縣級醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

翟 路

（金鄉(xiāng)縣人民醫(yī)院，山東 濟(jì)寧 272200）

人事檔案是職工工作經(jīng)歷的具體體現(xiàn)，是職工個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷水平、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)能力、工作獎(jiǎng)懲等方面的原始記錄，同時(shí)還是職稱評審、干部選拔、人員流動(dòng)、社會(huì)保險(xiǎn)辦理、工資調(diào)整、退休手續(xù)辦理、政治審查等工作的重要參考依據(jù)。當(dāng)前縣級醫(yī)院人事檔案水平嚴(yán)重滯后于醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略，所以如何讓醫(yī)院人事檔案工作更加規(guī)范化、科學(xué)化，以此更好地服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展顯得尤為重要。

1 縣級醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

1）人事檔案管理意識(shí)不足。在當(dāng)前縣級醫(yī)院發(fā)展過程中，單位領(lǐng)導(dǎo)更注重醫(yī)療水平的提升、醫(yī)保資金管理、藥品經(jīng)營、大型設(shè)備采購等方面，人事檔案無法直接為醫(yī)院發(fā)展產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，因此醫(yī)院不愿投入較多的人力物力在人事檔案管理工作上。很多縣級醫(yī)院缺乏專門的人事檔案室或檔案室環(huán)境遠(yuǎn)達(dá)不到檔案存放標(biāo)準(zhǔn)，目前在檔案保管工作中的許多問題亟待解決。比如：紙張老化、字跡褪色模糊，有相當(dāng)數(shù)量的檔案，紙張變黃發(fā)脆，老化變質(zhì)，到了不能再用的程序。檔案蟲害也影響檔案的保存，檔案保管處所條件得不到改善，庫房建筑不合檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，需要復(fù)制的檔案數(shù)量大，復(fù)制檔案的手段也比較落后。

2）人事檔案管理制度不健全。許多縣級醫(yī)院沒有相應(yīng)的人事檔案管理制度或相關(guān)制度只是對《檔案法》、相關(guān)條例照抄照搬，沒有結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，導(dǎo)致無法推行、實(shí)施，最終使人事檔案管理流于形式，沒有真正發(fā)揮人事檔案對醫(yī)院發(fā)展應(yīng)有的作用。具體到實(shí)際工作中，由于缺乏健全的制度和工作流程，使得人事檔案管理中把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致檔案材料內(nèi)容不完整、質(zhì)量不高，缺少有價(jià)值資料，甚至存在人事檔案造假、涂改、筆記潦草等現(xiàn)象，無法全面、真實(shí)反映職工個(gè)人經(jīng)歷和品德情況，嚴(yán)重影響了檔案使用價(jià)值。

3）人事檔案管理方式落后。信息技術(shù)的應(yīng)用極大地解放了勞動(dòng)力和生產(chǎn)力，在醫(yī)院工作中，更多應(yīng)用到了醫(yī)療診斷、藥品管理、財(cái)務(wù)管理的方面，唯獨(dú)人事檔案管理系統(tǒng)是一片空白。人事檔案管理手段還相對落后，大多采取手工編輯、檢索或簡單地使用了電子檔案，但人事檔案材料仍不能及時(shí)歸檔整理，檔案存放混亂、使用效率低、內(nèi)容不完整，信息化保密軟硬件質(zhì)量偏低，尚未完全實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。

4）人事檔案管理人員素質(zhì)不高。由于醫(yī)院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，大多檔案管理工作都是人事科人員兼職管理，檔案管理精力不足，導(dǎo)致工作積極性不高，把檔案管理簡單地認(rèn)為是資料存放。縣級醫(yī)院檔案管理中，人事檔案管理缺少必要的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，缺乏檔案管理創(chuàng)新精神，“重藏輕用”現(xiàn)象普遍，忽視了人事檔案資源的開發(fā)利用，對檔案潛在的發(fā)展價(jià)值缺乏科學(xué)、全面的認(rèn)知。

2 縣級醫(yī)院人事檔案管理的相應(yīng)對策

1）強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí)。人事檔案工作的好壞關(guān)系到職工提拔、晉升、調(diào)動(dòng)等切身利益，同時(shí)對醫(yī)院重大決策和發(fā)展起著深遠(yuǎn)影響。人事部門要將人事檔案的作用向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)陳述，強(qiáng)化單位領(lǐng)導(dǎo)人事檔案管理意識(shí)，一方面按照檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，加大人事檔案室資金投入、完善檔案管理設(shè)施、定期檢查指導(dǎo)檔案管理工作；另一方面，要提高檔案管理人員責(zé)任感、積極性，認(rèn)真按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)、完善收集歸檔材料，把好人事檔案質(zhì)量。

