信息社會(huì)視角下企業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新

徐 剛

（中國(guó)平煤神馬集團(tuán)設(shè)備租賃分公司，河南 平頂山 467000）

當(dāng)前，我國(guó)已經(jīng)步入信息化時(shí)代，給企業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理工作帶來(lái)巨大變革，人們對(duì)文書(shū)檔案管理質(zhì)量要求越來(lái)越高，需要相關(guān)工作人員優(yōu)化管理模式，創(chuàng)新管理方法，不斷提升文書(shū)檔案管理水平，以便促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

1 信息社會(huì)視角下企業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1 重視程度不足，制約企業(yè)發(fā)展

當(dāng)前世界形勢(shì)多變，尤其是全球經(jīng)濟(jì)一體化的快速推進(jìn)，使得企業(yè)所面臨的壓力劇增，企業(yè)將大部分精力、時(shí)間及資源都投入到業(yè)務(wù)拓展方面，以期保障企業(yè)能夠在激烈競(jìng)爭(zhēng)中贏得一席之地。在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層及其他員工心目中，企業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理工作只是后勤保障的一部分，與企業(yè)業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性較少，尤其在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)面臨重壓的背景下，文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)難以得到應(yīng)用的關(guān)注和重視，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層往往將其束之高閣，使得文書(shū)檔案與信息化技術(shù)應(yīng)用脫節(jié)，無(wú)法充分發(fā)揮應(yīng)有的作用[1]。

1.2 人員素質(zhì)不高，管理水平不夠

文書(shū)檔案管理人員的水平?jīng)Q定檔案管理的上限。進(jìn)入信息化管理后，對(duì)于檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平有了較高的要求，當(dāng)前企業(yè)文書(shū)檔案管理一個(gè)主要問(wèn)題就是管理人員水平不高，部分人員綜合素養(yǎng)較低，缺乏過(guò)硬的業(yè)務(wù)能力，尤其在計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面，知識(shí)架構(gòu)老舊，對(duì)于新知識(shí)學(xué)習(xí)意愿不強(qiáng)，在管理過(guò)程中往往出現(xiàn)書(shū)到用時(shí)方恨少的尷尬局面。

1.3 發(fā)展規(guī)劃不明，信息建設(shè)不力

信息化時(shí)代，企業(yè)逐漸認(rèn)識(shí)到要將企業(yè)管理與信息技術(shù)機(jī)密聯(lián)系起來(lái)。但在企業(yè)文書(shū)檔案管理時(shí)，一些企業(yè)雖然也在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，但是整體發(fā)展規(guī)劃不明確，沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一戰(zhàn)略思路。各個(gè)部門之間歸類不夠統(tǒng)一，協(xié)調(diào)性不足，給文書(shū)檔案管理工作帶來(lái)諸多 不便。

2 信息時(shí)代創(chuàng)新辦公室文書(shū)檔案管理工作的對(duì)策

2.1 秉承信息理念，進(jìn)行全面改革

信息化視角下，要想做好企業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理工作，就一定要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，進(jìn)行全面改革，推進(jìn)“三全式”管理改革。一是做好全過(guò)程管理。要制定相應(yīng)管理方案，將檔案收集、整理、歸檔工作流程具體化。在收集資料時(shí)，要確保資料信息準(zhǔn)確性，切忌使用虛假信息濫竽充數(shù)；在進(jìn)行檔案整理歸檔時(shí)，要嚴(yán)格按照統(tǒng)一歸檔的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，比如卷內(nèi)目錄使用何種字體、幾號(hào)字、如何編號(hào)等等，確保文書(shū)檔案規(guī)范化。二是做好全員式管理。對(duì)企業(yè)所有員工進(jìn)行建檔備案工作，每一份檔案都需要具體標(biāo)明工作性質(zhì)、崗位、職責(zé)。通過(guò)員工文書(shū)檔案的完善，大力推行崗位責(zé)任制，有效提升員工工作積極性，轉(zhuǎn)變員工工作態(tài)度，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展進(jìn)步。三是做好全方位管理。文書(shū)檔案全方位管理首先要確保檔案資料安全，設(shè)立專用文書(shū)檔案室和檔案柜，做好檔案防盜、防破壞、防火、防水、防潮、防鼠、防蟲(chóng)、防塵、防霉、防光工作。其次要建立嚴(yán)格借閱制度，做好檔案轉(zhuǎn)入、接收、借出、查閱、借閱管理并記好工作臺(tái)賬。最后要重視文書(shū)檔案隱秘性，避免因信息泄漏引發(fā)無(wú)法挽回的后果。

