機關事業(yè)單位檔案管理信息化建設路徑探討

吳月霞

（牡丹江市西安區(qū)檔案館，黑龍江 牡丹江 157000）

1 引言

在機關事業(yè)單位中，檔案管理發(fā)揮著不容忽視的重要作用?，F代技術的飛速進步，將我們帶到了互聯(lián)網時代，與此同時，計算機網絡技術也開始逐漸匯集檔案管理領域，檔案管理的信息化發(fā)展儼然已經成為大勢所趨。但就當前階段機關事業(yè)單位檔案管理工作開展的實際情況來看，仍然存在著諸多有待解決的問題。本文主要結合機關事業(yè)單位檔案管理工作的開展現狀，探索機關事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展路徑，旨在為提高事業(yè)單位檔案管理工作的開展水平、促進機關事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展提供有效建議。

2 機關事業(yè)單位檔案管理工作的現狀

1）未能予以檔案管理信息化足夠重視。機關事業(yè)單位中日常工作的種類多樣，內容繁雜，而檔案信息中承載的內容能夠為各項決策以及決策的落實提供有效參考依據。但就目前情況來看，許多機關事業(yè)單位仍然延續(xù)著傳統(tǒng)的檔案管理思想，面對大量的檔案信息，卻仍然采取傳統(tǒng)的管理方式，不僅降低了檔案資源的利用率，同時也為檔案管理的信息化轉型創(chuàng)設了嚴重的阻礙。許多機關事業(yè)單位中的領導人員缺乏對于檔案管理信息化建設的深入認識，一味的通過增加檔案管理人員數量優(yōu)化檔案管理水平，導致檔案管理效率明顯降低。

2）檔案管理信息化缺乏足夠資金支持。為了充分保障機關事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展，在促進檔案管理信息化轉型的同時，還需購入大量的硬件設備，并對于軟件進行優(yōu)化升級，在這一過程當中必然會消耗大量資金。而事業(yè)單位能夠提供給檔案管理信息化建設的資金是有限的，這使得許多重要的設備無法引入，已有的軟件基礎也較為薄弱，機關事業(yè)單位檔案管理信息化建設仍然依賴于人工管理。

3）檔案管理信息化缺乏充足人才支撐。結合現實情況，我們可以發(fā)現，大部分的事業(yè)單位都已經構建起了專門的檔案管理部門，但從事檔案管理工作的工作人員普遍年齡較大，雖具備著一定的管理經驗，但普遍為參加過專業(yè)培訓，對于新的檔案管理理念和新的檔案管理技術知之甚少。管理人員的信息化意識較差一定程度上阻礙了機關事業(yè)單位檔案管理信息化的進程，管理人員匱乏的計算機網絡知識也難以充分滿足機關事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化轉型的要求。

4）檔案管理信息化軟件基礎有待優(yōu)化。機關事業(yè)單位檔案管理信息化建設離不開優(yōu)質的軟件基礎的支持，機關事業(yè)單位需投入更多的時間和精力打造更適宜檔案管理工作開展的管理軟件，才能夠降低因常規(guī)人工管理所出現的誤差，提高檔案管理工作的開展效率。部分機關事業(yè)單位為了滿足信息化發(fā)展的要求，雖然引入了相應管理軟件，但由于管理人員對于軟件內容缺乏足夠的認識，導致軟件難以發(fā)揮應用價值。除此之外受到資金條件方面的限制，機關事業(yè)單位檔案管理軟件的更新頻率也普遍較為滯后。

3 機關事業(yè)單位檔案管理信息化建設的路徑

1）給予檔案管理信息化建設足夠重視。機關事業(yè)單位已有的檔案信息中包含許多有價值的內容，隨著檔案管理難度的加大，加強檔案管理信息化建設顯得極為重要。這就要求機關事業(yè)單位中的相關領導以及負責檔案管理工作的管理人員能夠給予檔案管理信息化足夠的重視，轉變傳統(tǒng)的管理觀念，加快檔案信息化轉型進程，結合機關事業(yè)單位檔案管理工作短期與長期的開展目標，明確檔案管理信息化的流程，確保機關事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作的有序推進。

