檔案數(shù)字化管理的風(fēng)險(xiǎn)與防控

何麗娟

（柳州市自然資源和規(guī)劃?rùn)n案館，廣西 柳州 545000）

檔案數(shù)字化是指把檔案在規(guī)范整理之后通過(guò)掃描、攝影等手段形成電子信息，最終匯總成為檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，從而達(dá)到檔案無(wú)紙化、信息精準(zhǔn)化以及檔案信息分析統(tǒng)計(jì)自動(dòng)化等目的。檔案數(shù)字化不僅有利于保存檔案原始紙質(zhì)非紙質(zhì)資料，更是提高檔案查閱效率、加大檔案信息利用率，便于檔案管理工作推進(jìn)精細(xì)化、有效化的有力手段。近年來(lái)，隨著無(wú)紙化辦公在政府單位的推進(jìn)，檔案數(shù)字化已經(jīng)漸漸走進(jìn)各大檔案館。但是風(fēng)險(xiǎn)與收益并存，在使用高新技術(shù)信息手段提高我們工作效率的同時(shí)，我們也要注意檔案數(shù)字化所面臨的種種風(fēng)險(xiǎn)。

1 檔案數(shù)字化管理是時(shí)代趨勢(shì)

目前我國(guó)信息化技術(shù)的高速發(fā)展帶動(dòng)了各種辦公軟件在工作中的應(yīng)用。檔案作為一種真實(shí)有效、數(shù)據(jù)巨大的信息源，是我們獲取信息、調(diào)閱資料并分析采用的重要數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案數(shù)字化可以把檔案管理從原始的紙質(zhì)整理、手抄、謄寫(xiě)等落后手段中解放出來(lái)，實(shí)現(xiàn)電子檢索、信息共享、大數(shù)據(jù)利用等現(xiàn)代化檔案管理模式。同時(shí)，檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化之后，紙質(zhì)原件避免了頻繁的利用接觸，可以有效避免損毀和篡改等損壞情況的發(fā)生，有利于原始紙質(zhì)檔案材料的保存。

2 檔案數(shù)字化管理面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)

2.1 信息完整性風(fēng)險(xiǎn)

1）檔案信息錄入過(guò)程影響完整性。檔案管理是一個(gè)長(zhǎng)期累積性的工作，因而在現(xiàn)階段的檔案室、檔案館都存儲(chǔ)了大量歷史資料。在把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案過(guò)程中，因?yàn)樵O(shè)計(jì)掃描、格式轉(zhuǎn)化、資料翻拍等技術(shù)手段的介入，很可能造成工作人員在信息錄入、打印等過(guò)程中因疏忽或電子產(chǎn)品的機(jī)械性錯(cuò)誤形成信息缺失和失真。差之毫厘謬以千里，不夠完整、真實(shí)的數(shù)字化檔案很難反映真實(shí)情況，不僅利用價(jià)值不高，還有可能給其他工作帶來(lái)嚴(yán)重的不良后果。

2）檔案信息遷移失誤影響完整性。檔案工作的嚴(yán)肅性要求相關(guān)從業(yè)工作者具有認(rèn)真仔細(xì)的工作態(tài)度，但是在長(zhǎng)期的檔案管理中，經(jīng)常需要將舊的信息在新的讀寫(xiě)技術(shù)中展現(xiàn)，因而不免出現(xiàn)檔案信息遷移的情況。這個(gè)過(guò)程不僅容易發(fā)生檔案信息缺失的情況，有時(shí)候因?yàn)榇鎯?chǔ)傳遞信息的介質(zhì)發(fā)生損壞，還會(huì)造成大量檔案信息損壞的情況。有的時(shí)候，這種失誤造成的損失還無(wú)法挽救，給我們后續(xù)的工作造成困難。

