新時(shí)代背景下檔案信息化管理工作的創(chuàng)新思路

張喚蘭

（山西省呂梁市住房公積金管理中心，山西 呂梁 033000）

檔案信息化，指的是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的管理和相關(guān)組織下，為了讓檔案信息更好的服務(wù)于社會(huì)，運(yùn)用當(dāng)前先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源做進(jìn)一步處理的過(guò)程。檔案信息化在一定程度上是加快國(guó)家實(shí)現(xiàn)信息化的重要方式，這種工作方式是信息化建設(shè)的目標(biāo)之一，也是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重中之重，是我國(guó)實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展的有效路徑。

1 目前我國(guó)檔案信息化管理工作的現(xiàn)狀

1）檔案信息化在我國(guó)發(fā)展的基礎(chǔ)及其相關(guān)背景。在我國(guó)，檔案信息化管理工作開(kāi)展得較早，但發(fā)展水平卻呈現(xiàn)出相對(duì)落后的趨勢(shì)，一直以來(lái)都是學(xué)界關(guān)注的重點(diǎn)，都在尋求解決這一問(wèn)題的途徑。絕大多數(shù)人認(rèn)為，檔案信息化管理發(fā)展不如預(yù)期的原因在于：首先是缺乏專(zhuān)業(yè)型人才；其次，缺乏資金的支持和相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。

2）檔案信息化發(fā)展的相關(guān)特性。首先，檔案信息化管理構(gòu)建了統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，政府部門(mén)規(guī)定檔案信息化管理需要符合“整體規(guī)劃、統(tǒng)一管理”的相關(guān)要求，檔案信息化管理使得各個(gè)部門(mén)之間的檔案公用化得到實(shí)現(xiàn)，還與媒體以及圖書(shū)館聯(lián)系起來(lái)，成為一個(gè)比較完整的一體化系統(tǒng)。能夠適應(yīng)各個(gè)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)化需求；另外，檔案信息化管理具有時(shí)效性的檔案采集系統(tǒng)。系統(tǒng)在管理過(guò)程中采用了多級(jí)審批的檔案采集程序，保證了各個(gè)檔案在采集過(guò)程中的準(zhǔn)確性和真實(shí)性以及完整性[1]；再次，檔案信息化管理構(gòu)建了網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的檔案信息服務(wù)模式，讓檔案信息資源的采集、保存、管理以及利用等工作的網(wǎng)絡(luò)化得以實(shí)現(xiàn)，讓工作更加的快捷和高效，促使整個(gè)檔案信息服務(wù)管理實(shí)現(xiàn)多元化，檔案管理工作能夠更好的與生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)相結(jié)合。

3）相關(guān)成果探析。近年來(lái)，隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)以及科技的迅速發(fā)展，我國(guó)檔案信息化管理取得了一些較為顯著的成績(jī)，各個(gè)部門(mén)的檔案信息化管理工作得到進(jìn)一步的提升，檔案管理較之前也發(fā)生了較大變化，正經(jīng)歷著不斷的變革。目前，我國(guó)的文化發(fā)展規(guī)模也在不斷增強(qiáng)，在經(jīng)濟(jì)方面的貢獻(xiàn)日益顯著，文化與科技的融合慢慢的進(jìn)入人們生活領(lǐng)域，得到更加廣泛的關(guān)注，國(guó)家目前也大力倡導(dǎo)發(fā)展文化，極大的推進(jìn)傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展從傳統(tǒng)向新形式的轉(zhuǎn)變，大力提倡創(chuàng)新，新一代的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)以及大數(shù)據(jù)對(duì)文化發(fā)展都提供了重要的技術(shù)支持，3D技術(shù)，使公眾能夠看到博物館中活態(tài)的文物，VR、AR技術(shù)也都逐漸滲透到不同的領(lǐng)域，由此可見(jiàn)，文化與科技的融合已經(jīng)是當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，在這些先進(jìn)技術(shù)下的檔案信息化管理不僅擴(kuò)大了檔案利用的范圍，還實(shí)現(xiàn)了不同部門(mén)之間的檔案信息資源公用化，檔案信息管理早就從紙張上的文字轉(zhuǎn)化成存儲(chǔ)在各個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的服務(wù)信息。

2 目前我國(guó)在檔案信息化管理工作中存在的相關(guān)問(wèn)題

1）基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，資金短缺。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案信息化管理工作對(duì)設(shè)備和技術(shù)提出了更高的要求，陳舊的設(shè)備以及落后的技術(shù)只能滿(mǎn)足簡(jiǎn)單的日常業(yè)務(wù)管理需要，現(xiàn)代化的設(shè)備才能更好的服務(wù)檔案管理工作，因此，只有不斷的對(duì)技術(shù)和設(shè)備這些基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，檔案信息管理工作才能更好的服務(wù)社會(huì)[2]。另外，檔案信息化管理在很多方面都需要資金的支持，僅僅依靠政府撥款解決資金問(wèn)題是不現(xiàn)實(shí)的，資金短缺將嚴(yán)重的制約著檔案信息管理工作的開(kāi)展。

