淺談數(shù)字化時(shí)代檔案信息資源的開發(fā)與利用

林 玲

（中國電子科技集團(tuán)公司第十研究所，四川 成都 610036）

檔案，作為人類歷史記錄的其中一個(gè)載體，對后人研讀歷史，思考未來發(fā)展方向有著重要的意義。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，5G時(shí)代的全面來臨，如何在數(shù)字化時(shí)代下充分做好檔案信息資源的開發(fā)與利用，也就成為學(xué)者們經(jīng)常討論的話題。

1 數(shù)字化時(shí)代下檔案信息資源的重要意義

現(xiàn)階段，雖然學(xué)術(shù)界對于檔案仍未有一個(gè)統(tǒng)一的定義，但是，檔案記錄的是人們在社會活動(dòng)中形成的具有保存和研究價(jià)值的各種文獻(xiàn)。古語亦有云：“以史為鑒，可以知興替?！庇纱丝梢?，檔案的本質(zhì)屬性是具有一定的歷史再現(xiàn)性的。

國家也先后出臺了一系列的標(biāo)準(zhǔn)文件，比如，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等，更是從宏觀層面，給檔案信息資源的開發(fā)與利用指明了行動(dòng)方向。

在日新月異的新時(shí)代，人們的工作生活也已基本實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化。在堅(jiān)持“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的理念下，對檔案進(jìn)行深度的開發(fā)和利用，并將其視為一種資源加以管理、運(yùn)用和調(diào)控，才能全面體現(xiàn)檔案的信息價(jià)值。通過平臺的搭建，資源的整合，最終實(shí)現(xiàn)信息的互聯(lián)互 通[1]，有效提升了工作與服務(wù)的效率。

2 數(shù)字化時(shí)代檔案信息資源的開發(fā)與利用過程中存在的問題

2.1 檔案信息資源管理人員服務(wù)意識不足，綜合能力有待提高

傳統(tǒng)的檔案管理采用的是紙質(zhì)版的文獻(xiàn)記錄，在整理和保管等工作上都需要花費(fèi)很大的時(shí)間與精力。而在利用數(shù)字化進(jìn)行檔案信息資源的整理過程中，部分人員服務(wù)意識不足，認(rèn)為這只是單純地把檔案信息從紙質(zhì)版的資料轉(zhuǎn)化成為電子版的資料，面對著繁多的紙質(zhì)檔案，存在著畏難的情緒。

檔案管理有著強(qiáng)大的功能，將紙質(zhì)版檔案掃描成電子版檔案，也僅僅只是其中一種表現(xiàn)形式。從檢索方式的改進(jìn)，數(shù)據(jù)整理的分析，形成龐大的數(shù)據(jù)庫，再到部門立卷跟蹤，用戶權(quán)限分配與設(shè)定等 等[2]，這些都要求管理人員具備一定的綜合能力。而在實(shí)際工作中，部分檔案管理人員從事檔案管理工作年限較長，已經(jīng)習(xí)慣了紙質(zhì)版的檔案管理模式，對新時(shí)代數(shù)字化工作方式仍未適應(yīng)。此外，在檔案信息資源管理人員培養(yǎng)方面，還存在比如專業(yè)技能培訓(xùn)較為缺乏，專項(xiàng)人才隊(duì)伍建設(shè)工作較為薄弱等一系列問題。

2.2 檔案信息資源的開發(fā)與利用所需的硬件和軟件較為缺乏

由于檔案藏量大，數(shù)據(jù)處理復(fù)雜，安全性能要求高等特點(diǎn)，對檔案信息資源開發(fā)與利用所需要的基礎(chǔ)投入也有著非常高的要求。從大型網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、計(jì)算機(jī)，到掃描機(jī)、復(fù)印機(jī)傳真機(jī)，再到云計(jì)算、提供大數(shù)據(jù)支持的軟件、防火墻等。盡管我國檔案信息資源現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)取得了一定的成績，但是，在硬件和軟件等設(shè)施建設(shè)方面還存在一定的滯后性，這就導(dǎo)致了檔案錄入和管理的數(shù)字化、集成化、網(wǎng)絡(luò)化還無法完全實(shí)現(xiàn)[3]。

此外，在檔案信息資源的開發(fā)與利用的過程中，還需要注意的有：實(shí)行技術(shù)外包服務(wù)的相關(guān)監(jiān)督工作亟需到位，數(shù)據(jù)加密工作和信息安全工作亟需重視，部門與部門之間的信息交流亟需加強(qiáng)，信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺亟需搭建和完善……

3 數(shù)字化時(shí)代檔案信息資源的開發(fā)與利用的對策

3.1 深化檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)工作，強(qiáng)規(guī)范，強(qiáng)監(jiān)管