3）檔案信息未更新影響完整性。數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)仍然是實(shí)體檔案。實(shí)體檔案的特性是每年會(huì)根據(jù)入檔要求連年增加，同時(shí)由于各項(xiàng)工作需要很可能補(bǔ)錄信息或者更正錯(cuò)誤信息。這就需要檔案管理者根據(jù)紙質(zhì)檔案信息的變更、補(bǔ)錄等具體情況，及時(shí)地同步更新數(shù)字化檔案信息。如因管理人員的疏忽造成入庫(kù)檔案信息未跟進(jìn)或者更改的信息未同步，有可能造成檔案信息的不完整。

2.2 信息安全性風(fēng)險(xiǎn)

1）檔案數(shù)字化過(guò)程中的信息安全

在檔案數(shù)字化過(guò)程中，由于相關(guān)技術(shù)需求，往往需要尋找具有專(zhuān)業(yè)資質(zhì)的社會(huì)團(tuán)隊(duì)、外包公司等團(tuán)體來(lái)進(jìn)行檔案信息數(shù)字化的具體工作。在這個(gè)過(guò)程中，雖然簽訂了保密協(xié)議，但是外包公司工作人員能力、素質(zhì)等方面良莠不齊，甚至很多項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是臨時(shí)組建的，造成部分成員對(duì)于檔案管理方面基礎(chǔ)薄弱。而公司片面地追求利潤(rùn)、追求效率與速度，對(duì)人員培訓(xùn)要求方面有所放松，因而參與人員很可能造成檔案信息篡改、外泄流傳等后果。

2）檔案數(shù)字化管理中的信息安全。在檔案數(shù)字化之后更重視的是檔案信息的日常管護(hù)。數(shù)字化檔案日常護(hù)理過(guò)程中，除信息的補(bǔ)錄和糾錯(cuò)之外，我們更注重檔案信息的保密工作。保密工作的不到位將直接造成檔案信息的泄露，引起嚴(yán)重后果。一般檔案信息泄露主要有兩個(gè)渠道：（1）檔案管理人員不當(dāng)操作造成信息泄露。由于現(xiàn)階段檔案管理者能力良莠不齊，檔案管理人員缺乏對(duì)檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的理解和滲透，同時(shí)安全意識(shí)較為淡薄，滿足于應(yīng)付工作，因而有時(shí)候是管檔者自身為了工作方便而造成檔案信息泄露的。包括信息傳遞、U盤(pán)丟失、意外對(duì)接網(wǎng)絡(luò)，或者毫無(wú)保密意識(shí)主動(dòng)傳播檔案信息等種種情況。這些情況都加劇了數(shù)字化檔案的信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。（2）網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)造成信息泄露。英特網(wǎng)信息傳輸?shù)膹V域性和網(wǎng)絡(luò)協(xié)議的開(kāi)放性，使因特網(wǎng)面臨嚴(yán)重的不安全因素[1]。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前全球每20秒鐘就會(huì)發(fā)生一起計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)入侵事件。數(shù)字化檔案形成的數(shù)據(jù)不可避免的使用計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，目前常使用的訪問(wèn)權(quán)限、加密等防范手段都過(guò)于單一，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的現(xiàn)在已經(jīng)無(wú)法有效防止檔案信息被竊取。

2.3 信息準(zhǔn)確性風(fēng)險(xiǎn)

檔案信息數(shù)字化的不準(zhǔn)確性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案整理過(guò)程中的不規(guī)范造成的信息錯(cuò)誤，比如編碼錯(cuò)誤、分類(lèi)不規(guī)范、未按照要求蓋章入冊(cè)、整理標(biāo)注字跡潦草、檔案完整性不夠等；第二，掃描拍照質(zhì)量差，如掃描紙質(zhì)檔案過(guò)程中出現(xiàn)漏掃、成像模糊、字跡不清、糾偏不夠等，影響最終形成的數(shù)字化檔案成像效果；第三，信息對(duì)接不準(zhǔn)確，如信息與實(shí)物檔案不對(duì)應(yīng)、圖像和實(shí)物順序不一、多頁(yè)、少頁(yè)等情況。

