事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對策

王志東

（山東省單縣退役軍人事務(wù)局，山東 菏澤 274300）

數(shù)字信息時代，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理資源形成電子化、存在形態(tài)數(shù)字化、傳播方式網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)，已滲透到社會的各個層面。強(qiáng)化事業(yè)單位的人事檔案管理是事業(yè)單位當(dāng)前急于解決的問題。

1 事業(yè)單位檔案管理的重要性

機(jī)關(guān)檔案管理部門是保存和辦理機(jī)關(guān)檔案的重要部門機(jī)構(gòu)。機(jī)關(guān)檔案管理工作是與機(jī)關(guān)單位利益以及工作人員個人利益具有緊密聯(lián)系的，既需要承擔(dān)檔案管理工作，同時還需要確保檔案管理質(zhì)量。實(shí)行分級、分專業(yè)管理檔案的工作原則，能夠?qū)Ρ締挝粰n案開展分專業(yè)分層管理，確保檔案的完整性，安全性，也利于實(shí)現(xiàn)規(guī)范化檔案管理。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 檔案管理工作不被重視

檔案管理工作與其他類型的工作相比較，需要極大的耐心和毅力，其枯燥乏味的工作是由其工作性質(zhì)決定的。當(dāng)前案管理工作者缺乏工作動力，檔案管理工作者的積極性不高。所以，從事檔案管理工作的人員少之又少。再加上檔案管理工作人員很難在日常工作中參與事業(yè)單位的管理工作。主觀檔案管理者的主觀能動性的缺失，是導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)展阻塞的重要原因之一。因此，為了適應(yīng)新時期的發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)人事檔案管理工作模式必須進(jìn)行轉(zhuǎn)變，思想必須創(chuàng)新，觀念必須更新。

2.2 檔案管理工作人員能力不足

當(dāng)前加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作建設(shè)，工作人員專業(yè)能力必須得到加強(qiáng)，需要配備專門的檔案管理人員。不能抽調(diào)其他人員去做人事檔案管理工作，這樣看似節(jié)約人力，最終結(jié)果導(dǎo)致抽調(diào)過來的員工本職工作完不成，檔案管理工作也不達(dá)標(biāo)準(zhǔn)，整體工作效率會大打折扣。對于檔案管理這方面的專業(yè)性工作不但需要有相關(guān)管理專業(yè)的知識，還需要充分的時間進(jìn)行操作管理。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要么進(jìn)行檔案管理工作的專項員工培訓(xùn)，要么招聘外來專業(yè)的檔案管理工作人員。如果檔案資料和文件沒有及時歸納整理，那么機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展勢必會受到阻礙，更有甚者會影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位的正常工作的開展。

2.3 檔案管理工作缺乏系統(tǒng)管理體系

“不以規(guī)矩，無以成方圓?！笔聵I(yè)單位檔案管理工作需要重視起來不只是工作內(nèi)容，還需要建立起一個系統(tǒng)性的工作管理體系。對于檔案管理的重要性，主要就從檔案管理的章程規(guī)范中所體現(xiàn)，越復(fù)雜的工作需要越多的條文來規(guī)劃指明。檔案資料的收集、分類、整理等等都需要一系列的統(tǒng)一管理體系來標(biāo)明。還有一些重要關(guān)鍵人事檔案的管理，這類文件資料的保密工作的優(yōu)先級更高，更需要相應(yīng)章程標(biāo)明如何管理。

2.4 檔案管理工作現(xiàn)代化程度不高

新時期，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，各方面工作都進(jìn)入信息化時代。對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作，如何做到集中理論基礎(chǔ)管理，統(tǒng)籌大局，必須要重視現(xiàn)代化檔案信息管理趨勢。運(yùn)用現(xiàn)代信息化科技手段打破時間和空間的限制，提高檔案的整合和利用率，促進(jìn)了檔案信息化服務(wù)功能，這是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要性更加凸顯。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的措施

3.1 提升單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度

機(jī)關(guān)事業(yè)單位上級領(lǐng)導(dǎo)層要想加強(qiáng)檔案管理工作，就得把檔案管理工作重視起來，用發(fā)展的眼光來看問題，顧全大局。意識到檔案工作的必要性和重要性。檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作好壞的象征，是每個人的工作階段的記錄，只有保存良好的人事檔案，才能體現(xiàn)出這個人的社會價值和工作價值，要促進(jìn)檔案管理工作的建設(shè)，必須加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位上級對檔案管理工作的重視。只有意識到檔案管理工作是促進(jìn)人力資源發(fā)展的基石，才能留住機(jī)關(guān)事業(yè)單位寶貴的人才資源，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

3.2 改進(jìn)檔案管理方法，加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)

現(xiàn)階段，我國的機(jī)關(guān)事業(yè)單位跟隨新時期發(fā)展的腳步進(jìn)行事業(yè)改革、理念創(chuàng)新，檔案的管理工作也隨之不斷發(fā)展。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，分散式管理轉(zhuǎn)化為新型集中式管理。人事檔案管理工作必須要高度結(jié)合理論基礎(chǔ)，從理論統(tǒng)領(lǐng)實(shí)踐工作。機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的檔案及人事部門需要根據(jù)現(xiàn)狀、制度和政策做出對應(yīng)的調(diào)整，從而適應(yīng)當(dāng)今時代社會化的生產(chǎn)，符合中國特色社會主義市場的需求。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案需要優(yōu)先滿足于市場經(jīng)濟(jì)體制就必須要引進(jìn)外來先進(jìn)的管理方法和管理理念，吸納優(yōu)秀的檔案管理人員。加強(qiáng)對機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案管理工作的人員培訓(xùn)，進(jìn)行專業(yè)理論指導(dǎo)和操作教學(xué)，使事業(yè)單位的檔案管理者具有一定的信息化管理水平，同時又具備檔案管理的專業(yè)知識，保證事業(yè)單位的檔案信息化工作更好地開展。

3.3 完善檔案管理工作體系，建立現(xiàn)代化管理制度

提升檔案管理工作水平的重要途徑，就是構(gòu)建現(xiàn)代化的事檔案管理制度，提升檔案管理工作的專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化，運(yùn)用電子信息化科技手段，高度協(xié)調(diào)紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。通過對檔案管理資源的分配和組織，合理規(guī)劃檔案管理工作；實(shí)行責(zé)任到人制度，保證檔案收取和整理的來源和去向；通過高科技手段保證檔案保存的安全性，防止由于各種原因，電子信息泄露和紙質(zhì)檔案的損壞；加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，定期檢修，確保檔案管理工作更好地向前發(fā)展。

4 結(jié)束語

總之，檔案管理工作既是一項專業(yè)性業(yè)務(wù)工作，又是一項服務(wù)性工作。要結(jié)合本單們的業(yè)特色，組織靈活多樣的培訓(xùn)工作，提高檔案管理者的專業(yè)化水平，建立規(guī)范化的檔案管理體系，提高事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量，使其更好地服務(wù)于社會。