信息技術(shù)在圖書館檔案管理中的應(yīng)用解析

李俊霞

（定襄縣圖書館，山西 忻州 035400）

對于圖書館工作而言，只有各項(xiàng)工作全部做到有序展開，才能保證效果。這其中，檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)類活動，涉及的內(nèi)容有很多，早期單純依靠人工的方式，效率非常低，而且容易出錯(cuò)。為此，圖書館就可以嘗試應(yīng)用信息化技術(shù)，以此解決相關(guān)問題。

1 信息技術(shù)和圖書館檔案管理的概念

1）信息技術(shù)的概念。所謂信息技術(shù)，主要是指利用信息收集、信息處理以及信息管理等技術(shù)種類?？傮w而言，該技術(shù)主要依靠互聯(lián)網(wǎng)這一渠道，通過電腦和服務(wù)器等設(shè)備完成技術(shù)應(yīng)用，具體可以劃分為三個(gè)類型，分別是傳感技術(shù)、智能技術(shù)以及控制技術(shù)。在當(dāng)前社會中，信息技術(shù)有著非常高的應(yīng)用率，而且已經(jīng)在多個(gè)領(lǐng)域得到滲透，促使人們的生活和工作變得更為便利，同時(shí)還能保證效率和質(zhì)量。

2）圖書館檔案管理的分析。在圖書館里，檔案管理一直都是非常重要的基礎(chǔ)工作。通過有序的管理，能為其他各項(xiàng)工作的進(jìn)行提供幫助?？傮w來說，其工作內(nèi)容主要包括信息登記、整理、收集、保管以及統(tǒng)計(jì)，同時(shí)還能對相關(guān)資源進(jìn)行分享。

檔案信息的種類有很多，極為復(fù)雜，主要包括讀者信息、財(cái)產(chǎn)檔案、人事檔案以及借閱信息等。同時(shí)，在資源中又包括音頻、視頻、圖像以及實(shí)物等。每一個(gè)細(xì)分的類型，都要單獨(dú)存放，與其他種類分開，因此使得管理工作的難度變得非常高。早期在處理的時(shí)候，幾乎都是依靠工作人員自己。這種陳舊的模式，不但效率非常低，而且難免會出現(xiàn)一些疏漏。正是這一因素，當(dāng)前就需要采用信息技術(shù)的方式進(jìn)行處理，有效克服難關(guān)。

2 圖書館檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)存在的問題

對于圖書館來說，為了提升檔案管理工作的信息化水平，自然需要加強(qiáng)信息技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用。然而從當(dāng)前狀況來看，仍然有諸多問題存在。

1）配套設(shè)施不完善。為了保證信息技術(shù)得到有效應(yīng)用，自然需要電腦、服務(wù)器以及存儲器等基礎(chǔ)設(shè)備，從而在內(nèi)部單獨(dú)創(chuàng)設(shè)一個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。然而從目前來看，不少圖書館并不具備這一條件，即便工作人員具備信息化能力，也很難開展相關(guān)工作。

2）建設(shè)不夠明確。信息化建設(shè)不明確一直都是非常普遍的問題，圖書館管理者理應(yīng)對于自身的實(shí)際需求予以明確，以此制定相應(yīng)的規(guī)劃，從而能夠更好地進(jìn)行技術(shù)應(yīng)用。依靠信息技術(shù)，打造一套全新的工作模式，促使系統(tǒng)設(shè)計(jì)的效率得到提高，從而滿足檔案管理的基本需求。但是目前來看，多數(shù)圖書館不具備這一條件，使得各項(xiàng)問題頻繁出現(xiàn)，影響了實(shí)際效率。

3）人才水平有限。從目前來看，許多圖書館員工的工作能力并未做到與時(shí)俱進(jìn)，盡管工作態(tài)度十分認(rèn)真，但是對于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的了解非常少，自然不懂得如何利用互聯(lián)網(wǎng)的方式進(jìn)行檔案管理。如此一來，各項(xiàng)工作的開展效果必然無法令人滿意。

3 圖書館檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)的方法

1）創(chuàng)設(shè)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。在圖書館檔案管理的時(shí)候，為了保證信息技術(shù)的應(yīng)用效果得到體現(xiàn)，首要工作便是引入相關(guān)配套設(shè)施。諸如，購買一些工作時(shí)需要用的電腦、服務(wù)器、掃描儀以及采集器等。在購買的時(shí)候，理應(yīng)按照相同的標(biāo)準(zhǔn)，從而能夠更好地應(yīng)用，減少工作量。此外，還要安排專業(yè)人員在內(nèi)部單獨(dú)建立數(shù)字系統(tǒng)，搜集相關(guān)信息資料，逐步完成歸檔，為后期的調(diào)度和使用提供幫助。此外，技術(shù)人員還需要打造一個(gè)高安全度和高可靠性的存儲系統(tǒng)，以此保證檔案管理變得更具動態(tài)化特點(diǎn)，同時(shí)還能分類存儲，之后再依靠技術(shù)操作，對所有資料予以保護(hù)。只有所有設(shè)備能夠配齊，才能促使各項(xiàng)工作順利進(jìn)行，進(jìn)而提升工作效率。

