìn)行，并且面對(duì)日新月異的社會(huì)環(huán)境，事業(yè)單位的檔案管理依然沒(méi)有跟上發(fā)展的潮流，工作上缺乏系統(tǒng)性的認(rèn)知，所以效率一直久低不上。

2.2 人事檔案管理信息化建設(shè)缺乏

雖然各事業(yè)單位內(nèi)部都已經(jīng)完善了管理系統(tǒng)，但是在信息化技術(shù)和設(shè)備的建設(shè)上并未完善，很多時(shí)候依舊依靠人力去對(duì)人員的信息搜集和記錄歸檔，并沒(méi)有將信息技術(shù)融入到其中，所以檔案管理的效率和真實(shí)性都無(wú)從保障。

2.3 檔案管理欠缺嚴(yán)格制度與規(guī)范管理

經(jīng)過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，諸多人事檔案在歸檔的時(shí)候并沒(méi)有按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，所以再次調(diào)取后便會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案會(huì)出現(xiàn)丟失、信息不全面的情況，造成這些問(wèn)題的主要愿意還是事業(yè)單位針對(duì)此工作并為建設(shè)完善相關(guān)的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)操作準(zhǔn)則，甚至?xí)霈F(xiàn)操作中個(gè)別人員弄虛作假的行為。

2.4 檔案管理者綜合素養(yǎng)較低

其實(shí)縱觀事業(yè)單位的人事檔案管理工作無(wú)論是之前的人工還是過(guò)渡到信息化，這都離不開(kāi)工作人員的操作，而他們的專(zhuān)業(yè)水平和個(gè)人素養(yǎng)也將直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量和時(shí)效性。其實(shí)人事檔案管理中所包含的內(nèi)容很龐雜，在操作的時(shí)候也比較繁瑣，工作人員一旦出現(xiàn)失誤，很容易便會(huì)讓檔案失真，再者單位也并不重視對(duì)業(yè)務(wù)工作者的培訓(xùn)，所以他們?cè)趯?duì)待工作時(shí)從態(tài)度、責(zé)任還是水平上都嚴(yán)重不足，從而整體上拉低了事業(yè)單位的檔案管理工作質(zhì)量[2]。

3 事業(yè)單位人事檔案管理的有效對(duì)策

3.1 提高人事檔案管理認(rèn)識(shí)

事業(yè)單位的管理者他們必須要先重視起檔案管理工作，這是其順利開(kāi)展的重要基礎(chǔ)。在實(shí)際開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中，領(lǐng)導(dǎo)需要將其看做成日常的重點(diǎn)，以此帶動(dòng)其它工作者的認(rèn)識(shí)，引導(dǎo)他們?nèi)チ私鈾n案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，都掌握了以后他們?cè)賲⑴c到實(shí)踐工作上便能保證檔案管理的井然有序。

3.2 完善人事檔案管理信息化建設(shè)

在信息技術(shù)不斷發(fā)展和普及的背景下，目前社會(huì)各行業(yè)都在積極將它融入到自身運(yùn)營(yíng)發(fā)展當(dāng)中，事業(yè)單位的檔案管理也需要具備這一意識(shí)，完善信息化建設(shè)，包括信息設(shè)備硬件軟件的建設(shè)以及專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)機(jī)房等，從而跟上世道發(fā)展的潮流。與此同時(shí)，單位需盡最大努力對(duì)事業(yè)單位的人才加以培訓(xùn)，除了要具備本專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和技能技巧以外，還要從他們的計(jì)算機(jī)操作能力入手，使其能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)多元化的功能系統(tǒng)更高效的管理檔案，并幫助其他人快速查找資料。除此之外，利用電腦能夠可以更好的加密檔案，也能對(duì)市場(chǎng)更全面的計(jì)算和分析，一旦遇到緊急情況及時(shí)報(bào)告給負(fù)責(zé)人。此外，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)把各部門(mén)聯(lián)系為一個(gè)整體，實(shí)行集約式的管理，這樣事業(yè)單位的應(yīng)變能力將會(huì)大幅度提升[3]。

3.3 健全人事檔案管理的規(guī)范制度

科學(xué)的管理制度體系能對(duì)各工作人員形成約束，進(jìn)而提高人事檔案管理的規(guī)范性?；诖耍聵I(yè)單位需要根據(jù)自身的實(shí)際情況去規(guī)劃?rùn)n案管理制度體系，從檔案的搜集、整理、儲(chǔ)存、調(diào)取、傳輸?shù)裙ぷ鞑襟E都要涉及，然后以獎(jiǎng)勵(lì)提高檔案管理者的工作積極性，以嚴(yán)厲的懲罰對(duì)他們構(gòu)成約束，一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理工作人員在自己負(fù)責(zé)的區(qū)域內(nèi)出現(xiàn)錯(cuò)誤，必須嚴(yán)懲不誤，既是對(duì)他們的一種懲罰也是對(duì)其他人員的警醒[4]。

3.4 促進(jìn)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)

在事業(yè)單位不斷改革的背景下，工作上也明顯有了優(yōu)化，如此便有效地推動(dòng)了工作效率，但是要想讓檔案管理水平更上一層樓，人才毋庸置疑是非常重要的因素。除了上文所述的培訓(xùn)以外，招聘的時(shí)候也要適當(dāng)?shù)奶岣唛T(mén)檻，只有具備各方面條件才能被允許入職。還要定期的開(kāi)展考核工作，讓事業(yè)單位檔案管理工作人員在學(xué)習(xí)上時(shí)刻銘記于心，不斷提升自我同時(shí)推動(dòng)單位的發(fā)展。

4 總結(jié)

綜上所述，事業(yè)單位在維護(hù)社會(huì)和諧與發(fā)展方面有著重要的作用，但是新時(shí)期下對(duì)檔案管理這一工作內(nèi)容所迎來(lái)的挑戰(zhàn)和機(jī)遇需要事業(yè)單位管理者重視起來(lái)，并在不斷優(yōu)化、改革以及創(chuàng)新的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)完善，只有這樣才能從本質(zhì)上提高檔案管理的效率。