新時(shí)期檔案的數(shù)字化管理

郭麗婷

（山東省北鎮(zhèn)中學(xué)，山東 濱州 256600）

隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越大，真正便捷了人們的日常生活、工作學(xué)習(xí)。在新時(shí)期的檔案管理工作中，合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，突顯數(shù)字化檔案管理的巨大優(yōu)勢，及時(shí)完善管理制度，順利實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、智能化發(fā)展等目標(biāo)，是檔案管理人員必須完成的重要任務(wù)。數(shù)字化檔案管理勢在必行，不斷地優(yōu)化檔案管理效果，加快事業(yè)單位的改革發(fā)展，實(shí)踐中積累豐富經(jīng)驗(yàn)，數(shù)字化技術(shù)支持下的檔案管理即可取得事半功倍的理想成效。

1 檔案管理的簡要概述

檔案管理是事業(yè)單位業(yè)務(wù)服務(wù)工作體系的重要組成部分，是檔案信息進(jìn)行集中管理的工作總稱[1]。檔案管理包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、信息利用等活動(dòng)，工作內(nèi)容的劃分相對(duì)穩(wěn)定但不絕對(duì)，緊緊圍繞事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展情況，妥善解決檔案管理工作中的各種問題，制定出科學(xué)合理、完整統(tǒng)一的管理計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)管理計(jì)劃的全面落實(shí)，極有利于事業(yè)單位綜合競爭力的提升，可使事業(yè)單位更好地開展業(yè)務(wù)活動(dòng)，并且占據(jù)到絕對(duì)的優(yōu)勢地位。檔案管理有著系統(tǒng)化流程，管理工作質(zhì)量直接影響著其他部門工作的開展。具體分析檔案管理的重要性，深入探討有效的檔案管理策略，事業(yè)單位的發(fā)展前景將一片大好。

2 新時(shí)期檔案數(shù)字化管理的重要意義

檔案管理質(zhì)量好壞直接影響到事業(yè)單位的內(nèi)部管理，檔案管理工作的有序推進(jìn)，是提高事業(yè)單位發(fā)展水平、加快事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程的關(guān)鍵所在。新時(shí)期，檔案數(shù)字化管理的重要意義具體體現(xiàn)為：第一，可以提升工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理方法并不適用，容易造成檔案資料的丟失，使得檔案管理工作處于混亂局面。有效利用數(shù)字化技術(shù)，全面提升工作效率，檔案整理、檔案查詢等服務(wù)更具便捷化特征，還能減少紙質(zhì)檔案的存放空間，管理人員熟練掌握數(shù)字化技術(shù)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下輕松完成管理任務(wù)，并且進(jìn)行檔案資料的線上傳輸即可。第二，促進(jìn)事業(yè)單位的整體發(fā)展[2]。收集整理員工資料，合理調(diào)整人員結(jié)構(gòu)，針對(duì)性提出不同部門的管理要求，檔案資料作為有價(jià)值的參考依據(jù)，實(shí)際利用價(jià)值頗高，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化查詢、高效化利用，事業(yè)單位的綜合競爭實(shí)力明顯提高，可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)指日可待。第三，符合時(shí)代發(fā)展規(guī)律。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢更突出，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理，一體化辦公則滿足了事業(yè)單位內(nèi)部改革、整體發(fā)展的諸多需要，硬件設(shè)備隨之更新，檔案管理工作有望走向新的成功。

3 新時(shí)期檔案數(shù)字化管理中存在的主要問題

1）風(fēng)險(xiǎn)較大。數(shù)字化技術(shù)普及應(yīng)用的今天，網(wǎng)絡(luò)信息安全問題日益凸顯，電腦病毒、黑客入侵都是檔案信息管理的巨大威脅。事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，檔案內(nèi)容編輯時(shí)也會(huì)暴露諸多弊端，管理人員沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，容易造成嚴(yán)重后果，導(dǎo)致事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的可行性、安全性隨之下降。

2）制約性強(qiáng)。電子文件對(duì)于軟件硬件設(shè)備的依賴性較強(qiáng)，當(dāng)電子文件不能與各類軟件、硬件設(shè)備的發(fā)展速度相適應(yīng)時(shí)，必然產(chǎn)生很多矛盾，導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理存在極大地制約性。同一時(shí)期的電子文件也有可能出現(xiàn)軟件設(shè)備不兼容等情況，越來越多的弊端現(xiàn)狀，導(dǎo)致檔案的數(shù)字化管理優(yōu)勢明顯下降，事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展面臨著較大阻力[3]。

