互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，干部人事檔案管理信息化案例剖析

宋 樂

（中國電建市政建設(shè)集團(tuán)有限公司，天津 300384）

1 干部人事檔案管理現(xiàn)狀

互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，信息化建設(shè)是時(shí)代的要求，也是人事管理發(fā)展的方向之一。中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》明確增加了檔案信息化建設(shè)和信息資源開發(fā)的要求，為今后一個(gè)時(shí)期全國各級(jí)各類干部人事檔案工作提供了基本遵循[1]。

干部人事檔案管理信息化旨在通過信息化來促進(jìn)檔案管理工作的全面更新，包括檔案管理的理念、管理方式及方法等。

目前，干部人事檔案管理信息化工作還存在一些問題。首先，有的單位對干部人事檔案信息化建設(shè)的重視程度不高。部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案工作就是抄寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，只要“守好攤”，不丟失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔即可，導(dǎo)致人事檔案工作長期處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)[2]。其次，干部檔案管理隊(duì)伍不健全。既熟悉人事檔案管理政策，又掌握相應(yīng)信息系統(tǒng)應(yīng)用技術(shù)的檔案管理人員少。目前，很多單位檔案管理人員與實(shí)際需求存在著不匹配的情況。再次，信息化系統(tǒng)建設(shè)不完備。沒有良好的硬件設(shè)施或檔案管理人員計(jì)算機(jī)操作水平不高。最后，檔案管理制度不健全。目前，很多單位沒有相對完整齊備的檔案管理制度，檔案材料的收集范圍、歸檔及轉(zhuǎn)遞流程沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)。

2 干部人事檔案管理信息化的必要性

新形勢下，構(gòu)建安全便捷的干部人事數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)，有利于實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門與檔案部門的“雙贏”。通過干部人事檔案管理信息化來提高一個(gè)單位檔案管理的技術(shù)水平，進(jìn)而全面提高單位整體的人事工作水平。

1）便于檔案查詢。將檔案內(nèi)容數(shù)字化處理，形成完整的信息管理系統(tǒng)。這樣，訪問信息管理系統(tǒng)即可查詢相關(guān)人員的檔案信息，并可進(jìn)行閱覽和存檔。對于存檔人員眾多的單位，可以大幅度提升管理人員的工作效率。2）規(guī)范檔案管理。干部人事檔案信息化后，對整份檔案按照一定規(guī)則統(tǒng)一處理，搜索關(guān)鍵字或代碼即可查閱。此外，還可以對相關(guān)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移或共享，提升檔案信息的利用率。3）檔案安全保存。紙質(zhì)檔案受到紙張、酸堿性、潮濕度等因素的影響，容易字跡模糊，造成閱覽不便，甚至丟失重要信息。信息化后的檔案，還可以進(jìn)行加密保護(hù)等工作，增加檔案的安全系數(shù)。

3 干部人事檔案管理信息化案例解剖

2013年以來，國網(wǎng)山東省電力公司構(gòu)建了省、市、縣一體管理的人事檔案管理體系，建成了集檔案數(shù)字化建設(shè)、集約化管控、全生命周期管理于一體的人事檔案 管理信息系統(tǒng)，全面完成人事檔案信息化建設(shè)。

