淺析醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理面臨的困境及解決辦法

孫 博

（壽光市口腔醫(yī)院，山東 濰坊 262700）

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，醫(yī)院內(nèi)日益增多的財(cái)務(wù)檔案管理方式也在發(fā)生變化，同時(shí)，也出現(xiàn)了一些影響檔案管理的問題。為了將財(cái)務(wù)檔案管理得井井有條，醫(yī)院應(yīng)重視并改正目前的問題，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理，將其價(jià)值發(fā)揮到最大化。

1 醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理面臨的問題

1）管理流程不完整。財(cái)務(wù)檔案是醫(yī)院中最重要的數(shù)據(jù)庫，不僅記錄了醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)程，還彰顯了相應(yīng)時(shí)間下社會(huì)與人類發(fā)展的特征。但由于醫(yī)院沒有設(shè)立獨(dú)立的管理部門、沒有建立基本的管理流程，導(dǎo)致管理人員分工不明確，很可能出現(xiàn)多個(gè)人反復(fù)處理相同的信息而降低工作效率，錄入無用信息。即使在財(cái)務(wù)信息成功地被收集輸入并上傳下載后，也會(huì)因?yàn)楣芾砹鞒滩煌暾?，沒有對(duì)財(cái)務(wù)信息的儲(chǔ)存整理等后續(xù)操作，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案無法長期保存或者檔案遺失不全，影響財(cái)務(wù)檔案的綜合利用，極大地降低了對(duì)未來醫(yī)學(xué)研究工作的參考價(jià)值和借鑒意義。

2）管理制度不完善。醫(yī)院本著“治病救人，救死扶傷”的原則，把全部精力放在提高醫(yī)療技術(shù)、加強(qiáng)科室管理、優(yōu)化醫(yī)院環(huán)境、配備醫(yī)療機(jī)器等方面，這一點(diǎn)很好地體現(xiàn)出醫(yī)院對(duì)病人的責(zé)任心與專業(yè)性。但是，醫(yī)院卻忽略了對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理方面的規(guī)整，沒有起完整的管理制度。很容易出現(xiàn)管理工作混亂不條理、管理人員工作懶散不積極，從而造成財(cái)務(wù)檔案核對(duì)不及時(shí)、整合不徹底等問題，同樣是不利于醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展，產(chǎn)生負(fù)面影響。

3）管理人員不專業(yè)。隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理很明顯是方便快捷的首要選擇。但由于大多數(shù)醫(yī)院里的財(cái)務(wù)管理人員已接近中年，他們更加熟悉以前利用紙張進(jìn)行人工管理檔案的模式，而由于學(xué)習(xí)能力相對(duì)下降，短時(shí)間內(nèi)無法學(xué)會(huì)熟練利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理，出現(xiàn)工作效率低、工作專業(yè)度不夠等情況，甚至有的醫(yī)院需要招進(jìn)臨時(shí)的工作人員，無論是專業(yè)度還是責(zé)任心，都達(dá)不到合格的要求。再加上沒有完善的管理制度，管理人員不具備良好的職業(yè)素質(zhì)，不利于醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的進(jìn)一步管理。

4）管理設(shè)施不齊全。由于醫(yī)院部門沒有足夠重視醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理情況，也就沒有投入充足的資金進(jìn)行規(guī)整，造成檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施更新不及時(shí)、計(jì)算機(jī)內(nèi)存不足、硬件老化等問題，檔案輸入速度自然降低。再加上檔案工作室條件簡陋、基礎(chǔ)設(shè)施老化嚴(yán)重，嚴(yán)重影響管理人員的工作，目前還有一些醫(yī)院仍然采用傳統(tǒng)低效的人工方式進(jìn)行檔案管理，使檔案的檢索環(huán)節(jié)不斷被延誤，影響了檔案的進(jìn)一步核對(duì)和利用。

2 如何做好醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理

1）規(guī)范管理流程。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理是一項(xiàng)內(nèi)容復(fù)雜但過程很明晰的工作，如果想有條不紊地管理檔案，首先要做的就是規(guī)范管理流程，分配管理任務(wù)，使每位管理人員各司其職，提高工作的效率和精準(zhǔn)度。比如，每兩位管理人員分別負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的收錄、分類、整合上傳、儲(chǔ)存，每一個(gè)過程都由一人操作、一人審核，以免隨后調(diào)取財(cái)務(wù)檔案時(shí)出現(xiàn)檔案錯(cuò)誤雜亂的情況，可以極大地降低財(cái)務(wù)檔案的出錯(cuò)率和重復(fù)率，增加了檔案信息的參考價(jià)值。并且，由于管理檔案需要管理人員細(xì)心、耐心、有責(zé)任感，所以在分配任務(wù)時(shí)也要根據(jù)不同工作人員的特質(zhì)進(jìn)行分配，細(xì)化工作流程，保證檔案信息的真實(shí)度與準(zhǔn)確性。

