淺議電子檔案單套制管理實(shí)施策略

劉 瑩

（秦皇島市海港區(qū)人力資源和社會保障局，河北 秦皇島 066000）

我國電子文件單套制管理模式在實(shí)踐過程面臨著諸多問題，使這一檔案管理模式的發(fā)展一再受挫，影響了電子檔案單套制管理模式在全國的推廣進(jìn)程。為了推動檔案管理模式的變革，實(shí)現(xiàn)電子檔案單套制管理模式在全國范圍內(nèi)的運(yùn)用，本文針對電子檔案單套制管理面臨的困難提出幾點(diǎn)改進(jìn)策略。

1 構(gòu)建“單套制”管理相關(guān)法規(guī)規(guī)范

完善的法律法規(guī)的制定是確立電子檔案的法律效力、確保電子檔案單套制管理模式有效運(yùn)行的根本支撐。

1.1 強(qiáng)化法律法規(guī)學(xué)習(xí)

首先，組織各部門領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行電子檔案單套制管理的學(xué)習(xí)，幫助他們正確認(rèn)識“單套制”管理和“雙套制”管理的區(qū)別以及“單套制”管理的優(yōu)越性，意識到“單套制”管理是大勢所趨。其次，學(xué)習(xí)相關(guān)法律、規(guī)范，幫助他們分析規(guī)范體系在管理過程中的作用以及過往電子檔案管理中法律法規(guī)、規(guī)范體系所起到的作用和意義，正確認(rèn)識西方國家配套法律法規(guī)體系對電子檔案管理的推動作用從而意識到建立健全法律法規(guī)、規(guī)范體系迫在眉睫。最后，認(rèn)識到我國電子檔案單套制管理還處于起步和探索階段，相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)范體系也未健全，所以必須盡快完成法律法規(guī)、規(guī)范的制定和出臺，實(shí)現(xiàn)國際接軌和國內(nèi)電子檔案管理模式統(tǒng)一規(guī)范體系的建設(shè)。

1.2 修訂檔案法

通過立法的方式將電子檔案管理模式的改革提供有力保障，修訂《檔案法》，在檔案法中對電子檔案的法律效力進(jìn)行明確的認(rèn)定，明確指出電子檔案與紙質(zhì)版文件具備相同的法律效力，從法律層面給予電子檔案相應(yīng)的認(rèn)可，針對電子檔案中圖片、視頻等內(nèi)容與視聽文件存在爭議的地方，通過法律條文進(jìn)行明確的界定；同時，針對電子檔案證據(jù)證明力認(rèn)定的問題，可以采取聽證、專家討論等形式，對電子檔案的取證、鑒定、審查等程序進(jìn)行明確的法律規(guī)定，通過制定明確的法律法規(guī)，確定電子檔案的證據(jù)證明力認(rèn)定制度，確保電子檔案在使用過程中有法可依、有章可循，明確電子檔案的法律效力，保障電子檔案內(nèi)容的合法性。

2 利用技術(shù)手段優(yōu)化電子檔案單套制管理系統(tǒng)

由于電子檔案高度依賴外儲存設(shè)備，易受到技術(shù)的影響而導(dǎo)致電子檔案受損，再加之電子檔案管理系統(tǒng)的安全性以及穩(wěn)定性尚且存在問題，因此需要加強(qiáng)技術(shù)管理。

2.1 加強(qiáng)人才建設(shè)以提供技術(shù)保障

技術(shù)人才是電子檔案單套制管理中的主要支撐，要實(shí)現(xiàn)電子檔案單套制管理系統(tǒng)的優(yōu)化和穩(wěn)定，必須保證人才隊(duì)伍的穩(wěn)定和充足，所以加強(qiáng)人才建設(shè)成為該管理模式發(fā)展道路上不可或缺的一部分。

首先，相關(guān)部門應(yīng)該提高技術(shù)人才的入職門檻，提高技術(shù)人才的比例和質(zhì)量。其次，建立人才培養(yǎng)機(jī)制。開設(shè)檔案學(xué)專業(yè)的高校注重對學(xué)生信息系統(tǒng)開發(fā)、設(shè)計(jì)等相關(guān)課程的學(xué)習(xí)，確保檔案學(xué)專業(yè)的學(xué)生基本掌握相關(guān)技能；與此同時，各單位和部門開設(shè)技術(shù)培訓(xùn)，對技術(shù)人才定期進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)和考核，確保技術(shù)人員及時掌握前沿技術(shù)以及個人技能過關(guān)，保證技術(shù)人員能夠適應(yīng)管理工作的開展進(jìn)程。最后，拓寬技術(shù)人才引進(jìn)渠道，政府部門可與相關(guān)高校建立合作辦學(xué)，由高校提供專項(xiàng)人才，再通過職業(yè)技能考試進(jìn)入崗位，既能提高人才的質(zhì)量，又能提高人才的比例。

2.2 成立技術(shù)部門以保證系統(tǒng)更新

第一，成立專門的技術(shù)部門，致力于文件管理系統(tǒng)的維護(hù)和開發(fā)。在使用電子檔案單套制管理模式的單位應(yīng)該成立專門的技術(shù)部門或者組建專門的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，為電子檔案管理系統(tǒng)提供針對性的服務(wù)，對于電子檔案管理系統(tǒng)中出現(xiàn)的問題給予及時解決，其次是進(jìn)行系統(tǒng)的升級研發(fā)，確保電子檔案管理系統(tǒng)不會因?yàn)樵O(shè)備系統(tǒng)升級而出現(xiàn)文件無法打開或者是丟失的情況出現(xiàn)。技術(shù)人員應(yīng)該及時掌握技術(shù)的更新和升級情況，保證團(tuán)隊(duì)能夠及時進(jìn)行管理系統(tǒng)的升級和更新，保障管理系統(tǒng)的穩(wěn)定和安全。

