數(shù)字化時(shí)代圖書館檔案管理信息化探析

張華娟

（吉林省通榆縣圖書館，吉林 白城 137200）

1 簡析圖書館檔案管理

圖書館檔案管理是圖書館工作中重要的組成部分，主要負(fù)責(zé)圖書館檔案的收集、處理、分析以及開發(fā)與利用等工作。圖書館檔案管理是信息控制系統(tǒng)，通過對圖書館經(jīng)營過程中形成的具有參考利用價(jià)值的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行真實(shí)、系統(tǒng)地記錄和歸檔保存，能夠在很大程度上提高圖書館工作的水平和效率，可以為管理者的后期決策提供數(shù)據(jù)支持，并且為圖書館歷史年鑒的編撰工作提供依據(jù)。

2 數(shù)字化時(shí)代對圖書館檔案管理的影響

1）管理理念的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)圖書館檔案管理工作范圍較窄，檔案管理人員只需要重點(diǎn)關(guān)注圖書管理、借閱管理等內(nèi)容，而在數(shù)字化時(shí)代，圖書館檔案管理的信息化建設(shè)不斷完善，使得檔案管理理念和工作發(fā)生了明顯改變，其不僅依舊需要管理紙質(zhì)資源，還需要管理大量的虛擬資源[1]。充分利用檔案數(shù)據(jù)庫完成圖書信息的整合、細(xì)分和推廣，定期進(jìn)行網(wǎng)站的維護(hù)和優(yōu)化，保證數(shù)字化圖書館各項(xiàng)功能正常，從而滿足更多讀者需求，為讀者提供更加專業(yè)、優(yōu)質(zhì)、精細(xì)化的服務(wù)，以提高讀者對圖書館整體工作的滿意度，使其形成正面積極的口碑推廣效應(yīng)，不斷增強(qiáng)圖書館的綜合競爭力，這就對圖書館檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)要求較高。

2）管理方式的改變。數(shù)字化時(shí)代對圖書館覆蓋面積的增加，在很大程度上改變了圖書館的管理方式，包括日常事務(wù)、工作人員和讀者管理幾方面。傳統(tǒng)圖書館的覆蓋面積和人群有限，只需要針對進(jìn)館的特定人群做好相應(yīng)服務(wù)即可，但數(shù)字化時(shí)代利用互聯(lián)網(wǎng)資源的特性，實(shí)現(xiàn)圖書館資源的線上推廣使得其面臨的讀者更加多樣化，采用移動智能終端即可完成對讀者的服務(wù)；傳統(tǒng)檔案管理采用人工登記的方式，不僅不利于長期保存，也使館員的工作強(qiáng)度較高，新時(shí)期利用數(shù)字化技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)圖書館檔案的智能化管理，既能保證數(shù)據(jù)信息的安全又能便于后期查閱，極大減輕館員的工作壓力，并且還能提高管理的科學(xué)性和正確率。

3 圖書館檔案管理信息化發(fā)展現(xiàn)狀

1）服務(wù)意識有待提高。當(dāng)前圖書館雖然也在緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，實(shí)施檔案管理信息化，但很多檔案管理人員受傳統(tǒng)思維影響較深，自身缺乏數(shù)字化操作能力，不能正確操作和使用數(shù)據(jù)庫，使得數(shù)字化檔案管理過程中存在材料歸檔不完善、不及時(shí)、不準(zhǔn)確等情況。圖書館檔案管理人員的服務(wù)意識有待提高，無法充分適應(yīng)快節(jié)奏時(shí)代讀者閱讀思維方式的轉(zhuǎn)變以及對服務(wù)的要求，經(jīng)常出現(xiàn)信息推送不及時(shí)、不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，就會使得讀者對數(shù)字化圖書館的體驗(yàn)不佳，從而影響圖書館的持續(xù)發(fā)展。

2）信息化建設(shè)不完善。圖書館自身的經(jīng)濟(jì)能力有限，外加當(dāng)前并沒有完整的數(shù)字化圖書館建設(shè)和檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，使得部分圖書館的信息化建設(shè)不完善，缺乏科學(xué)的檔案管理規(guī)章制度，在將檔案錄入數(shù)據(jù)庫時(shí)存在保管期限混亂、圖書名目分類不清晰、精細(xì)化管理缺失等現(xiàn)象都會影響圖書館檔案管理的數(shù)字化、信息化建設(shè)。信息化快速發(fā)展時(shí)代，數(shù)據(jù)安全是人們關(guān)注的重點(diǎn)，而圖書館檔案信息化建設(shè)不完善，很容易在數(shù)據(jù)存檔過程中被不法分子利用，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息嚴(yán)重泄露[2]。

