醫(yī)院人事檔案管理的完善策略

陳淑艷

（福建省立醫(yī)院人力資源處，福建 福州 350000）

1 前言

無論任何機(jī)構(gòu)在組織開展各種形式的實(shí)踐性活動時(shí)，均會產(chǎn)生一系列的相關(guān)數(shù)據(jù)或文件資料，其中的人事類文件資料則是機(jī)構(gòu)檔案資料建設(shè)與人事檔案管理的主要構(gòu)成部分，切實(shí)提升數(shù)據(jù)與資料的真實(shí)性、可靠性，才能最大程度促進(jìn)機(jī)構(gòu)人力資源的科學(xué)配置與合理利用，推動人力管理質(zhì)量與水平的持續(xù)有效提升。對此，負(fù)責(zé)具體人事檔案管理工作的相關(guān)人員，需要對人事檔案管理工作的內(nèi)涵、實(shí)質(zhì)與要求等有全方位地了解及認(rèn)知。值得注意的是，人事檔案管理工作與其他管理模式不同，其所涉及范圍比較廣泛且紛繁復(fù)雜，如管理體系、管理模式、管理策略與管理隊(duì)伍等等，且結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院的人事檔案管理工作在具體運(yùn)作過程中，還存在諸多的瓶頸與問題。對此，我國醫(yī)院需要從宏觀視角，積極探索突破人事檔案管理的瓶頸與存在的不足之處，借助于現(xiàn)代化管理手段與信息化技術(shù)促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作取得新進(jìn)展。

2 當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作存在的主要問題

1）對人事檔案管理工作缺乏足夠的重視。對于醫(yī)院而言，不斷提高其醫(yī)療、保健與防疫等技術(shù)方面的水平是工作的重中之重，即通過優(yōu)化醫(yī)療設(shè)備和改善診療環(huán)境，為廣大患者提供安全、高質(zhì)、高效的醫(yī)療服務(wù)。從這個(gè)角度來講，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層更為重視醫(yī)療的質(zhì)量提升與業(yè)務(wù)推進(jìn)，往往將更多的精力與時(shí)間投放于臨床一線，大多數(shù)行政后勤工作，也主要是為臨床一線而服務(wù)。在這種背景下，人事檔案管理工作通常處于被忽視的狀態(tài)，針對人事檔案管理的意識相對缺乏，且多數(shù)人事檔案管理人員也僅滿足于一般任務(wù)的完成，片面認(rèn)為只要保證醫(yī)院人事檔案的完整性，并不出現(xiàn)較大的遺漏就行，極少積極主動地參與人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)中[1]。與此同時(shí)，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)、各科室以及醫(yī)務(wù)工作者對有關(guān)崗位業(yè)績、培訓(xùn)進(jìn)修、科研成果等一系列資料的檔案歸檔，也沒有充足的認(rèn)識，導(dǎo)致這些信息資料無法及時(shí)、全面地儲存到人事檔案中，而人事檔案也難以將醫(yī)療人員的業(yè)務(wù)表現(xiàn)與能力水平等動態(tài)性信息予以表現(xiàn)，造成醫(yī)院的人力資源真實(shí)狀況無法在人事檔案中進(jìn)行全面反映與展現(xiàn)。

2）人事檔案管理模式相對陳舊與落后。醫(yī)院人事檔案管理工作的專業(yè)性、機(jī)密性與政治性特征十分突出，對于新世紀(jì)的醫(yī)院人事檔案管理工作而言，只有與大數(shù)據(jù)信息技術(shù)相接軌，才能保障其與時(shí)俱進(jìn)。然而，根據(jù)當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院的實(shí)際情況來看，醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院資金投放的重點(diǎn)方向，而人事檔案管理設(shè)備的資金投入則少之又少，這就導(dǎo)致人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施相對落后[2]。相當(dāng)一部分醫(yī)院的人事檔案還停留在紙質(zhì)文件資料層面，檔案管理模式也是以傳統(tǒng)的人工收集資料、整理資料與保存資料為主，信息化水平偏低，缺乏必要的信息化技術(shù)設(shè)備，人事檔案管理工作的科學(xué)化、系統(tǒng)化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)相對緩慢。

3）人事檔案管理人員力量較為薄弱。人事檔案管理人員作為醫(yī)院人事檔案管理工作的直接作用者，其管理能力與管理水平的高低，對醫(yī)院人事檔案管理工作的成效有著重要影響。但是，目前諸多醫(yī)院對于醫(yī)務(wù)人員的素質(zhì)與能力更為重視，對人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力并未予以足夠重視，且相當(dāng)一部分醫(yī)院人事檔案管理人員都是兼職，極少接受過專業(yè)的、正規(guī)的人事檔案管理教育，醫(yī)院也鮮有組織相關(guān)的人事檔案管理培訓(xùn)活動。人事檔案管理人員在專業(yè)知識方面的匱乏，以及薄弱的檔案管理法律意識等，導(dǎo)致現(xiàn)有醫(yī)院人事檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)較為陳舊，檔案管理效率也相對低下，一定程度上阻礙了醫(yī)院人事檔案管理工作的穩(wěn)步有序推進(jìn)。