第二，開發(fā)穩(wěn)定的電子檔案管理系統(tǒng)。在得到技術(shù)支持的前提之下，致力于穩(wěn)定的電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，開發(fā)出穩(wěn)定、連續(xù)以及完整的電子檔案管理系統(tǒng)。技術(shù)人員應(yīng)該通過技術(shù)手段為電子檔案的接收和管理提供安全的電子環(huán)境，確保電子檔案在歸檔、傳遞、管理等流程中的原始性、完整性以及可靠性。

電子檔案單套制管理對于系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性要求較高，而這需要過硬的技術(shù)支持才能得以保持，因此，我們應(yīng)該通過對技術(shù)人員的培養(yǎng)和引進(jìn)，保障電子檔案管理系統(tǒng)能夠得到技術(shù)支持，進(jìn)而完成電子檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化升級。

3 建立多元主體協(xié)同體系

電子檔案單套制管理需要多個部門協(xié)同完成，在現(xiàn)有的電子檔案單套制管理模式中，我國單套制管理中對于不同部門之間的責(zé)任劃分不明確，部門之間遇事互相推諉，檔案管理的效率由此降低。因此，為了保證電子檔案單套制管理模式的推廣，應(yīng)該為其提供管理保障，確保這一管理模式的正常運(yùn)行，建立多元主體協(xié)同體系。

3.1 搭建協(xié)同管理平臺

實(shí)現(xiàn)各主體協(xié)同管理的必要途徑是搭建協(xié)同管理平臺，方便各主體在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中開展協(xié)同工作。

首先，由技術(shù)部門搭建以協(xié)同管理為基礎(chǔ)的電子檔案管理系統(tǒng)，確保各相關(guān)主體可通過統(tǒng)一的管理平臺對電子檔案進(jìn)行錄入、管理以及查看。其次，技術(shù)部門對協(xié)同管理平臺進(jìn)行智能升級，將不同的主體功能有效結(jié)合。最后，技術(shù)部門需要根據(jù)電子檔案單套制管理模式發(fā)展的需求，對協(xié)同管理平臺及時進(jìn)行系統(tǒng)的更新和完善，將有關(guān)聯(lián)的管理主體及時鏈接至協(xié)同管理平臺，實(shí)現(xiàn)資源共享和管理協(xié)同。

3.2 明確協(xié)同主體職責(zé)

首先，對文件形成機(jī)構(gòu)，其高級管理層需要為數(shù)字轉(zhuǎn)型政策的實(shí)施提供必要支持，由政府部門對該機(jī)構(gòu)是否能夠?qū)π畔?shí)現(xiàn)有效管理進(jìn)行評估，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)物質(zhì)上的節(jié)約和對信息的有效管理。此外，針對管理主體和業(yè)務(wù)主體之間職責(zé)模糊、重疊的現(xiàn)象，對二者之間的關(guān)系進(jìn)行明確的劃分。第一要求管理主體和業(yè)務(wù)主體之間做好充分的溝通，二者之間就職責(zé)、任務(wù)進(jìn)行溝通分配，避免業(yè)務(wù)主體和管理主體之間職責(zé)重疊等現(xiàn)象的再次發(fā)生。第二，管理主體應(yīng)該加強(qiáng)對業(yè)務(wù)主體工作的驗(yàn)收，保證業(yè)務(wù)主體工作的完成度和完成效果。最后，通過建立激勵機(jī)制、協(xié)同分工以及利益分配等方式推動各主體之間的協(xié)同，以此為動力，促使各主體之間主動堿性多元協(xié)同體系的建立。

3.3 成立協(xié)同監(jiān)管部門

電子檔案的單套制管理需要各部門之間相互協(xié)作共同實(shí)現(xiàn)，所以需要成立專門的監(jiān)管部門，對各主體部門的工作和其協(xié)同管理進(jìn)行實(shí)時監(jiān)管和考核，以保證各主體之間能夠自覺合作。

各單位或者企業(yè)成立專門的監(jiān)管部門，監(jiān)管部門的工作人員需要進(jìn)行嚴(yán)格的審查和考核，監(jiān)管部門的工作人員在以往的工作過程中并未發(fā)生任何違法亂紀(jì)的行為，且采用避親原則，確保監(jiān)管部門工作的公平、公開以及公正。其次，對監(jiān)管部門的工作職責(zé)進(jìn)行明確規(guī)定：一、監(jiān)管部門需要對各主體單位的職責(zé)執(zhí)行情況進(jìn)行審查，對有失責(zé)行為的主體進(jìn)行相應(yīng)的懲處，即通報(bào)批評以及對責(zé)任人進(jìn)行處罰；二、對各主體協(xié)同工作情況進(jìn)行監(jiān)管，保證各主體之間相互合作，溝通通暢，對影響協(xié)同的主體進(jìn)行懲處；三、對主體協(xié)同的效果進(jìn)行監(jiān)管和審核。