3）資源的利用率不高。圖書館檔案管理數(shù)字化進(jìn)程緩慢，無法與其他圖書館形成有效的資源共享模式，不僅會使得自身的檔案資源不能得到充分利用，還會導(dǎo)致很多資料被邊緣化，逐漸淡出讀者的視線。信息化管理地高效、便捷性使得圖書館不斷加大投入力度對其進(jìn)行建設(shè)，但在實(shí)際發(fā)展過程中很少取得創(chuàng)造性的成效，尤其是在檔案信息化建設(shè)過程中受到局域網(wǎng)系統(tǒng)限制，使得讀者借閱行為受限，并且檢索模式單一，都會造成資源利用率不高，無法充分發(fā)揮檔案管理信息化的功能價(jià)值。

4 數(shù)字化時(shí)代提升圖書館檔案管理信息化的路徑探索

1）加大資金投入力度。圖書館檔案管理信息化的建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜性、系統(tǒng)性的工程，管理者必須正確認(rèn)識檔案管理信息化的重要性，并加大資金投入力度，不斷引入先進(jìn)的數(shù)字化系統(tǒng)，如自動化控制裝置、自動掃描、檢測、報(bào)警等裝置設(shè)備，以最大限度提高圖書館檔案管理的效率，減輕館員的工作壓力，并且避免出現(xiàn)人為失誤。充分利用互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)的功能優(yōu)勢，建立云計(jì)算數(shù)字化圖書館檔案，打造圖書館檔案的統(tǒng)一化管理平臺，利用云計(jì)算技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源共享，保證檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，并為新時(shí)期讀者提供全方位的檔案信息服務(wù)。

2）完善檔案管理機(jī)制。圖書館檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展離不開管理制度的作用。通過構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制，實(shí)行分化管理和精細(xì)化管理，采用適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲機(jī)制，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，確保館員能夠嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定開展檔案管理工作，在檔案信息的整合、修改和存檔過程中都能規(guī)范操作，以不斷推動圖書館檔案管理信息化。加強(qiáng)圖書館檔案資源的專業(yè)性，重視完善資源共享管理機(jī)制，科學(xué)開放文獻(xiàn)資料的閱讀權(quán)限，以滿足不同層次人員的閱讀需求，從而推動圖書行業(yè)持續(xù)發(fā)展。

3）提高館員綜合素質(zhì)。為有效發(fā)揮圖書館檔案管理信息化的功能價(jià)值，要重視提高館員綜合素質(zhì)，通過開展培訓(xùn)教育，邀請計(jì)算機(jī)領(lǐng)域?qū)＜业浆F(xiàn)場進(jìn)行演示講解，以確保館員掌握基本的數(shù)字化、信息化系統(tǒng)處理方法，保證檔案管理信息化的實(shí)效性和安全性。新時(shí)期要強(qiáng)化館員的思想水平和服務(wù)理念，使其明確自身的崗位職責(zé)，能夠通過現(xiàn)代化的管理手段為用戶提供更加便利、高效、個(gè)性的信息服務(wù)。

4）做好紙質(zhì)檔案補(bǔ)充。數(shù)字化時(shí)代圖書館檔案管理工作正在朝著信息化、智能化的方向發(fā)展，但電子信息化檔案依舊受到諸多因素限制，并且電子信息檔案的形成也是來源于紙質(zhì)資料，因此在加快推進(jìn)圖書館檔案管理信息化的同時(shí)要重視紙質(zhì)資料的保管和存放，明確紙質(zhì)檔案具備的權(quán)威性和法律效力，不斷做好紙質(zhì)檔案的補(bǔ)充工作，以高效發(fā)揮兩種檔案管理的功能價(jià)值，從而提高圖書館的經(jīng)營效果[3]。

5 總結(jié)

綜上所述，數(shù)字化時(shí)代，為充分發(fā)揮圖書館檔案管理的功能價(jià)值，需要管理人員正確認(rèn)識信息化管理的重要作用，加大檔案管理信息化建設(shè)的資金投入力度，完善檔案管理機(jī)制，規(guī)范管理流程，做好紙質(zhì)檔案補(bǔ)充，并提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能保證圖書館檔案信息化建設(shè)的完善，滿足新時(shí)期讀者產(chǎn)生的閱讀需求，從而不斷推動圖書館朝著信息化、數(shù)字化、智能化的方向發(fā)展。