關(guān)于文書檔案管理信息化建設(shè)策略

李婷婷

（新疆塔里木河流域干流管理局，新疆 庫爾勒 841000）

信息技術(shù)在社會各個(gè)行業(yè)的多個(gè)領(lǐng)域被廣泛應(yīng)用，取得良好的應(yīng)用效果。單位文書檔案管理過程中，管理人員要積極轉(zhuǎn)變自身的工作理念，創(chuàng)新管理模式，全面發(fā)揮信息技術(shù)的重要優(yōu)勢和作用，深化文書檔案管理，促進(jìn)單位健康的持續(xù)發(fā)展。

1 文書檔案信息化管理闡述

1）概念。檔案信息化建設(shè)主要是相關(guān)管理人員加強(qiáng)檔案資源的管理力度，采用大數(shù)據(jù)、云共享等先進(jìn)信息技術(shù)，在文書檔案管理的各個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行有效融入，創(chuàng)新和改革檔案管理工作模式，提升檔案資源的應(yīng)用價(jià)值，取得良好的工作效果。

2）特征。檔案管理信息化建設(shè)具有數(shù)字性，主要管理數(shù)字檔案，通過檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行決定，管理人員不僅需要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，將紙質(zhì)檔案有效的轉(zhuǎn)換成其他格式，能夠被檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行有效識別[1]。另外，管理人員需要處理電子檔案，保證電子文件檔案能夠被檔案管理信息系統(tǒng)所識別；具有技術(shù)性，檔案信息化建設(shè)需要計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等多種硬件和軟件設(shè)備、應(yīng)用技術(shù)的支持和保障，為管理人員提供重要的管理工具。

3）重要性。文書檔案信息化管理能夠有效提升工作質(zhì)量和效率。檔案管理人員采用計(jì)算機(jī)，有效代替人工操作，不斷簡化檔案管理工作流程，降低工作人員的工作量和壓力，提升了文書檔案的時(shí)效性，有效解決傳統(tǒng)人工操作管理模式存在的局限性。另外，電子文檔便于管理人員進(jìn)行長時(shí)間的保存，降低文檔受到損壞的概率。同時(shí)，人們能夠利用移動u盤等相關(guān)電子設(shè)備對電子文檔進(jìn)行保存和獲取，不容易受到外界相關(guān)因素的影響，提升文書資源的利用效率。

檔案管理信息化能夠有效實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提升其應(yīng)用價(jià)值。管理人員可以對檔案的特征進(jìn)行全面分析和總結(jié)，實(shí)行綜合性管理，和其他相關(guān)信息平臺進(jìn)行連接，不會受到時(shí)間和空間的限制，便于使用者對信息資源進(jìn)行全面詳細(xì)的了解，實(shí)現(xiàn)文檔資源的共享[2]。傳統(tǒng)檔案管理中大多都是紙質(zhì)文件，在傳遞過程中經(jīng)常出現(xiàn)文件丟失、損壞等現(xiàn)象，受到多種因素的影響，造成文件傳遞存在安全隱患。因此，文檔管理信息化建設(shè)能夠采用先進(jìn)信息技術(shù)進(jìn)行有效控制，采用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行文件的傳輸，提升文件傳輸?shù)陌踩院透咝浴?/p>

2 傳統(tǒng)文書檔案管理存在的問題

第一，傳統(tǒng)文書檔案管理流程復(fù)雜，主要是管理人員對于文檔資源進(jìn)行全面歸類和整理，對文檔進(jìn)行分類編寫目錄。但是，單位在建設(shè)發(fā)展過程中包含大量單位內(nèi)部的文書檔案文件以及外單位的各種來往檔案文件，同時(shí)各種文件具有較大的差異性，在很大程度上增加了檔案管理人員的工作量和壓力，存在補(bǔ)繳繁雜的管理流程。另外，文檔資料的借閱需要管理人員手工操作進(jìn)行登記，同樣登記工作比較繁雜，容易出現(xiàn)一定的工作失誤，影響文檔資源管理的實(shí)際效果。

第二，傳統(tǒng)文檔管理降低了文件資源的實(shí)際應(yīng)用效率，不能實(shí)現(xiàn)文件信息共享。使用者需要按照傳統(tǒng)文檔管理制度，在檔案室查找有用文件，同時(shí)在查找過程中需要嚴(yán)格按照相關(guān)流程，消耗的大量的時(shí)間和精力，受到時(shí)間和空間的限制，不能充分發(fā)揮文檔信息資源的最大應(yīng)用價(jià)值，影響檔案的時(shí)效性。