2）給予檔案管理信息化建設充足資金。無論是硬件設備的購入、軟件設備的升級還是專業(yè)人才的引入都離不開資金的支持，機關事業(yè)單位在應適當增加對于檔案管理信息化建設的資金投入，為檔案管理信息化建設提供更加充足的資金保障。結合當前階段部分機關事業(yè)單位因資金不足而導致檔案管理效率和管理質量降低的現狀，機關事業(yè)單位的領導應予以足夠重視，通過節(jié)約單位的日常開支或優(yōu)化資金調配等方式，為機關事業(yè)單位檔案管理信息化建設創(chuàng)設有利條件。

3）重視培養(yǎng)管理人員的信息技術能力。機關事業(yè)單位中的檔案管理工作由專門的管理人員負責，管理人員的綜合素養(yǎng)將直接決定檔案管理信息化建設水平。結合機關事業(yè)單位檔案管理部門所存在的人口老齡化嚴重、信息化管理水平滯后等問題，建議事業(yè)單位能夠面向社會各界招收具備突出信息技術能力的優(yōu)秀人才，在人才入職前，開展信息技能培訓，同時，對于機關事業(yè)單位中已有的檔案管理人員，也可定期開展信息技術培訓，幫助他們充分了解檔案管理領域的發(fā)展現狀，明確檔案管理信息化建設的優(yōu)勢，使其積極主動的參與到促進檔案管理信息化建設的過程中。對于新引入的管理軟件，可以由專業(yè)的技術人員提前面向檔案管理人員予以講解，加深檔案管理人員對于信息化軟件的了解程度，使現代技術軟件能夠真正在檔案管理工作開展的過程中發(fā)揮作用。

4）定期對于管理軟件進行優(yōu)化與升級。機關事業(yè)單位檔案管理信息化建設的本質即通過引入相應的管理軟件，加快檔案的收集與整合效率，挖掘檔案信息的內在價值。因此機關事業(yè)單位應引入相應的檔案管理軟件，結合自身發(fā)展的情況以及檔案管理工作的開展需求定期對優(yōu)管理軟件進行優(yōu)化升級，有效提升機關事業(yè)單位的檔案管理信息化水平。值得注意的是，不同于傳統(tǒng)的管理方式，檔案的信息化建設在為檔案管理工作提供了諸多便捷的同時，也降低了檔案信息的安全性。機關事業(yè)單位中的檔案管理人員在將傳統(tǒng)的紙質檔案轉換成為數字檔案統(tǒng)一存儲的同時，同時還應當加強對于傳統(tǒng)紙質檔案的管理。而機關事業(yè)單位方面還應當積極引入安全防護軟件，避免檔案在存儲的過程中受到他人的惡意攻擊，導致檔案遺失、檔案篡改等問題的出現。

4 總結

綜上所述，計算機網絡技術的飛速發(fā)展為機關事業(yè)單位檔案管理工作的開展指明了新的發(fā)展方向，但就目前情況來看，仍然有部分機關事業(yè)單位未能予以檔案管理信息化建設足夠的重視，還有部分機關事業(yè)單位已有的軟件、資金和人才都不夠充足，導致檔案管理信息化建設舉步維艱。在未來的發(fā)展過程中，機關事業(yè)單位可以通過給予檔案管理信息化建設足夠重視、給予檔案管理信息化建設充足資金、重視培養(yǎng)管理人員的信息技術能力、定期對于管理軟件進行優(yōu)化與升級等有效方式，加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設水平，在提高已有檔案資源利用率的同時，減輕檔案管理人員承擔的工作壓力，為機關事業(yè)單位各項決策的落實提供可靠的參考依據。