2.2 提升人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理

要不斷提升員工文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和職業(yè)道德。一是文化素質(zhì)方面。要建立起終身學(xué)習(xí)理念，加強(qiáng)檔案理論學(xué)習(xí)。企業(yè)要定期組織學(xué)習(xí)教育培訓(xùn)，采取請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去的學(xué)習(xí)方式，激發(fā)檔案管理人員學(xué)習(xí)熱情，養(yǎng)成良好學(xué)習(xí)習(xí)慣，強(qiáng)化其知識(shí)儲(chǔ)備。二是業(yè)務(wù)能力方面。要開(kāi)展技能比武，通過(guò)比試促進(jìn)相互學(xué)習(xí)、相互溝通、相互切磋。同時(shí)，采取獎(jiǎng)優(yōu)罰劣模式，鼓勵(lì)員工不斷進(jìn)行工作創(chuàng)新。三是職業(yè)道德方面。要求檔案管理人員堅(jiān)持誠(chéng)實(shí)守信原則，做好廉潔自律，做到秉公辦事，嚴(yán)格恪守檔案管理制度以及公司制度，絕不泄漏企業(yè)機(jī)密[2]。

2.3 完善信息體系，加強(qiáng)監(jiān)督管理

一是建立信息管理平臺(tái)。信息時(shí)代，一個(gè)完善的信息管理平臺(tái)必不可少。要建立起檔案信息加工系統(tǒng)，對(duì)文書(shū)進(jìn)行高效分類整理，確保分類準(zhǔn)確，為后續(xù)歸檔夯實(shí)基礎(chǔ)。還要建立文書(shū)存儲(chǔ)系統(tǒng)，將完整文書(shū)信息輸入檔案庫(kù)，與紙質(zhì)檔案形成雙保險(xiǎn)，并建立起嚴(yán)格的查詢制度，保障文書(shū)查詢快捷性及隱秘性。二是完善文書(shū)檢索系統(tǒng)。傳統(tǒng)文書(shū)檢索完全依靠人工，效率低、易出錯(cuò)。運(yùn)用信息化技術(shù)，能夠建立健全完善的檢索系統(tǒng)，將所有文檔分門別類建檔，利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的搜索能力，能夠非?？旖莸耐瓿蓹z索。對(duì)于重要文書(shū)檔案，要實(shí)行檢索權(quán)限設(shè)定，需要擁有相應(yīng)權(quán)限人員方可查閱。三是定期清理過(guò)期文檔。企業(yè)文書(shū)檔案眾多，有一些文檔具有一定時(shí)限性，雖然在收集當(dāng)時(shí)有著一定作用，但是過(guò)期后就會(huì)喪失使用價(jià)值，如果不對(duì)這些文檔進(jìn)行定期清理，將會(huì)占用大量空間，造成企業(yè)資源浪費(fèi)。因此，檔案管理人員要對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行及時(shí)清理，對(duì)過(guò)期的文書(shū)資料實(shí)行合理清楚、銷毀，保障文書(shū)檔案工作順暢運(yùn)行。要對(duì)普通電子檔案進(jìn)行壓縮、轉(zhuǎn)移或刪除，為新的文書(shū)檔案留出空間。最后要加強(qiáng)監(jiān)管，企業(yè)管理層要不定期進(jìn)行抽查，加強(qiáng)監(jiān)督，促進(jìn)文書(shū)檔案管理提檔升級(jí)。

文書(shū)檔案信息化建設(shè)涉及多個(gè)方面的工作，對(duì)于企業(yè)發(fā)展有著積極作用。企業(yè)文書(shū)檔案管理記載著企業(yè)發(fā)展的歷史軌跡，是企業(yè)成長(zhǎng)的最佳見(jiàn)證。企業(yè)文書(shū)檔案為企業(yè)發(fā)展提供充足的信息服務(wù)，如實(shí)反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況，推動(dòng)企業(yè)進(jìn)步。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層一定要充分認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案信息化的重要意義，不斷加大文書(shū)檔案信息化建設(shè)投入，提升文書(shū)檔案管理質(zhì)量、效率，為企業(yè)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。