2）完善管理制度。每一個(gè)行業(yè)都有屬于自己的制度。國家的制度是法律，以約束公民行為，樹立價(jià)值目標(biāo)。因此，作為醫(yī)院發(fā)展的重要憑證，財(cái)務(wù)檔案管理也應(yīng)成立一個(gè)部門，并完善管理規(guī)章制度?！皼]有規(guī)矩，不成方圓”。一套完善的制度不僅使部門管理規(guī)范化，避免管理人員行為的隨意性，提高他們的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，端正工作態(tài)度，還能最大化地保護(hù)工作人員的合法權(quán)益，對(duì)醫(yī)院和工作人員雙方都是一項(xiàng)保障。比如，工作時(shí)間不能處理私人事務(wù)，每人每天負(fù)責(zé)錄入、核對(duì)、儲(chǔ)存、上傳等相關(guān)任務(wù)，既能避免人員懶散的情況，提高工作效率，還能降低財(cái)務(wù)檔案的出錯(cuò)率和遺失率，為后續(xù)工作提供了極大的便利。同時(shí)，醫(yī)院還可以建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，做到獎(jiǎng)懲分明，提高管理人員工作時(shí)的活躍度，使管理人員更加注意規(guī)范自己的工作行為，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)和職業(yè)道德觀念。最重要的是，制度的關(guān)鍵在于執(zhí)行，管理制度完善后，就必須嚴(yán)格根據(jù)醫(yī)院單位的財(cái)務(wù)管理制度執(zhí)行。醫(yī)院可以進(jìn)一步細(xì)化工作人員的職責(zé)，安排專門的人員負(fù)責(zé)監(jiān)督、記錄、綜合評(píng)價(jià)執(zhí)行情況，提高管理人員的執(zhí)行力，盡量做到“立刻錄入財(cái)務(wù)檔案”，而不是把工作任務(wù)堆在一起最后處理。

3）培養(yǎng)管理人才?！皩W(xué)如逆水行舟，不進(jìn)則退”，在我們所處的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)社會(huì)，學(xué)習(xí)的重要性更是不言而喻。為了提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作效率，醫(yī)院應(yīng)該主動(dòng)安排他們學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)基本技能，提高專業(yè)水平，對(duì)于醫(yī)院里年齡稍長的信息管理人員，醫(yī)院可以專門組織一個(gè)培訓(xùn)小組，對(duì)工作人員進(jìn)行針對(duì)性地教學(xué)，順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的要求，熟練掌握計(jì)算機(jī)使用的基本操作，還可以定期進(jìn)行技能考核，提高工作人員學(xué)習(xí)的積極性與重視度，為下一步工作做好準(zhǔn)備。除此之外，醫(yī)院還應(yīng)重視年輕人才的招聘引進(jìn)，培養(yǎng)管理人才，為檔案管理工作注入新鮮血液。身邊有了優(yōu)秀的技術(shù)人才作為榜樣，老員工也會(huì)更有斗志學(xué)習(xí)掌握新技能。管理人員對(duì)工作充滿熱情，是財(cái)務(wù)檔案管理工作能夠順利進(jìn)行的關(guān)鍵。

4）更新管理設(shè)施。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，醫(yī)院要與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的潮流，掌握使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理信息檔案的技能，最大化地實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化管理，提高管理人員的工作效率?！扒蓩D難為無米炊”，醫(yī)院應(yīng)該盡快淘汰檔案工作室的陳舊設(shè)備，購置性能更優(yōu)秀的設(shè)施為管理工作服務(wù)。除了更新相應(yīng)設(shè)備外，還可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方便快捷準(zhǔn)確的特點(diǎn)，編寫信息自動(dòng)分類程序、建立信息多層查詢系統(tǒng)，建立起一個(gè)完整、準(zhǔn)確、真實(shí)的數(shù)據(jù)庫，為之后進(jìn)行疾病研究調(diào)取相關(guān)信息時(shí)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

5）加強(qiáng)管理學(xué)習(xí)。除了加強(qiáng)醫(yī)院自身的檔案管理能力，為了更好地利用財(cái)務(wù)檔案包含的信息，醫(yī)院還應(yīng)加強(qiáng)與其他醫(yī)院的學(xué)習(xí)交流，在財(cái)務(wù)檔案管理方面各取所長、共同進(jìn)步，深究互聯(lián)網(wǎng)隱藏的功能，探討如何不斷完善檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)，由于不同地區(qū)、不同環(huán)境的醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案信息不同，其他醫(yī)院可以根據(jù)相關(guān)信息采取預(yù)防措施，為居民的健康加上一項(xiàng)保障，真正意義上實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)檔案的價(jià)值最大化。

3 結(jié)束語

綜上所述，財(cái)務(wù)檔案是醫(yī)院成長進(jìn)步過程中最重要的見證者與參與者，面對(duì)目前所出現(xiàn)的問題，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視財(cái)務(wù)檔案管理，及時(shí)采取措施，做好檔案管理工作，為醫(yī)院以后的發(fā)展做好鋪墊。