大數(shù)據(jù)時(shí)代下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理面臨的困境及出路探討

王振華

（山東省鄒城市人力資源和社會保障局，山東 鄒城 273500）

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，社會各個(gè)專業(yè)領(lǐng)域都迎來了創(chuàng)新發(fā)展的契機(jī)，同時(shí)也面臨眾多挑戰(zhàn)。如何在此背景下，把握契機(jī)，消除障礙實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展是社會各行各業(yè)的相關(guān)人員重點(diǎn)思考的問題。對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理來說，亦是如此。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理面臨理念落后、機(jī)制不完善等現(xiàn)實(shí)問題，要求在實(shí)踐中，結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代對檔案管理的具體要求來探尋出路，才能促進(jìn)人事檔案管理水平的提高，進(jìn)而為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展保駕護(hù)航。

1 加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的重要意義概述

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案是相關(guān)人才個(gè)人發(fā)展履歷的記錄，詳細(xì)記錄了個(gè)人在事業(yè)發(fā)展情況，是人才評價(jià)和任用的重要依據(jù)。人事檔案信息化管理主要是利用專業(yè)軟件來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入、統(tǒng)計(jì)等工作，可促進(jìn)檔案管理效率的提升，并有利于快速更新檔案信息，不僅如此，在計(jì)算機(jī)支持下，可通過關(guān)鍵詞、特殊符號等方式來完成檔案快速檢索，便于進(jìn)一步提高檔案信息利用率。例如：同一單位內(nèi)本科以上學(xué)歷人員統(tǒng)計(jì)時(shí)，可利用信息化系統(tǒng)條件查詢，可快速獲得相關(guān)信息。同時(shí)，信息化檔案管理可提升檔案數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性，原因在于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案若長時(shí)間保存，極容易因?yàn)樽匀粚傩曰蛘呷藶橐蛩乇黄茐?，而不利于長期保存。尤其是一些歷史資料，若采用傳統(tǒng)方式來保存，不僅占地大，還容易損壞[1]。而人事檔案信息化管理，具備占地小、保存時(shí)間長、無懼損毀、便于查詢等優(yōu)勢，可為機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理提供極大的便利。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理面臨的困境分析

1）人事檔案管理理念落后?，F(xiàn)如今，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理理念落后，仍然以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理為主，側(cè)重于固定模式的檔案管理，即“三齡兩歷一身份”的機(jī)械化管理。同時(shí)，在人事檔案管理工作中，相關(guān)檔案管理人員的具體操作主要以手工方式進(jìn)行，最為突出的是檔案信息錄入，尚未推廣計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，由此導(dǎo)致的人為因素引起的檔案信息錄入問題，無法及時(shí)被發(fā)現(xiàn)，從而影響檔案的真實(shí)性[2]。另外，檔案工作本身是一項(xiàng)系統(tǒng)且繁瑣的工作，僅憑借手工方式是無法高效完成檔案信息的匯總、統(tǒng)計(jì)和分析等一系列工作，直接制約了人事檔案管理水平的提升。

2）缺乏完善的管理機(jī)制?，F(xiàn)如今，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事管理機(jī)制尚未完善，尤其是部分經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位更是因?yàn)轭A(yù)算不足，無法在具體工作中普及計(jì)算機(jī)，專業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)與利用，包括單位內(nèi)部局域網(wǎng)的布設(shè)更是成為難以解決的問題，從而直接制約了人事檔案管理水平的提高[3]。除此之外，機(jī)關(guān)事業(yè)在管理方面，由于缺乏完善的管理機(jī)制，而導(dǎo)致在人員配備、軟硬件設(shè)施建設(shè)等方面缺乏重視度，而沒有加大資金和設(shè)備的投入，從而導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位現(xiàn)有的人員和設(shè)備配置無法滿足于信息化人事檔案管理工作的實(shí)際需求，進(jìn)而制約了檔案信息化管理水平的提高。