4 新時(shí)期檔案數(shù)字化管理的策略研究

1）進(jìn)行系統(tǒng)更新，開展檢查工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，關(guān)鍵在于：不斷更新數(shù)字化軟件，努力做好數(shù)字化檔案管理，同時(shí)提升管理人員的責(zé)任意識(shí)、工作積極性、管理熱情，不能逃避任何問題，必須進(jìn)行弊端問題的及時(shí)解決和管理現(xiàn)狀的有效改善。定期更新系統(tǒng)，優(yōu)化硬件配置，通過開展數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的檢查工作，更為科學(xué)的處理檔案資料，完整保存檔案信息，數(shù)字化檔案管理工作有序推進(jìn)過程中能夠收獲意外驚喜。

2）加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)，完善管理制度。目前，大多數(shù)事業(yè)單位都在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)上投入了更多精力，檔案數(shù)字化管理工作可以走向成熟，未來的發(fā)展前景一片大好[4]。進(jìn)行統(tǒng)一化的檔案管理，建立完善統(tǒng)一的管理制度，以此為基礎(chǔ)，不斷創(chuàng)新管理方法、工作方式等，其必要性不言而喻。最終擁有與事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展相適應(yīng)的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，才能滿足越來越多的檔案管理需求，從根本上提升事業(yè)單位的檔案管理服務(wù)水平，其他部門工作的開展非常順利且高效，安全問題得到解決，事業(yè)單位檔案數(shù)字化發(fā)展的優(yōu)勢會(huì)越來越明顯。

3）培訓(xùn)管理人員，補(bǔ)充技術(shù)力量。必須加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，不斷提供數(shù)字化檔案管理知識(shí)要點(diǎn)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，使管理人員熟練掌握數(shù)字化技術(shù)，更主動(dòng)、更積極的進(jìn)行檔案數(shù)字化管理。管理人員正確認(rèn)識(shí)了數(shù)字化檔案管理的重要性，管理工作熱情高漲，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)，數(shù)字化檔案管理不斷引入技術(shù)力量，同時(shí)擁有了人才支持，檔案管理環(huán)境十分安全，管理工作質(zhì)量自然有更大程度的提高。

4）維護(hù)系統(tǒng)安全，擴(kuò)大宣傳范圍。檔案數(shù)字化管理的最大優(yōu)勢是數(shù)字化技術(shù)的有效利用，注重加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的系統(tǒng)安全建設(shè)，維護(hù)人員發(fā)揮重要作用，維護(hù)好系統(tǒng)功能，及時(shí)解決了相關(guān)問題，為事業(yè)單位專門打造出黑客威脅、病毒威脅的防御系統(tǒng)，方便管理人員日常工作，檔案數(shù)字化管理更具安全性、科學(xué)性、有效性等特征。此外，新時(shí)期應(yīng)不斷擴(kuò)大檔案數(shù)字化管理意義、功能優(yōu)勢的宣傳范圍，引起更多人對(duì)于檔案數(shù)字化管理的重視程度，多個(gè)部門共同參與檔案資料的數(shù)字化管理，管理工作有序推進(jìn)變得異常順利，真正實(shí)現(xiàn)長效合作，才有益于事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展[5]。可以利用宣傳欄，向廣大員工灌輸檔案數(shù)字化管理思想，使得全體員工積極配合數(shù)字化管理工作的開展，逐漸形成人人重視檔案的工作風(fēng)氣，各方提出不同的意見，檔案數(shù)字化管理、智能化建設(shè)、可持續(xù)發(fā)展都將變得一帆 風(fēng)順。

5 結(jié)束語

總而言之，大數(shù)據(jù)時(shí)代下事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作的開展，必須引起各個(gè)部門、工作人員的高度重視。不斷加強(qiáng)檔案的數(shù)字化管理，同時(shí)完善管理機(jī)制、各項(xiàng)制度，進(jìn)行高素質(zhì)、技術(shù)型人才的培養(yǎng)，根本上提升了事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理水平，工作環(huán)境愈發(fā)安全，弊端問題得到了妥善解決，數(shù)字化檔案管理優(yōu)勢巨大，更多事業(yè)單位將輕松實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的目標(biāo)任務(wù)。