創(chuàng)新驅(qū)動(dòng) 融合發(fā)展 推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)

李 芳

（內(nèi)蒙古水利規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010020）

數(shù)字文件的創(chuàng)建對(duì)于提高文件工作的效率和現(xiàn)代化具有重要意義，可以在社會(huì)上共享文件信息，更好地滿足人們?nèi)找嬖鲩L的信息需求。數(shù)字文件的構(gòu)建是一個(gè)可以通過許多鏈接完成的系統(tǒng)工程，如前期研究、項(xiàng)目啟動(dòng)、行業(yè)專家演示、數(shù)字文件軟件開發(fā)、不同平臺(tái)的構(gòu)建（管理平臺(tái)、使用平臺(tái)等）。系統(tǒng)操作，項(xiàng)目后維護(hù)等。數(shù)字檔案館的建設(shè)可以說是一項(xiàng)正在進(jìn)行的工程，需要大量的投資、勞動(dòng)和物資支持以及各部門的充分合作。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)基層數(shù)字檔案管理的影響

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，文件管理思想的改變是對(duì)基本文件管理最直接的影響。在大數(shù)據(jù)的支持下，基本文件的管理變得更加高效和準(zhǔn)確。采用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)可以有效解決基本文件管理中的許多問題，特別是在文件應(yīng)用中，可以有效地提高查詢和使用文件的效率。尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，基本文件的管理將在以下方面發(fā)生重大變化。

1）對(duì)基層檔案信息收集整理的影響。文件信息的收集和歸檔是基本管理的基礎(chǔ)和前提。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，它為收集和建立基線信息資源提供了便利。非結(jié)構(gòu)化和結(jié)構(gòu)化的捕獲和處置方法已成為收集和組織電子文件資源的主要方法。大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)在現(xiàn)代基本文件的基本依賴方面發(fā)揮著更明顯的作用。檔案資訊資源的原始儲(chǔ)存磁碟已變更，基本檔案管理更完整。對(duì)于稀疏的文件信息資源（只能是一個(gè)簡單的圖標(biāo)或數(shù)字），也可以收集和存儲(chǔ)這些資源，從而形成一個(gè)結(jié)構(gòu)性結(jié)構(gòu)。低于媒體圖像或電子文檔的非結(jié)構(gòu)化文件信息資源也可以在大數(shù)據(jù)時(shí)代轉(zhuǎn)換為文件信息資源。大數(shù)據(jù)時(shí)代，基本文件管理部門的主要職責(zé)是收集和整理各類文件信息資源，利用大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和利用技術(shù)建立全面的文件資源管理部門?；緮?shù)字文件和文件管理人員需要徹底研究和掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過使用大數(shù)據(jù)技術(shù)準(zhǔn)確提取和利用文件信息資源，及時(shí)收集、分類和使用文件信息，提高基層文件管理效率。只有通過全面收集和整理各類文件信息資源，包括電子文件信息資源，才能全面改變我們收集和整理文件信息資源的方式，只有利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，才能對(duì)不同部門和不同類型的文件信息資源進(jìn)行分類。然后指定各種數(shù)據(jù)文件和數(shù)據(jù)文件。

2）對(duì)基層檔案信息服務(wù)利用的影響。任何部門、類型和級(jí)別的歸檔信息資源都必須反映其在為用戶服務(wù)方面的價(jià)值。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，核心檔案信息資源服務(wù)必須確立大服務(wù)的概念，改變傳統(tǒng)的被動(dòng)概念和服務(wù)模式，利用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)集成和處理核心數(shù)字檔案信息資源，以最準(zhǔn)確的速度和方式為檔案用戶提供服務(wù)。以充分發(fā)揮基本數(shù)字存儲(chǔ)的價(jià)值。對(duì)于基本數(shù)字存檔，存檔信息資源中的數(shù)據(jù)包含大量信息，具有智能服務(wù)功能，可以瀏覽和分析用戶行為，并確定存檔信息資源和用戶行為服務(wù)的所有者。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，本地?cái)?shù)字存儲(chǔ)服務(wù)必須深入挖掘用戶信息，通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)瀏覽分析技術(shù)整合分散的數(shù)字存儲(chǔ)信息，學(xué)會(huì)預(yù)測和分析復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)中每個(gè)獨(dú)立用戶的行為趨勢，以便無縫連接，并實(shí)現(xiàn)基本檔案服務(wù)的社會(huì)化和智能化。

2 數(shù)字檔案室建設(shè)的策略分析

1）嚴(yán)格遵循相關(guān)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字檔案室建設(shè)需遵循相關(guān)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，如《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)基本要求》《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》《檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)工作指南》等。相關(guān)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)涉及檔案硬件配備、功能需求、資源格式、經(jīng)費(fèi)投入、人才引進(jìn)等多個(gè)方面，是數(shù)字檔案室建設(shè)的有力保障，嚴(yán)格遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)方能確保數(shù)字檔案室各項(xiàng)工作的成效。