2）保密意識(shí)不夠，檔案信息安全有較大隱患。安全性對(duì)于檔案管理而言是至關(guān)重要的，做好檔案信息的保密工作是檔案管理工作人員的責(zé)任。目前，信息網(wǎng)絡(luò)覆蓋的領(lǐng)域較廣，給檔案信息安全造成隱患的因素主要有人為和技術(shù)兩方面，人為因素在于檔案信息管理工作的人員保密意識(shí)較弱，發(fā)布信息較為隨意，不進(jìn)行核查；技術(shù)因素在于網(wǎng)絡(luò)病毒較多，加之黑客的攻擊，檔案信息管理存在較大隱患[3]。

3）缺乏檔案管理的專(zhuān)業(yè)型人才。新時(shí)代背景下，檔案信息化管理是一種現(xiàn)代化的管理模式，對(duì)從事該工作的工作者提出了更高的要求，需要有相關(guān)的技術(shù)和專(zhuān)業(yè)。目前來(lái)看，很多從事該領(lǐng)域的工作者都無(wú)法達(dá)到相關(guān)要求。專(zhuān)業(yè)知識(shí)不夠，缺乏相應(yīng)技術(shù)的人員在工作中往往不能完成比較艱巨的任務(wù)，在工作中也常常遇到各種專(zhuān)業(yè)上和技術(shù)上的難題，總體來(lái)看，當(dāng)前該領(lǐng)域的人才比較缺乏，很多工作人員難以適應(yīng)信息化管理的要求。

3 對(duì)新時(shí)代背景下檔案信息化管理工作的創(chuàng)新思路的探索

1）觀念創(chuàng)新。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的固有的觀念，大力提倡創(chuàng)新意識(shí)。當(dāng)前的檔案管理工作已經(jīng)從過(guò)去的紙張變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)上的服務(wù)信息，人們的觀念應(yīng)該從傳統(tǒng)的觀念轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的理念，應(yīng)該樹(shù)立檔案信息化管理和創(chuàng)新意識(shí)，將檔案管理工作從保險(xiǎn)柜轉(zhuǎn)向電腦前，各個(gè)部門(mén)的工作者都應(yīng)該意識(shí)到檔案管理信息化是符合國(guó)家信息現(xiàn)代化要求的舉措之一，認(rèn)識(shí)到發(fā)展檔案信息化的重要性和影響力，增強(qiáng)自身的現(xiàn)代化管理思想，不斷提升自己的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)能力，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，對(duì)工作有責(zé)任感[4]。

2）內(nèi)容創(chuàng)新。建設(shè)檔案信息管理中心，使服務(wù)更優(yōu)質(zhì)。內(nèi)容創(chuàng)新是當(dāng)前文化與科技融合背景以及大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作的重要一環(huán)，任何事物最關(guān)鍵的部分就是內(nèi)容，而檔案管理工作從根本上來(lái)說(shuō)是服務(wù)性質(zhì)的工作，目的是為國(guó)家和社會(huì)的發(fā)展提供必要的信 息[5]。檔案信息化管理也需要打破傳統(tǒng)的被動(dòng)提供的模式，主動(dòng)的去開(kāi)發(fā)和利用，為公眾提供信息資源，運(yùn)用現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

3）體制創(chuàng)新。提升管理人才的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，優(yōu)化管理隊(duì)伍。體制創(chuàng)新是實(shí)現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化保障，檔案信息化管理工作需要工作人員具備相關(guān)的管理素質(zhì)以及相關(guān)的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，這個(gè)領(lǐng)域涉及較多的知識(shí)，如信息管理和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，因此在體制內(nèi)，應(yīng)該放棄原有的兼職模式，建立起專(zhuān)業(yè)的組織體制，并對(duì)體制內(nèi)的人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化的知識(shí)培訓(xùn)，提升相關(guān)工作者的工作能力，使其可以高效的完成管理工作，只有加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)，才能保障檔案信息化管理的良好發(fā)展。

4）技術(shù)創(chuàng)新。構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)，讓資源共享得以實(shí)現(xiàn)。技術(shù)方面的創(chuàng)新將帶領(lǐng)檔案信息管理走向新的發(fā)展方向，為檔案管理工作注入源源不斷的動(dòng)力，筆者認(rèn)為在檔案信息化管理技術(shù)上的創(chuàng)新，最主要的方面還是信息化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)資源共享讓各個(gè)檔案管理部門(mén)實(shí)現(xiàn)資源互補(bǔ)，讓檔案信息更好的服務(wù)于社會(huì)。

4 結(jié)語(yǔ)

本文對(duì)檔案信息化管理的現(xiàn)狀以及存在的相關(guān)問(wèn)題做了一系列分析和討論，并對(duì)新時(shí)代背景下檔案信息化管理工作的開(kāi)展做了相關(guān)探討，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案信息管理服務(wù)工作越來(lái)越受到社會(huì)各界人士的重視，因此，其發(fā)展的模式也備受關(guān)注。在檔案管理工作中要更加注重創(chuàng)新形式的融入，以及全面融入多媒體形式的現(xiàn)代化手段能夠更大程度的提升檔案部門(mén)工作的效率和質(zhì)量。新時(shí)代背景對(duì)于檔案信息服務(wù)行業(yè)來(lái)說(shuō)是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，從事該領(lǐng)域的管理人員應(yīng)把握機(jī)遇，掌握信息要求，遵從檔案信息管理的規(guī)律，為智能化、高價(jià)值的信息服務(wù)做出自己的貢獻(xiàn)。