3 醫(yī)院人事檔案管理的完善策略

1）充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性。只有對人事檔案管理工作的重要意義有著充足的認(rèn)識，才能最大程度確保醫(yī)院人事檔案管理工作的積極有序運(yùn)行，才能為醫(yī)院的科學(xué)決策與可持續(xù)健康發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息支撐[3]。對此，無論是醫(yī)院管理人員，還是醫(yī)務(wù)人員與從事人事檔案管理工作人員等，都需要對醫(yī)院人事檔案管理工作予以充分的了解與重視，并將人事檔案管理工作納入醫(yī)院重要發(fā)展戰(zhàn)略當(dāng)中，積極借助于醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、日常會議、醫(yī)院報(bào)刊等渠道，加大對人事檔案管理常識的宣傳力度，讓廣大醫(yī)院工作人員對人事檔案管理工作有著正確的認(rèn)知與了解，使其充分意識到人事檔案管理工作的重要價(jià)值與意義，進(jìn)而樹立正確的人事檔案管理思想，以此積極主動地參與到醫(yī)院人事檔案管理工作之中，為人事檔案的完整性、全面性以及及時(shí)性貢獻(xiàn)自己應(yīng)有的力量，齊心協(xié)力提升醫(yī)院人事檔案管理 水平。

2）改善與優(yōu)化人事檔案管理模式。將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)作為新時(shí)代醫(yī)院人事檔案管理工作的重要載體是大勢所趨，實(shí)施現(xiàn)代化的人事檔案信息管理模式也逐漸成為各醫(yī)院人事檔案管理模式優(yōu)化的重要舉措之一。這就需要醫(yī)院，一方面做好人事檔案管理的信息數(shù)字化工作，積極建立信息化人事檔案管理平臺，通過信息化的電腦儲存方式解決傳統(tǒng)的紙質(zhì)性文件存儲，電腦存儲量大且便于檢索查閱，尤其是節(jié)約辦公用地，且綠色又環(huán)保，大大提升了醫(yī)院人事檔案管理的整體質(zhì)量與效率[4]。另一方面醫(yī)院要做好人事檔案信息管理的安全性工作，創(chuàng)建存檔、查詢、調(diào)閱、登記等操作方法，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的高安全、高效率工作目標(biāo)。堅(jiān)持信息化管理模式的實(shí)施與優(yōu)化，不僅是人事檔案管理工作自身發(fā)展的要求，也是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)更好更快發(fā)展的基本保障。

3）強(qiáng)化人事檔案管理人員力量。提升醫(yī)院人事檔案管理人才隊(duì)伍的整體質(zhì)量，是當(dāng)前醫(yī)院亟待解決的重要任務(wù)之一。這就需要醫(yī)院，一方面增強(qiáng)人事管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)，即從計(jì)算機(jī)技能操作、檔案信息安全意識、職業(yè)道德等方面進(jìn)行強(qiáng)化；另一方面提高人事檔案管理工作者的專業(yè)知識與技能水平，如鞏固相關(guān)人員的檔案管理專業(yè)知識、必備的醫(yī)療基礎(chǔ)知識與較強(qiáng)的檔案管理技能等[5]。同時(shí)，醫(yī)院也需要不斷建立健全人事檔案管理人員培訓(xùn)體系，定期對人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識與技能培訓(xùn)，不斷更新其知識結(jié)構(gòu)，進(jìn)而滿足現(xiàn)代化人事檔案管理工作需要。

總而言之，隨著我國社會變革的持續(xù)推進(jìn)與深入，醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的改革也隨之進(jìn)入攻堅(jiān)克難階段，現(xiàn)代群眾的新需求與市場的新發(fā)展，也對醫(yī)院人事檔案管理工作的傳統(tǒng)運(yùn)作模式產(chǎn)生了嚴(yán)重沖擊與挑戰(zhàn)。因此，只有突破傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理方式與滯后的管理手段，才能真正構(gòu)建起系統(tǒng)化、科學(xué)化與市場化的檔案管理觀念與管理模式。所以，大力創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理工作的新體系與新方式，緊緊圍繞運(yùn)作過程中出現(xiàn)的缺點(diǎn)與不足進(jìn)行意識、模式、人才隊(duì)伍等方面的建設(shè)工作，著力促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作的不斷優(yōu)化與革新，進(jìn)而為人事檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展與高效率運(yùn)作提供堅(jiān)強(qiáng)的基礎(chǔ)與前提。