2）完善人事檔案管理制度。醫(yī)院人事部門應(yīng)根據(jù)國家《檔案法》、中央組織部《人事檔案管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)要求，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定符合自身特色的人事檔案管理制度，包括檔案內(nèi)容鑒別、分類歸檔、材料排序與編目、復(fù)制與技術(shù)加工、裝訂與驗(yàn)收入庫、保密制度、借閱制度、管理人員職責(zé)和科學(xué)獎(jiǎng)懲機(jī)制等一系列的規(guī)章制度，依照規(guī)章制度開展工作，使檔案管理工作制度化、規(guī)范化、靈活化。人事檔 案管理制度重在實(shí)施，僅僅制定出來并沒有用，關(guān)鍵是如何有效利用，并在實(shí)踐的過程中不斷補(bǔ)充和完善，使其發(fā)揮最大作用。醫(yī)院應(yīng)將人事檔案管理納入醫(yī)院的績效考核體系，建立科學(xué)的指標(biāo)評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，定期對人事檔案管理工作人員進(jìn)行考核。

3）改善人事檔案硬件、軟件設(shè)施。（1）醫(yī)院應(yīng)增加對人事檔案管理的資金投入，引入現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。將現(xiàn)代先進(jìn)的存儲(chǔ)技術(shù)、防護(hù)技術(shù)、復(fù)制技術(shù)和裝訂技術(shù)等應(yīng)用到檔案管理工作中。根據(jù)需要購買電腦、掃描儀、復(fù)印機(jī)、打孔機(jī)、碎紙機(jī)等設(shè)備，為檔案存儲(chǔ)室配備空調(diào)器、除濕機(jī)、吸塵器等，以改善檔案室環(huán)境，延長人事檔案壽命。（2）充分享受信息化人事檔案管理系統(tǒng)帶來的紅利。引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備建立醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫，對醫(yī)院的上千名職工進(jìn)行統(tǒng)一管理，通過系統(tǒng)可以方便的檢索、查閱、審核每一個(gè)職工的人事信息，并能對人員的素質(zhì)狀況、人才結(jié)構(gòu)等進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的分析，為人才引進(jìn)、培養(yǎng)，職務(wù)晉升，職稱評審，津貼發(fā)放和調(diào)整提供各種科學(xué)的依據(jù)，為醫(yī)院管理提供便利的服務(wù)，有效地保障職工和醫(yī)院利益，使檔案管理工作科學(xué)規(guī)范化。及時(shí)更新，動(dòng)態(tài)化管理人事檔案信息，保障檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。人事檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)用減輕了人事檔案管理工作的負(fù)擔(dān)，提高了工作效率，更好地為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。（3）基于人事檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)、醫(yī)療質(zhì)量管理系統(tǒng)、pacs管理系統(tǒng)等系統(tǒng)的無縫對接，同時(shí)應(yīng)注意職工檔案保密性與安全性，將重要資料權(quán)限設(shè)在人事檔案部門，將通用數(shù)據(jù)、信息實(shí)現(xiàn)共享共用，使醫(yī)務(wù)科、護(hù)理部、黨辦、財(cái)務(wù)科、經(jīng)濟(jì)運(yùn)營管理科、工會(huì)、計(jì)劃生育、后勤等部門可直接從相應(yīng)系統(tǒng)獲取有效人事數(shù)據(jù)，真正提高醫(yī)院工作效率，減少不必要成本。（4）人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)考慮到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息安全、檔案的長期保存、日后的軟硬件升級、信息查閱的便利性和效率等 方面。

4）不斷提升人事檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平。當(dāng)前形勢下，要提高檔案管理水平，就要提高檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。醫(yī)院應(yīng)為檔案管理人員提供更多專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，更加積極主動(dòng)去學(xué)習(xí)一些好的經(jīng)驗(yàn)和做法，不斷提升工作人員服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新精神，采取科學(xué)管理方法開展工作，提升人事檔案管理有效度、效率、準(zhǔn)確度。此外，引入競爭機(jī)制，通過擇優(yōu)錄用、競聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。

3 結(jié)束語

時(shí)代在進(jìn)步、社會(huì)在發(fā)展，人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)。未來醫(yī)院競爭歸根結(jié)底是醫(yī)療人才的競爭，人事檔案作為考察醫(yī)院人才的一面鏡子和窗口，對如何建立健全科學(xué)人才培訓(xùn)使用機(jī)制，進(jìn)而全面提升醫(yī)院核心競爭力至關(guān)重要。

下一步縣級醫(yī)院人事檔案管理工作中，人事檔案管理專員應(yīng)從自身醫(yī)院實(shí)際情況出發(fā)，建立健全醫(yī)院工作制度，不斷改善檔案工作設(shè)施，科學(xué)運(yùn)用信息化手段，不斷提升個(gè)人業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)，對本單位人事檔案進(jìn)行一次全面的查缺補(bǔ)漏，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的科學(xué)化、社會(huì)化、規(guī)范化、專業(yè)化，從而為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)效益奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。