企業(yè)檔案信息資源的整合與利用

張 靜

（北京城建七建設(shè)工程有限公司，北京 100029）

信息資源的開發(fā)和利用是檔案管理工作最根本的目的，是發(fā)揮檔案所具有的信息價(jià)值的主要途徑。當(dāng)前，企業(yè)要想獲得更好的發(fā)展，就一定要明確自身的發(fā)展方向和發(fā)展要求，找出存在的問題并進(jìn)行改進(jìn)。而這一切的實(shí)現(xiàn)都與檔案資料的開發(fā)利用有著密切的聯(lián)系。尤其是在當(dāng)前技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代背景下，企業(yè)對(duì)于檔案信息資源的發(fā)掘深度和廣度較過去有大大提高，能夠更好地發(fā)揮其信息價(jià)值，這就使得相關(guān)工作在企業(yè)發(fā)展中的地位進(jìn)一步提高，例如各種專業(yè)化檔案管理軟件、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)既增強(qiáng)了企業(yè)檔案管理的效率，同時(shí)也大大增強(qiáng)了檔案的利用、共享水平。

1 企業(yè)檔案信息資源整合的原則

對(duì)于企業(yè)來說，檔案信息資源整合是一項(xiàng)新興的工作，其具體的實(shí)施步驟仍處于探索階段，但大的原則是不變的，只有在工作中把握好大的原則和方向，才能使檔案信息資源整合有條不紊地推進(jìn)。系統(tǒng)性原則、效益性原則和安全性原則都是現(xiàn)階段整合工作需把握的主要原則。

1）系統(tǒng)性原則。檔案信息資源整合是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，需把握好各部分資源之間的有機(jī)聯(lián)系，而不是簡(jiǎn)單地將分散的檔案進(jìn)行集中合并，系統(tǒng)性的原則是檔案信息資源整合的基本原則。各單位內(nèi)部不同機(jī)構(gòu)以及不同單位之間的檔案信息資源都是企業(yè)檔案信息資源整合系統(tǒng)中的組成部分，它們各自獨(dú)立，帶有業(yè)務(wù)、產(chǎn)品、環(huán)境影響下的“特性”，但各單位之間在內(nèi)容或服務(wù)等方面又存在相互聯(lián)系，因此檔案信息資源整合不僅要注重各個(gè)要素的特性和作用，還要注意它們之間的聯(lián)系，堅(jiān)持系統(tǒng)性、整體性原則，保證要素與要素之間的科學(xué)合理配置。

2）效益性原則。企業(yè)檔案信息資源整合是一項(xiàng)龐大的工程，涉及的子公司、部門非常多，檔案信息資源的體量也非常龐大，而且檔案工作的主要作用是助力企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和科學(xué)決策，因此在整合的過程中要特別注意效益性原則。效益主要是指經(jīng)濟(jì)效益，要圍繞企業(yè)生產(chǎn)需求，在檔案信息數(shù)據(jù)整合以及紙質(zhì)檔案的數(shù)字化方面可采用“利用優(yōu)先、由遠(yuǎn)及近、分步實(shí)施”的方法，首先滿足企業(yè)管理和生產(chǎn)的迫切需求，同時(shí)還要體現(xiàn)市場(chǎng)回報(bào)，圍繞市場(chǎng)利用需求整合檔案資源知識(shí)產(chǎn)品等，最大限度地讓檔案信息資源整合產(chǎn)生價(jià)值，助推企業(yè) 發(fā)展。

3）安全性原則。檔案信息資源屬于不可再生資源，而且其內(nèi)容涉及企業(yè)核心利益，因此在整合過程中還應(yīng)特別強(qiáng)調(diào)安全性原則，安全性原則應(yīng)貫穿于整合工作的始終。首先在數(shù)據(jù)傳輸方面，應(yīng)做好安全防護(hù)，謹(jǐn)防由于電腦病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)傳輸數(shù)據(jù)造成的攻擊和盜用；其次，在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)階段，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子文件的“四性檢測(cè)”和存儲(chǔ)服務(wù)器的定期檢測(cè)，確保文件不被篡改并長(zhǎng)期可用；再次，在信息共享利用階段，要加強(qiáng)對(duì)利用信息的審核工作，設(shè)立相應(yīng)的訪問權(quán)限和身份驗(yàn)證程序?？傊踩栽瓌t就是要確保檔案信息數(shù)據(jù)在傳輸、存儲(chǔ)和共享利用的各階段都安全、可控。