1）國網(wǎng)山東省電力公司的主要做法。（1）信息系統(tǒng)為先導(dǎo)，構(gòu)建數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)平臺(tái)?；谌耸聶n案全生命周期管理理念，在檔案數(shù)字化采集基礎(chǔ)上，集成了庫房管理、審核整理、查借閱管理、轉(zhuǎn)遞接收、零散材料收集等功能，建成了覆蓋人事檔案管理全流程的省、市、縣三級(jí)集中部署的信息系統(tǒng)。通過系統(tǒng)應(yīng)用，人事檔案管理機(jī)制變革為國網(wǎng)山東省電力公司集約管控的多維立體管理模式。（2）分步實(shí)施為途徑，完成人事檔案數(shù)字化建設(shè)。制定人事檔案三年規(guī)劃，按照本部先行、分步實(shí)施的原則，分三年完成了省、市、縣三級(jí)人事檔案數(shù)字化創(chuàng)建工作。國網(wǎng)山東省電力公司組織人員到各單位進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)、項(xiàng)目咨詢和過程管控，并按照行政區(qū)劃將市、縣公司劃分為五個(gè)片區(qū)，實(shí)行區(qū)域一體化管理，確保各單位標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、整體推進(jìn)。（3）規(guī)章制度為保障，固化數(shù)字化建設(shè)長效機(jī)制。制定國網(wǎng)山東省電力公司《干部人事檔案數(shù)字化管理工作暫行規(guī)定》《檔案數(shù)字化工作安全保密管理辦法》，整理編制了《干部人事檔案審核整理規(guī)范》等實(shí)務(wù)操作指南。明確管理職責(zé)、明晰管理流程，為省、市、縣三級(jí)人事檔案數(shù)字化創(chuàng)建實(shí)施工作提供有力管理保障。（4）隊(duì)伍建設(shè)為支撐，形成信息化建設(shè)專家梯隊(duì)。將人事檔案管理培訓(xùn)常態(tài)納入公司培訓(xùn)計(jì)劃，分層級(jí)、分類別開展專業(yè)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)輪訓(xùn)，形成檔案管理“明白人”培訓(xùn)機(jī)制，打造一支業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)、作風(fēng)能力優(yōu)的人事檔案管理隊(duì)伍。建立遞承機(jī)制，構(gòu)建并實(shí)時(shí)豐富管理知識(shí)庫，編制人事檔案專業(yè)培訓(xùn)教材。通過項(xiàng)目實(shí)施鍛煉人員，有針對性地開展儲(chǔ)備人才培養(yǎng)，建設(shè)遞承有序的人事檔案管理人才梯隊(duì)。另外，國網(wǎng)山東省電力公司還首創(chuàng)了關(guān)鍵信息采集功能，建立“三齡一歷”“掛職掛崗”等八類關(guān)鍵信息字庫，破解了圖像檢索困難的難題，提高了人事檔案的利用水平[3]。2）工作成效。國網(wǎng)山東省電力公司的干部人事檔案管理信息化工作取得了顯著成效，具體如下：（1）構(gòu)建了“大檔案”管理格局，實(shí)現(xiàn)人事檔案集約管控。通過該體系的信息平臺(tái)可實(shí)時(shí)在線監(jiān)控和檢查市、縣公司的人事檔案歸集、轉(zhuǎn)遞、查詢、統(tǒng)計(jì)和庫房管理情況，可直接調(diào)閱各層各級(jí)人員人事檔案。（2）建立“全流程”管理模式，實(shí)現(xiàn)了人事檔案全生命周期管理。設(shè)置查借閱、檔案轉(zhuǎn)遞、材料轉(zhuǎn)遞和其他事項(xiàng)四類提醒，智能引導(dǎo)用戶進(jìn)入操作界面進(jìn)行任務(wù)處理，系統(tǒng)可以對未進(jìn)行數(shù)字化制作的檔案、借閱超時(shí)未歸還、轉(zhuǎn)遞回執(zhí)未反饋、提前進(jìn)行退休審核等信息進(jìn)行實(shí)時(shí)提醒。（3）建設(shè)“穿透式”業(yè)務(wù)體系，提高了人事檔案管理效率。注重系統(tǒng)功能模塊的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，根據(jù)流程節(jié)點(diǎn)關(guān)系和工作要求，開發(fā)各模塊間數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的“一鍵式”操作。（4）實(shí)行“規(guī)范化”數(shù)據(jù)采集，提高了人事檔案利用水平。統(tǒng)一檔案管理平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)全省檔案信息資源統(tǒng)一調(diào)度、多點(diǎn)利用、一鍵查詢、多維印證，最大限度地提高了人事檔案信息查閱利用效率和審核準(zhǔn)確性[4]。

4 干部人事檔案管理信息化的措施

那么，干部人事檔案管理信息化有哪些可行性措施呢？

1）提高人事檔案管理的信息化意識(shí)。干部人事檔案管理人員要充分意識(shí)到人事檔案對個(gè)人發(fā)展的重要意義，用信息化的思維看待工作，用信息化的手段開展工作。用信息化手段推動(dòng)傳統(tǒng)模式的人事檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，保證人事檔案管理真實(shí)有效性、內(nèi)容全面性、隨人流動(dòng)性、隱私機(jī)密性和功能服務(wù)性等特點(diǎn)的充分發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)人事檔案自身的實(shí)用價(jià)值最大化。2）注重檔案管理人員隊(duì)伍的培養(yǎng)。一方面，要重視人事檔案信息化管理工作人員專業(yè)化問題。在隊(duì)伍建設(shè)上，加大對檔案管理、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)等相關(guān)專業(yè)人員的傾斜力度，確保建立一支懂檔案管理、懂信息化技術(shù)的專業(yè)人才隊(duì)伍。另一方面，人事檔案管理人員也要不斷加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，主動(dòng)適應(yīng)信息化挑戰(zhàn)，不斷提升自身業(yè)務(wù)水平。3）加快人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。建立人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建干部檔案信息化數(shù)據(jù)庫，設(shè)置人事管理信息中心，確保實(shí)現(xiàn)干部檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，以實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部管理部門、單位之間及上級(jí)主管部門對全國人事檔案信息資源的共享。4）加強(qiáng)人事檔案信息動(dòng)態(tài)化管理。現(xiàn)在人員流動(dòng)性較大，檔案管理人員要及時(shí)錄入、隨時(shí)更新干部的動(dòng)態(tài)信息，立體反映干部實(shí)際情況。注重檔案信息與其他資源的整合，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)功能與干部數(shù)據(jù)庫實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)，為做出科學(xué)合理的決策提供數(shù)據(jù)支持，實(shí)現(xiàn)檔案信息在干部選拔任用過程中的最大化利用。5）建立嚴(yán)格完整的檔案管理制度和管理程序。結(jié)合單位工作實(shí)際，制定行之有效的管理制度，對檔案材料的收集、分類、歸檔的范圍，查閱、共享的權(quán)限，檔案接收以及轉(zhuǎn)遞的具體流程作出明確規(guī)定。這些都有利于檔案資料的利用，促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。要明確工作紀(jì)律、嚴(yán)設(shè)查閱權(quán)限、強(qiáng)化日常監(jiān)督，構(gòu)建全方位多維度立體化的監(jiān)督體系，以科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)密的督查制度來保證系統(tǒng)的可靠運(yùn)行[5]。

5 總結(jié)

干部人事檔案事業(yè)是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，借助檔案能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。檔案管理的信息化對提升單位檔案管理水平，促進(jìn)單位人事工作的開展具有重要的意義。要實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化管理，應(yīng)該樹立現(xiàn)代化的管理理念，構(gòu)建完整的信息化系統(tǒng)，并以完善的檔案管理制度來規(guī)范檔案信息化管理的程序資源平衡分配的問題，以提高信息化建設(shè)對檔案管理的作用。