3）缺乏多元的人事檔案信息收集渠道。機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的前提是人事檔案的收集。而當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案按照分類方式進(jìn)行收集紙質(zhì)檔案，信息收集渠道相對單一。但是，當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位收集的紙質(zhì)檔案無法完整地反映單位工作人員的總體情況，無法對其綜合素質(zhì)進(jìn)行綜合分析，進(jìn)而影響了個(gè)人評價(jià)效果[4]。另外，歸檔材料中包含的數(shù)據(jù)往往是有限的，外加機(jī)關(guān)事業(yè)單位長期使用落后的管理技術(shù)，無法保證人事檔案收集的完整性，從而直接制約著人事檔案管理水平的提升，也遲滯了人事檔案信息化建設(shè)。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展出路分析

1）強(qiáng)化認(rèn)識人事檔案管理的重要性，革新管理理念。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)深刻認(rèn)識大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案對單位及個(gè)人發(fā)展的重要作用，從思想上提高對人事檔案管理的重視度。同時(shí)，在檔案管理制度方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也要結(jié)合實(shí)際制定可行管理方案，具體包括人事檔案歸納整理、借閱層級規(guī)定、原始資料保管等，都要通過制度方式來進(jìn)行具體規(guī)定，確保檔案能夠及時(shí)歸檔，為后續(xù)檔案利用提供支持。例如：檔案管理人員可要求一個(gè)季度為周期提交和更新人事檔案。據(jù)此在源頭上解決檔案信息時(shí)效性問題[5]。另外，在設(shè)備完善和資金投入方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也要設(shè)立專項(xiàng)資金，根據(jù)信息化系統(tǒng)建設(shè)需求來配置完善的軟硬件，以促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理水平的提升。

2）完善和優(yōu)化人事檔案管理機(jī)制。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理要想取得良好的成效，應(yīng)注重檔案管理機(jī)制的優(yōu)化和完善。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際和職能，創(chuàng)新人事檔案管理機(jī)制。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)在內(nèi)部設(shè)立人事檔案管理科室，并按照工作需求配齊人員編制，明確相關(guān)工作人員的職責(zé)和權(quán)限，確保各項(xiàng)機(jī)制在授權(quán)范圍內(nèi)高效運(yùn)行。在管理機(jī)制運(yùn)行過程中，應(yīng)對管理機(jī)制進(jìn)行動態(tài)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理系統(tǒng)中存在的具體問題，后結(jié)合實(shí)際進(jìn)行優(yōu)化，以確保管理機(jī)制的完善度和可行性，為人事檔案管理提供制度保障。另外，推行合理的密級設(shè)定和人員借閱、瀏覽權(quán)限，確保檔案信息價(jià)值最大程度被挖掘出來的同時(shí)，能夠確保核心檔案不被泄漏丟失，從而有利于檔案管理水平的提高。

3）拓寬檔案信息收集渠道，加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)注重信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，以拓寬檔案信息收集渠道，以確保檔案信息的完整性，為后續(xù)開發(fā)利用提供支持。首先，分類設(shè)置檔案模塊進(jìn)行檔案分類和統(tǒng)計(jì)，并將核心檔案信息進(jìn)行加密處理，同時(shí)注重有效信息的及時(shí)補(bǔ)充，不僅如此，人事檔案管理部門需結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事變動情況展開動態(tài)化管理，及時(shí)收集相關(guān)檔案信息，以確保檔案的完整性和真實(shí)性。其次，在檔案管理系統(tǒng)中，為方便工作人員快速查閱相關(guān)信息，可在管理系統(tǒng)中設(shè)置身份管理功能，即可在滿足相關(guān)人員對檔案資源的需求的同時(shí)，避免出現(xiàn)檔案信息泄漏和盜用問題，據(jù)此大幅度提升檔案管理水平，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展提供支持。

4 結(jié)語

總之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理既面臨挑戰(zhàn)，也迎來了機(jī)遇。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)在實(shí)踐中，加強(qiáng)對人事檔案重要性的認(rèn)識，不斷拓展檔案信息收集渠道，并構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，據(jù)此促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)人事單位檔案信息化建設(shè)，為提高檔案管理水平提供支持，進(jìn)而為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。