信息化背景下水利工程檔案管理面臨的問題及其對策

李 琴

（淄川區(qū)水利事業(yè)綜合保障中心，山東 淄博 255100）

檔案工作是水利工程中不可或缺的工作重點，目前的水利工程檔案管理中基本上是按照國家行政規(guī)劃的目標有序進行，并未發(fā)現(xiàn)大的紕漏。但個別行政部門對水利工程檔案管理的必要性和重要性存在認知初級階段，在部分管理形式和操作規(guī)范上存在一定實質(zhì)問題，需要結(jié)合有關(guān)單位進行妥善整改，不斷完善水利工程檔案管理體系。

1 水利工程檔案管理的必要性

檔案管理又稱為檔案工作，將檔案館現(xiàn)有的檔案信息進行綜合整理并在工程施工過程中施行的管理服務(wù)的工作總稱，亦是我國檔案事業(yè)的重要組成部分，檔案管理是一項及服務(wù)于管理與一身的管理工作。檔案管理區(qū)別于其他工作的主要原因是檔案管理不會產(chǎn)生其他行業(yè)的物質(zhì)財富，而是對收集的數(shù)據(jù)資料進行綜合的整合，最終保存到國家統(tǒng)一得檔案館中，在檔案整理過程中，要嚴格遵守國家的檔案整理標準，方便之后檔案的查找。

水利檔案綜合管理系統(tǒng)從檔案的收集、整理到檔案的管理利用，不僅能對水利部門檔案文件進行電子化歸檔處理，而且可以與現(xiàn)有辦公自動化系統(tǒng)無縫集成，實現(xiàn)檔案收集、整理、借閱、統(tǒng)計、銷毀、移交的自動化。檔案綜合管理系統(tǒng)可以將現(xiàn)存重要檔案信息進行掃描數(shù)字化，使檔案管理部門逐步從紙介質(zhì)向電子檔案過渡，提高管理水平，減少庫存，并最終達到檔案管理的電子化，自動化[1]。

2 水利工程檔案管理面臨的問題

隨著我國綜合發(fā)展的趨勢逐漸走向現(xiàn)代化，辦公自動化的方式普遍出現(xiàn)，電腦數(shù)據(jù)代替了紙張，快速發(fā)展的檔案表現(xiàn)形式，讓原本的文件起草，簽署，歸檔等基礎(chǔ)操作流程都逐漸開始走向現(xiàn)代化，使得更多的檔案數(shù)據(jù)都是通過網(wǎng)絡(luò)方式進行傳輸和存儲的。目前的水利工程檔案管理中仍存在很多不足，基于此，我國水利工程中的檔案信息化管理成為促進檔案工作快速發(fā)展的重點工作。

1）檔案管理基礎(chǔ)工作標準化規(guī)范化。檔案信息的管理工作基礎(chǔ)是標準化和規(guī)范化，但由于歷史原因?qū)е拢妇碣|(zhì)量不高，各種不同類別的檔案，目錄的記錄不完善，整體網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的移植性較弱，國家對檔案管理工作的自動化發(fā)展也沒有統(tǒng)一的標準，無法全面實施推廣統(tǒng)一標準，這也阻礙了我國檔案工作實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的進程。2）提升水利工程中檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。我國水利工程管理工作中，首先要對現(xiàn)代化的檔案管理操作人員進行相應(yīng)的專業(yè)考核，需具備一定程度的檔案管理專業(yè)知識，不能單純只會掌握計算機技術(shù)，更應(yīng)該熟知國家對水利工程檔案管理的相關(guān)條例。很多水利檔案管理部門嚴重缺少專業(yè)的技術(shù)性管理人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才更是鳳毛麟角。由于部分管理人員的專業(yè)水平不達標，因此對引進的現(xiàn)代化電子設(shè)備無法完成正常操作，進而拖慢了我國水利工程檔案工作轉(zhuǎn)向電子化管理的腳步。3）強化資料歸檔質(zhì)量。在現(xiàn)有的水利工程施工過程中，大部分使用傳統(tǒng)資料書寫格式保存的檔案信息存在著很大的隱患，不規(guī)范的書寫格式、管理人員的疏忽等都會給歸檔工作帶來很大的麻煩，在對水利工程項目的檔案整理工作中，往往需 耗費大量的人力、物力才能找到之前所存的檔案資料，因此要完全加強對檔案資料的管理方案制定。

3 強化信息化檔案管理在水利工程中的實踐探究

結(jié)合近日水利部辦公廳向全國水利部門印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下水利檔案工作的實施意見》，從提高認識，完善體制機制，強化規(guī)范化管理，加強“三個體系”建設(shè)，提高保障力度等方面，從多個角度進行實踐探究。