2）提升工作效率。在圖書館檔案管理的過程中，工作人員可以利用信息技術(shù)在內(nèi)部創(chuàng)建一個(gè)獨(dú)立的操作系統(tǒng)，以此保證管理效率有所提高，促使各類資源都能全面共享。在早期工作的時(shí)候，由于檔案資料的數(shù)量非常多，而且包括多個(gè)不同的種類，使得管理難度變得非常高。不僅需要占用大量的公共空間，而且還需要投入許多人力資源。而在應(yīng)用信息技術(shù)之后，這些問題都能得到處理，工作人員只需要使用電腦進(jìn)行手動操作，就能完成所有工作任務(wù)，保證各項(xiàng)活動都能正常進(jìn)行，提升了實(shí)際效率。不僅如此，在信息共享方面，信息技術(shù)可以有效突破時(shí)空條件的限制，促使檔案的利用率有所提高。早期在工作的時(shí)候，工作人員需要將所有資料存儲在特定的位置，而一些高價(jià)值的文獻(xiàn)還需要進(jìn)行館藏。但是在使用信息技術(shù)之后，信息的存儲效率就會提高，做到合理分類，無論任何類型的內(nèi)容，都能得到有效挖掘。讀者依靠手機(jī)閱讀，就能了解各類電子信息，節(jié)省了時(shí)間成本，從而能夠滿足不同讀者的閱讀需求。

3）提升資源容量。在檔案管理過程中應(yīng)用信息技術(shù)之后，工作人員就能利用內(nèi)部服務(wù)器進(jìn)行資源資料存儲，從而在讀者資源之間構(gòu)建了一個(gè)無形的橋梁。在服務(wù)器中，每日都會進(jìn)行信息更新，不斷擴(kuò)充容量，讀者們也能按照自己的想法，自由提取相關(guān)信息。對圖書館來說，公共服務(wù)一直都是非常重要的基本功能。通過對檔案資源展開管理，可以促使圖書館更好地創(chuàng)設(shè)檔案系統(tǒng)，提升資源的利用效率，結(jié)合現(xiàn)有的狀況，制定相關(guān)管理目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)預(yù)期的規(guī)劃。由于信息資源的數(shù)量非常多，能夠依靠信息技術(shù)的方式展開分類檢索，逐步完成歸納，甚至還能做到深入分析，為未來的管理工作開展奠定基礎(chǔ)。

4）打造管理體系。伴隨信息技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前和圖書館檔案管理的融合效果也有所提高，使得整個(gè)工作體系也變得更為科學(xué)和規(guī)范。在當(dāng)前社會中，只有少數(shù)地區(qū)的圖書館因?yàn)闂l件原因未能建立信息系統(tǒng)，全國絕大多數(shù)圖書館都做到了全面信息化，而且伴隨時(shí)間的推移，信息水平也在持續(xù)提升。信息技術(shù)本身屬于應(yīng)用技術(shù)的一種，對于圖書館檔案管理有著非常大的幫助，可以更好地在內(nèi)部創(chuàng)設(shè)相關(guān)管理體系。

通過應(yīng)用信息技術(shù)，基本上所有工作活動都能依靠互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行操作，并從中找到相關(guān)問題，采取有效措施進(jìn)行處理，以防出現(xiàn)失誤。同時(shí)，信息技術(shù)還能給工作人員在決策層面提供支持，讓其參照系統(tǒng)本身，對報(bào)告內(nèi)容予以分析。事實(shí)而言，在信息技術(shù)得到應(yīng)用后，圖書館檔案管理也變得更具智能化特色。在未來，普遍圖書館也都能搭建相應(yīng)的智能化平臺，促使各項(xiàng)工作的效果得到進(jìn)一步提升。

4 結(jié)束語

綜上所述，信息化技術(shù)將代表未來發(fā)展的主要方向，無論任何行業(yè)，都需要積極應(yīng)用信息技術(shù)。而對于圖書館來說，為了做到全面發(fā)展，持續(xù)進(jìn)步，自然也要提高對信息技術(shù)的重視度。在開展相關(guān)工作的時(shí)候，檔案管理人員就要結(jié)合自身狀況，對信息技術(shù)予以利用，提升工作的整體效率，以防會有錯(cuò)誤或者遺漏產(chǎn)生。如此一來，圖書館的運(yùn)營模式將會得到全面審計(jì)，變得更具智能化，管理效果也會有所提高，進(jìn)而能夠給廣大用戶提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。