在嚴(yán)格遵守國家層面的相關(guān)文件工作上，繼續(xù)深化做好檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)工作。構(gòu)建適合本單位日常工作的行為準(zhǔn)則，對檔案的借調(diào)、使用、回庫，對檔案的命名、編撰、檢索，對檔案的開發(fā)、整理、維護(hù)等，形成一套可執(zhí)行的方法記錄，并嚴(yán)格遵守。成立專項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對技術(shù)外包服務(wù)的監(jiān)督管理工作，以及日常的信息化安全管理工作。同時(shí)，將檔案信息安全管理工作納入績效考核，把數(shù)據(jù)外泄等風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)降至最低程度，解決數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)與利用相關(guān)工作的后顧之憂。最后，定期回顧相關(guān)行為準(zhǔn)則和日常管理工作，通過月度會議、工作匯報(bào)、情景模擬、專項(xiàng)討論等形式，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，把檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)工作落到實(shí)處。

3.2 成立檔案數(shù)字化專項(xiàng)基金，建基礎(chǔ)，促開發(fā)。

成立與數(shù)字化時(shí)代檔案信息資源的開發(fā)與利用相關(guān)的專項(xiàng)基金，用于與相配套的硬件和軟件投入、管理、維護(hù)等工作，提供資金保障，并做好日常收支登記管理工作。有條件的單位可以形成專項(xiàng)的預(yù)算，每年進(jìn)行回顧總結(jié)，形成資金預(yù)算決算相關(guān)報(bào)表。通過專項(xiàng)基金的投入扶持，為數(shù)字化管理建設(shè)保駕護(hù)航。

3.3 加強(qiáng)檔案數(shù)字化人才建設(shè)，搭隊(duì)伍，重能力。

面對檔案管理工作強(qiáng)度大，人才少的困境，要加強(qiáng)檔案數(shù)字化人才的建設(shè)工作，改革并完善人才引入機(jī)制，組建一支能吃苦耐勞的隊(duì)伍。同時(shí)，培養(yǎng)檔案信息化管理人員的服務(wù)意識，克服畏難情緒，引導(dǎo)其在日常工作中，學(xué)會主動(dòng)服務(wù)，熱情服務(wù)，用心服務(wù)，廣泛收集社會大眾關(guān)心的檔案信息，并登記成冊，及時(shí)更新轉(zhuǎn)換到數(shù)字化檔案平臺。此外，加強(qiáng)專業(yè)技能培訓(xùn)工作，并有相關(guān)配套的考核機(jī)制，來提升檔案信息管理人員的綜合素質(zhì)能力。

3.4 開展部門區(qū)域合作聯(lián)動(dòng)機(jī)制，多走動(dòng)，勤交流。

數(shù)字化時(shí)代下的檔案信息資源開發(fā)與利用工作，可以積極聯(lián)系同地區(qū)的其他兄弟單位，也可以通過聯(lián)系上級集團(tuán)，對在檔案信息資源相關(guān)工作取得較好成績的優(yōu)秀集體，實(shí)地到訪進(jìn)行考察學(xué)習(xí)。通過開展部門區(qū)域合作聯(lián)動(dòng)機(jī)制，并在考察結(jié)束之后，及時(shí)將交流學(xué)習(xí)得到的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身的實(shí)際情況進(jìn)行取長補(bǔ)短，更好地融入到本單位的檔案管理工作中。

3.5 創(chuàng)新檔案數(shù)字化管理機(jī)制，搭平臺，惠民生

在有效落實(shí)數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)與利用的基礎(chǔ)工作之上，通過各種創(chuàng)新的手段，搭建一個(gè)面向全社會的檔案網(wǎng)絡(luò)信息共享平臺。充分利用互聯(lián)網(wǎng)下的各種信息表現(xiàn)形式，比如微博、公眾號、小程序、APP等信息工具，將檔案信息服務(wù)內(nèi)容呈現(xiàn)給民眾。同時(shí)，積極響應(yīng)民眾的留言評論，拉進(jìn)與公眾之間的距離，增加民眾的信任感。充分利用自身館藏資源價(jià)值的前提下，構(gòu)建一個(gè)有自我特色的數(shù)據(jù)庫資源平臺，比如當(dāng)?shù)靥厣糜钨Y源共享、當(dāng)?shù)厝宋臍v史發(fā)展歷程、當(dāng)?shù)孛袼罪L(fēng)情簡介、當(dāng)?shù)刂еa(chǎn)業(yè)描述等等。這樣可以讓民眾在瀏覽檔案信息的同時(shí)也可以拓寬自身的視野，更好地服務(wù)于民[4]。

由此可見，數(shù)字化時(shí)代下的檔案信息資源的開發(fā)與利用，這項(xiàng)工作是任重而道遠(yuǎn)的。需要的是管理層的重視，檔案管理工作者自身的努力，更離不開人民群眾的建言獻(xiàn)策。多管齊下才能見真章，也唯有通過多方的共同努力，檔案信息資源的開發(fā)與利用工作，才會越來越好。