2）深度挖掘檔案信息資源。大數(shù)據(jù)時(shí)代，用戶對(duì)檔案信息的需求更加強(qiáng)烈，傳統(tǒng)的到館查閱服務(wù)模式已經(jīng)難以適應(yīng)用戶的需求，用戶更傾向于通過網(wǎng)絡(luò)來獲取信息資源以節(jié)省時(shí)間成本。但大量的數(shù)據(jù)信息使得有用資源的獲取和篩選更具難度。因此轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，主動(dòng)對(duì)接用戶的信息需求，深度挖掘檔案信息資源已經(jīng)成為檔案機(jī)構(gòu)開展優(yōu)質(zhì)服務(wù)和有針對(duì)性服務(wù)的重要途徑。要運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)用戶的信息行為和信息需求進(jìn)行分析，同時(shí)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)獲取有價(jià)值的信息。此外，通過檔案編研工作主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源，豐富編研形式，積極開發(fā)包括紙質(zhì)成品、視頻音頻、電視節(jié)目、網(wǎng)絡(luò)展覽、微電影等在內(nèi)的各種編研成品。熟練掌握“兩微一端”等自媒體的運(yùn)行方式，充分利用新媒體開展檔案資源宣傳與推廣工作。

3）著力培養(yǎng)檔案專業(yè)人才。人才是數(shù)字檔案室建設(shè)的重要力量，但不少檔案機(jī)構(gòu)面臨著檔案專業(yè)人才匱乏的困境。為解決這一尷尬局面，可以從兩個(gè)方面著手：一方面，注重檔案和信息化人才的引進(jìn)，以滿足數(shù)字檔案室建設(shè)和運(yùn)行的需求；另一方面，必須注重檔案管理人員的繼續(xù)教育，應(yīng)結(jié)合檔案工作實(shí)際需要開展信息化技能的培養(yǎng)，如安排專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)為新進(jìn)檔案管理人員參與崗位培訓(xùn)和檔案管理人員參與繼續(xù)教育提供資金支持，鼓勵(lì)檔案管理人員結(jié)合單位實(shí)踐開展科學(xué)研究工作，了解行業(yè)發(fā)展的研究熱點(diǎn)和焦點(diǎn)，著力解決檔案信息化工作中的實(shí)際問題?？梢哉f，上述兩類人才的有效組合能夠?yàn)閿?shù)字檔案室建設(shè)提供有力的人才支撐。

4）高度重視檔案信息安全。檔案信息安全也是數(shù)字檔案室建設(shè)工作的重要組成部分，指南中的第五部分即保障體系建設(shè)，包括安全保障體系建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)。數(shù)字檔案管理的安全包括多方面，如數(shù)據(jù)安全、信息系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)安全，其中數(shù)據(jù)安全主要是確保數(shù)字檔案信息不被非法更改，確保其可讀性與可用性，系統(tǒng)安全和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)安全即保持系統(tǒng)軟硬件的穩(wěn)定性、可控性和可靠性。

檔案信息安全建設(shè)可以從三個(gè)方面著力：一是建立健全信息安全保障制度，明確檔案管理的保密要求和技術(shù)要求，并嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行，重視檔案數(shù)字化加工過程中的安全保密工作；二是按照數(shù)字檔案室建設(shè)的信息安全等級(jí)要求，配備必要的軟硬件設(shè)施，采取相應(yīng)的安全保障技術(shù)方法；三是制定檔案信息安全管理應(yīng)急預(yù)案，對(duì)可能出現(xiàn)的安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和演練，提高數(shù)字檔案室的應(yīng)急處置能力。此外，還可以對(duì)數(shù)字檔案資源進(jìn)行異地備份，以提高檔案信息資源風(fēng)險(xiǎn)防范能力。

3 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的基層單位信息化建設(shè)中，數(shù)字檔案管理軟件平臺(tái)已經(jīng)成為檔案管理模式的核心，替代檔案管理人員發(fā)揮著重要作用，特別是在檔案信息的采集、管理、利用等所有環(huán)節(jié)都是以相應(yīng)軟件平臺(tái)為支撐的。對(duì)于那些已經(jīng)開展檔案電子化建設(shè)的基層單位，要為其匹配與數(shù)字檔案室相適應(yīng)的軟件系統(tǒng)?；鶎訑?shù)字檔案室軟件平臺(tái)的構(gòu)建，涉及業(yè)務(wù)功能需求、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、軟件平臺(tái)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開發(fā)和測試等多個(gè)環(huán)節(jié)，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，很難由基層單位直接負(fù)責(zé)。因此，對(duì)于檔案管理部門而言，要在數(shù)字檔案室建設(shè)平臺(tái)設(shè)計(jì)和研發(fā)方面進(jìn)行延伸，在關(guān)鍵的軟件硬件設(shè)施投入和相應(yīng)系統(tǒng)維護(hù)方面，發(fā)揮引導(dǎo)作用。