3 檔案數(shù)字化管理的風(fēng)險(xiǎn)防控措施

1）提高檔案管理人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。意識(shí)決定了檔案管理人員工作的態(tài)度，并且能夠深度影響以后的工作習(xí)慣。首先在挑選適崗人員時(shí)要注重個(gè)人品質(zhì)，一定要是講原則、守規(guī)矩、責(zé)任心強(qiáng)的工作人員；其次要通過(guò)多種角度的培訓(xùn)以及案例展示警示教育、檔案安全知識(shí)學(xué)習(xí)、相關(guān)法律條例的制度講解、講座科普等有效手段來(lái)提升檔案工作相關(guān)管理人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，做到把安全管理檔案手段熟記、安全管理檔案理念牢記，從而大幅度的降低后續(xù)檔案數(shù)字化管理帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

2）制定高效留痕的工作制度。從加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理的角度完善數(shù)字化檔案的管理制度，讓管理工作有底線、有依循。一是在檔案加工上，要明確加工公司資質(zhì)要求，簽訂服務(wù)協(xié)議、保密協(xié)議來(lái)約束加工過(guò)程，確保檔案數(shù)字化過(guò)程的準(zhǔn)確性、完整性和安全性；二是在檔案交接過(guò)程中，制定嚴(yán)密的交接程序，明確交接清單和簽字要求，確保責(zé)任到人，保證電子檔案信息在移交和接收過(guò)程中的真實(shí)性、完整性；三是在檔案日常管理中，完善檔案信息調(diào)閱流程，形成檔案電子檔案借閱日志，同時(shí)借助監(jiān)控等手段，確保電子文件在調(diào)閱、下載、打印等相關(guān)程序上的安全性。

3）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防范技術(shù)。一是通過(guò)及時(shí)引進(jìn)數(shù)字化檔案方向最新網(wǎng)絡(luò)安全的技術(shù)和新型設(shè)備來(lái)保證檔案信息免于被泄露、篡改或者破壞；采用預(yù)警機(jī)制，安裝防盜軟件，并設(shè)置提醒警報(bào)或者與報(bào)警渠道相連接；通過(guò)數(shù)據(jù)加密，檢驗(yàn)檔案信息傳遞的完整性，密碼技術(shù)還可以進(jìn)一步應(yīng)用于數(shù)字簽名、身份識(shí)別和信息鑒別[2]。二是將數(shù)字化檔案信息存儲(chǔ)設(shè)備與開(kāi)放性網(wǎng)絡(luò)隔離開(kāi)，使用局域網(wǎng)或者避免網(wǎng)絡(luò)連接；同時(shí)嚴(yán)格審查插入性存儲(chǔ)介質(zhì)（如U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等）是否為保密設(shè)備，杜絕攜帶病毒的設(shè)備連接檔案室的PC機(jī)，確保檔案信息萬(wàn)無(wú)一失。三是做好信息備份數(shù)據(jù)工作，避免檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)面臨數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)，采取備份存儲(chǔ)介質(zhì)異地分離的方式，防止系統(tǒng)受損等災(zāi)難性的數(shù)據(jù)丟失情況。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案數(shù)字化管理在現(xiàn)階段是充滿風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)的，因?yàn)槟壳案鞣N技術(shù)和管理模式都還未成熟，處于摸索和經(jīng)驗(yàn)積累階段。但是檔案數(shù)字化又是時(shí)代所趨，因?yàn)樾畔r(shí)代的到來(lái)要求我們對(duì)于信息資源的利用和管理達(dá)到更加高效準(zhǔn)確便捷的新階段。希望通過(guò)本篇文章的拋磚引玉，見(jiàn)證檔案信息化管理方面的理論和技術(shù)手段的日趨成熟，使檔案數(shù)字化管理走上新臺(tái)階。