事業(yè)單位人事檔案管理的特點與問題思考

唐 輝

（通榆縣政協(xié)辦公室綜合保障中心，吉林 白城 137200）

近年來，隨著時代的進步和經(jīng)濟的發(fā)展，我國的事業(yè)單位的工作受到了相關部門的重視，其中事業(yè)單位的檔案管理問題格外突出，并引出了一系列的問題。事業(yè)單位人員是其中的決定因素和生產(chǎn)的主力軍，要想提高事業(yè)單位的工作效率，便必須盤活事業(yè)單位的工作人員，激發(fā)他們的工作活力，使得他們能夠發(fā)揮自己的力量為社會上提出更多更好的政策，并積極開展。因此，事業(yè)單位必須提出相關的政策，以更好地管理事業(yè)單位的人事檔案和資源。

1 基層事業(yè)單位檔案管理的特點

1）機密性。事業(yè)單位進行檔案管理時需要遵守一些原則，首當其沖的便是嚴格執(zhí)行保密制度。由于事業(yè)單位的特殊性，一旦當事業(yè)單位的檔案出現(xiàn)泄漏，造成的后果難以設想。因此必須加強對事業(yè)單位的檔案管理的機密性。

2）真實性。檔案管理的另一特點便是真實性。在事業(yè)單位的檔案管理過程中，必須保證真實性，由其真實地展現(xiàn)事業(yè)單位的發(fā)展現(xiàn)狀。同時，在對檔案進行管理時，工作人員也必須確保各項資料的真實，避免出現(xiàn)任何的造假和違法行為。

3）動態(tài)性。在對檔案進行管理時，還有一個特點便是動態(tài)性。由于事業(yè)單位的人員是流動的，因而事業(yè)單位的檔案管理是處于不斷更新與變化的過程中，并需要隨著時代的變化而進步，積極應用一些先進技術，提高檔案管理的效率[1]。

2 基層事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理制度較不完善。我國的事業(yè)單位隸屬于國家單位，由直屬的上級部門進行負責。從社會角度來看，事業(yè)單位屬于面向社會的公益性事業(yè)，但是在具體的工作過程中，有些事業(yè)單位面臨的問題和任務與企業(yè)無異，同樣較為繁雜，事業(yè)單位需要花費大量的資金進行任務的完成。從事業(yè)單位的角度看，以往的單位盡管人數(shù)眾多，對于人力資源的管理也并不是引用的現(xiàn)在的事業(yè)單位的制度，而隨著時代的進步，有些事業(yè)單位在轉(zhuǎn)型過程中仍然沿用以往的管理體制，這便導致員工內(nèi)部的獎金和福利得不到應有的保障?；谝陨系挠懻?，事業(yè)單位人才管理出現(xiàn)問題有一部分是歷史遺留問題，人才體制的不明確在一定程度上阻礙了事業(yè)單位的人事檔案的管理工作[2]。

2）人事檔案管理方式陳舊。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式多是采用最原始的整理歸檔方式，這樣的形式耗費了巨大的人力物力，這樣的管理方式不僅耗時長且容易出現(xiàn)錯誤。因此，在融媒體時代背景下，管理者們應該挖掘新技術，引進先進的科學技術人才進入管理隊伍，將管理體系與信息技術相結(jié)合，構(gòu)建完整、健康的人事檔案管理體系，為高校的管理工作提供技術手段，以此創(chuàng)新人事檔案管理形式，使得人事檔案管理工作向著多元化、體系化的方向發(fā)展。由于人事檔案的管理工作內(nèi)容龐雜，所以在管理過程中會碰到許多問題。

3）人事檔案管理的專業(yè)人才匱乏。人事檔案的管理工作由于其工作的特殊性需要由專業(yè)度較高的人員執(zhí)行，但是目前事業(yè)單位的檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和實際操作水平良莠不齊，且檔案管理人員的流動性較大、檔案管理人員很多都是從別的普通崗位調(diào)過來的。由于這些人員的學歷水平較低，因而在知識結(jié)構(gòu)和思想觀念上都較為落后，不利于檔案的收集和整理。