1）加大檔案收集管理力度。水利行政部門要切實加強檔案工作，實現(xiàn)對檔案的同步管理、采集等工作的有效發(fā)展，進一步加大檔案工作的同步管理的監(jiān)督檢查與指導(dǎo)力度。2）加強專項業(yè)務(wù)檔案歸檔。在進行檔案的歸檔工作時，要對即將歸檔的數(shù)據(jù)進行準確記錄，做到應(yīng)收盡收，從根本上杜絕部門及個人中因自身原因造成的拒絕歸檔現(xiàn)象發(fā)生。3）開展檔案資料收集與征集工作。在開展水利工程對的檔案質(zhì)量征集工作時，應(yīng)充分了解工程所在流域的環(huán)境情況，水利發(fā)展過程，將散于人民群眾手中的水利發(fā)展資料進行及時的收取，以便之后本區(qū)域中水利工程項目的順利開展。4）嚴格把控項目驗收。各單位項目主管部門在水利專業(yè)項目（包括科研、基建、移民、課題、信息化等項目）驗收時，要嚴格執(zhí)行國家水利部門驗收規(guī)范和有關(guān)制度要求，凡檔案專項驗收不合格的，不得進行該項目的竣工或完工驗收。5）提升檔案歸納人員專業(yè)素養(yǎng)。我國水利工程項目之中關(guān)于檔案管理的專業(yè)技術(shù)性人才的缺乏是長期存在，有待解決的難題，在職的檔案管理從業(yè)人員大多沒有對應(yīng)的工作經(jīng)驗，半路出家的兼職人員也是大有人在，并沒有在上崗之間進行過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)及考核，因此在進行檔案管理的工作中，經(jīng)常出現(xiàn)操作不規(guī)范的現(xiàn)象發(fā)生，對于檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不過關(guān)的情況之下，應(yīng)組織從業(yè)人員進行統(tǒng)一的培訓(xùn)考核，培養(yǎng)員工的愛崗敬業(yè)精神，促進我國水利工程中檔案管理工作的全面發(fā)展[2]。

培養(yǎng)員工對檔案工作的嚴謹細致及一絲不茍的工作態(tài)度，提升從業(yè)人員的抗壓等心理素質(zhì)，因檔案工作的枯燥乏味讓很多從業(yè)人員產(chǎn)生厭煩感，可適當(dāng)組織專業(yè)化理論知識友誼辯論賽的方式檢驗員工的專業(yè)素養(yǎng)，使檔案管理從業(yè)人員的業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理、操作能力等方面都得到全方面提升。

4 加強水利檔案體系建設(shè)

提高檔案服務(wù)水平，結(jié)合館（室）藏檔案內(nèi)容與特點，主動開發(fā)檔案資源，把形成年代久、歷史價值高、現(xiàn)實作用大、可以公開的檔案信息及時鑒定、開發(fā)、整理。通過推介相關(guān)檔案信息、編印專題檔案選輯、舉辦檔案展覽、制作電視節(jié)目、發(fā)布網(wǎng)絡(luò)視頻和音像制品等多種形式盤活檔案資源?，F(xiàn)代化管理模式充分融入到所構(gòu)建的檔案管理體系當(dāng)中，對現(xiàn)有的檔案信息進行數(shù)字化、現(xiàn)代化的管理，通過多媒體形式構(gòu)建的管理平臺，將更快速、便捷的對存儲的檔案信息進行檢索[3]。

5 強化水利檔案安全體系

提升檔案安全保障水平，加強改善檔案保管保護基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案庫房的安全防災(zāi)標準，構(gòu)建完善的水利工程檔案安全管理體系，采用先進的安全保管保密技術(shù)與設(shè)備，保障檔案管理的安全性。落實應(yīng)急管理等措施，制定應(yīng)急預(yù)案，把檔案部門列入重點保護范圍，并注意做好日常培訓(xùn)和演習(xí)，最大限度減輕對檔案的損害。注意采取有效措施，保障電子文件，電子檔案的安全及長期保存和有效利用，確保檔案安全萬無一失。

6 結(jié)語

水利工程項目檔案管理可以確實的反映出工程建設(shè)的整體流程，細致精準的強化綜合管理體系對工程項目的正常運行起到至關(guān)重要的作用。結(jié)合本文的內(nèi)容充分完善了水利工程檔案管理的整體規(guī)劃，持續(xù)優(yōu)化檔案管理，為水利工程整體的職能發(fā)揮至大作用。