2 企業(yè)檔案信息資源整合與利用的策略

企業(yè)檔案信息資源整合與利用的新要求，也對(duì)檔案信息管理人員的思維觀念和業(yè)務(wù)能力提出了新的挑戰(zhàn)。必須充分認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案信息資源整合與利用的必要性，下功夫用力氣真抓實(shí)干，方能做好這項(xiàng) 工作。

1）建立健全檔案信息資源整合的制度和標(biāo)準(zhǔn)。只有建立健全的檔案信息資源整合的制度和標(biāo)準(zhǔn)，才能夠使得企業(yè)檔案信息資源的整合和利用工作規(guī)范、有效地進(jìn)行。首先要找到此項(xiàng)工作的主體，建立監(jiān)督、激勵(lì)和約束機(jī)制，對(duì)參與進(jìn)來的人員要有明確的分工，有一個(gè)共同的目標(biāo)，大家齊心協(xié)力地工作。在開展此項(xiàng)工作時(shí)，檔案部門本身的運(yùn)行機(jī)制要做到規(guī)范、有序化，檔案功能的各個(gè)環(huán)節(jié)也能夠環(huán)環(huán)相扣、互相配合。

2）不斷豐富和優(yōu)化館藏檔案資源。在現(xiàn)有館藏檔案門類基礎(chǔ)上，系統(tǒng)梳理文件材料的收集渠道，確保歸檔材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。進(jìn)一步健全館藏檔案門類，逐步建立健全重大決策、經(jīng)營(yíng)管理、重要設(shè)備、聲像檔案、宣傳出版物等門類檔案，確保檔案信息門類齊全。根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)拓展情況，不斷擴(kuò)大檔案接收范圍，加大重要檔案的征集力度。為進(jìn)一步優(yōu)化館藏檔案資源，應(yīng)成立檔案鑒定委員會(huì)，定期開展館藏檔案鑒定工作，判定檔案保存價(jià)值，調(diào)整檔案保管期限。對(duì)于已經(jīng)達(dá)到解密期限可以公開的檔案信息應(yīng)及時(shí)公布開放；對(duì)失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行監(jiān)督銷毀。做到以最少的館藏檔案容納最多、最優(yōu)的信息資源，實(shí)現(xiàn)館藏檔案結(jié)構(gòu)最優(yōu)化。

3）大力推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。目前，數(shù)字化管理方式也在不斷普及，涵蓋了檔案信息管理的領(lǐng)域。建立完整的數(shù)據(jù)庫(kù)，需要運(yùn)用到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、OA 技術(shù)等現(xiàn)代化手段，以加大信息收集的范圍、加快加深檔案信息的整合，以及對(duì)信息的甄別、加工和處理。此外，還應(yīng)注重構(gòu)建技術(shù)平臺(tái)，開展新型的科技建設(shè)。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的大環(huán)境下，要用先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備作為依托，最終達(dá)到檔案信息的數(shù)字化，從而為檔案信息資源的整合與利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4）強(qiáng)化檔案信息資源的服務(wù)功能。檔案信息資源的建設(shè)和管理，是為了滿足本企業(yè)的實(shí)際需求，更好地為企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理決策提供數(shù)據(jù)和信息上的支持，因此檔案信息資源的服務(wù)功能，對(duì)企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)與發(fā)展而言至關(guān)重要。在檔案信息資源管理的制度建設(shè)上，應(yīng)突出其服務(wù)功能，盡量提升檔案信息調(diào)取和查閱的效率和速度，簡(jiǎn)化審核流程，保障檔案信息能夠及時(shí)傳送到需要的部門和人員手中，充分發(fā)揮其使用價(jià)值；不斷提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，在日常工作崗位，不斷優(yōu)化檔案信息資源管理水平，建立科學(xué)的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)，從而確保檔案信息的收集、保管及使用能夠充分滿足企業(yè)實(shí)際工作的要求，做好科學(xué)編目、方便檢索；提高檔案信息管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，不斷提升崗位責(zé)任感，更好地為本企業(yè)各部門提供服務(wù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

加強(qiáng)企業(yè)檔案信息資源的整合與利用，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息資源的延續(xù)性管理，這是我國(guó)檔案事業(yè)進(jìn)步與發(fā)展的必經(jīng)之路，我們應(yīng)該積極采取有效措施，加快這一管理方式的形成，這樣才能適應(yīng)檔案管理科學(xué)化、有序化。在信息化建設(shè)不斷推進(jìn)的今天，對(duì)于信息的獲取和利用也越來越受到社會(huì)的廣泛關(guān)注。通過對(duì)企業(yè)檔案信息資源的整合與利用，完全可以預(yù)見不僅會(huì)加快企業(yè)的發(fā)展，還會(huì)有效地提升企業(yè)檔案服務(wù)民眾、服務(wù)民生、服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)的整體功能。