3 基層事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化建議

1）建立健全完善的檔案管理制度。要想進一步促進人才的工作活力，首先便是需要建立起符合當代發(fā)展的人事檔案管理體制。在管理體制的改革過程中，事業(yè)單位可以適當?shù)匾M企業(yè)的人才管理制度，并將該制度應用于事業(yè)單位，如果在應用過程中出現(xiàn)問題，也可以及時進行修正?？偠灾?，需要在原有的基礎上，將管理制度進行不斷的創(chuàng)新，來激發(fā)事業(yè)單位員工的工作積極性，管理制度需要秉持公平公正公開的原則[3]。

2）構(gòu)建檔案信息管理網(wǎng)絡平臺，加強資金投入。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式多是采用最原始的整理歸檔方式，這樣的形式耗費了巨大的人力物力，這樣的管理方式不僅耗時長且容易出現(xiàn)錯誤。因此，在融媒體時代背景下，管理者們應該挖掘新技術，引進先進的科學技術人才進入管理隊伍，將管理體系與信息技術相結(jié)合，構(gòu)建完整、健康的人事檔案管理體系，以此創(chuàng)新人事檔案管理形式，使得人事檔案管理工作向著多元化、體系化的方向發(fā)展。由于人事檔案的檔案管理工作內(nèi)容龐雜，所以在管理過程中會碰到許多問題。因此，需要創(chuàng)新人事檔案的管理內(nèi)容。首先，管理人員可以將信息登錄系統(tǒng)進行簡化，只需要通過自己的手機號和密碼便能進入人事檔案查詢系統(tǒng)，對自己的人事檔案信息進行查閱。此外，對于人事檔案總結(jié)和的工作學習情況都有很大的作用。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作還存在沒有做好人事檔案的開發(fā)利用工作。在人事檔案管理工作的開展過程中，不能簡單地只是對人事檔案進行整理和保存，而應該對檔案工作展開積極的研究。運用信息技術將其中的一些信息進行篩選和提煉，最終形成電子檔案，以便于事業(yè)單位進行管理查詢。此外，建立起科學的人事檔案查詢系統(tǒng)也是很有必要的，能夠有效提高事業(yè)單位的服務質(zhì)量。

3）提高安全保護意識，防止檔案信息外漏。人事檔案工作是事業(yè)單位管理工作中十分重要的部分，但是由于人事檔案的管理形式長期以來沒有創(chuàng)新，導致工作枯燥無味。管理人員也沒有具備較強的管理意識和相應的法律意識，導致管理工作頻頻出現(xiàn)問題，例如人事信息泄露、檔案時間填寫不準確等情況出現(xiàn)，這都是管理人員安全意識不強導致的不良后果。為了有效改善這一現(xiàn)在，作為事業(yè)單位的管理者，應該打破陳舊的管理理念，樹立“以人為本”的人事檔案管理觀念，通過現(xiàn)代化信息技術，重塑管理網(wǎng)絡，將紙質(zhì)的人事檔案電子化，提高檔案管理的效率。

4）加強人才隊伍建設。對于復雜且單一的檔案管理工作，每天的工作量較大，導致檔案管理人員的隊伍不穩(wěn)定，管理人員調(diào)度頻繁。這種情況也使得檔案管理過程中出現(xiàn)一些不規(guī)范的問題，例如人員在交接過程中對于檔案的遺漏情況。隨著時代的發(fā)展，事業(yè)單位也應該對于檔案管理人員進行嚴格的篩選和培訓。首先可以定期開展培訓活動，組織檔案管理工作人員進行相關檔案管理政策的學習，以提高管理人員的綜合素質(zhì)。此外，事業(yè)單位還應該營造積極、健康的管理環(huán)境，尊重管理人員個性發(fā)展，使得管理人員能夠在和諧的氛圍中展開工作，也能有效促進事業(yè)單位的各項管理工作效率的提升。

4 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理是事業(yè)單位工作進程中重要的一步，通過對于檔案資源的利用，能夠幫助事業(yè)單位有效工作，但是在傳統(tǒng)的檔案管理中存在諸多問題，例如單位領導對于檔案管理的意識不強、檔案管理制度不完善以及檔案管理人員素質(zhì)參差不齊等問題。因此事業(yè)單位需要展開相應的措施積極應對以上的問題，保障人事檔案的高效管理和高利用率，促進事業(yè)單位的現(xiàn)代化變革。