第三，傳統(tǒng)文書檔案都是紙質(zhì)版的文件，在管理過程中受到多種因素的影響，容易造成紙質(zhì)文件出現(xiàn)破損、丟失等現(xiàn)象。另外，單位經(jīng)過長時(shí)間的發(fā)展，在文書檔案中存在年代久遠(yuǎn)的文件，同時(shí)這些文件承載重要價(jià)值，對其進(jìn)行保存存在一定的難度。使用者對文檔資源進(jìn)行借閱翻看的過程中對紙質(zhì)文檔存在一定的磨損，逐漸破壞文檔的完整性。

3 文書檔案管理信息化建設(shè)策略

1）開發(fā)文書檔案管理信息化系統(tǒng)。單位要加強(qiáng)對文書檔案管理信息化系統(tǒng)的開發(fā)和利用，對檔案模塊的管理進(jìn)行高度重視，結(jié)合不同文檔資料的類型將其分成不同的板塊，提升文檔資料的完整性，提升其智能科學(xué)的管理效率。另外，單位要對文書檔案管理的安全可靠性進(jìn)行更多的關(guān)注，避免造成文檔資料的丟失和破壞，提升文書檔案管理的真實(shí)完整性，發(fā)揮檔案信息的最大價(jià)值。單位在文檔管理信息化系統(tǒng)開發(fā)過程中，可以采用數(shù)字水印和加密技術(shù)、區(qū)塊鏈等相關(guān)技術(shù)，提升先進(jìn)信息技術(shù)對檔案管理信息的安全管理質(zhì)量和效率。

單位對文檔管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)過程中，結(jié)合保密工作，要實(shí)現(xiàn)信息化系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)的隔離。系統(tǒng)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)為單位內(nèi)部工作人員提供信息資源，加強(qiáng)對外部網(wǎng)絡(luò)的安全管理。管理信息系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)隔離過程中，開發(fā)人員可以采用路由器實(shí)現(xiàn)隔離防護(hù)，有效過濾IP地址，對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)訪問的地址進(jìn)行有選擇的通過，對過濾掉的地址請求進(jìn)行智能化忽視[3]。同時(shí)，開發(fā)人員可以采用防火墻建設(shè)第二道隔離防護(hù)，充分發(fā)揮其認(rèn)證體系，保證系統(tǒng)的訪問安全。

2）增強(qiáng)基礎(chǔ)性工作管理力度。文書檔案管理人員要不斷提升自身的管理能力水平，對文書檔案管理的相關(guān)專業(yè)理論知識進(jìn)行不斷學(xué)習(xí)和完善，掌握先進(jìn)的管理技術(shù)，更加符合現(xiàn)代化單位文書檔案管理的實(shí)際要求。另外，單位要加強(qiáng)對檔案基層工作人員的培訓(xùn)力度，制定科學(xué)合理的培訓(xùn)方案，結(jié)合實(shí)際工作需求和工作人員的實(shí)際情況，不斷完善教育培訓(xùn)內(nèi)容，創(chuàng)新多種培訓(xùn)形式，調(diào)動工作人員參加培訓(xùn)的積極性，更新他們專業(yè)理論知識，提升對信息技術(shù)的實(shí)踐操作能力，同時(shí)進(jìn)行一定的職業(yè)道德素養(yǎng)的培訓(xùn)，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任感，明確自身的工作職責(zé)，充分發(fā)揮崗位職責(zé)，提升文書檔案信息化管理的整體水平，打造高素養(yǎng)、高技術(shù)的檔案工作隊(duì)伍，為單位的發(fā)展奉獻(xiàn)自己的力量。

3）制定文書檔案共享機(jī)制。單位在發(fā)展中存在不同來源和方向的文書檔案，增加了工作人員的工作難度。因此，單位需要采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文書檔案的共享服務(wù)，充分發(fā)揮文書檔案信息資源的最大應(yīng)用價(jià)值，保證文書檔案管理工作順利有效的開展。單位可以有效融合云儲存技術(shù)和檔案管理工作，在云儲存終端上傳共享的信息資源，便于單位之間對信息資源的查詢和借閱。但是，單位實(shí)現(xiàn)文檔共享機(jī)制，需要主要是將沒有保密性和要求的文書檔案進(jìn)行信息資源共享，提升單位業(yè)務(wù)的協(xié)作性。另外，單位實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化建設(shè)的過程中，可以采用辦公自動化，充分發(fā)揮打印機(jī)和復(fù)印機(jī)的重要優(yōu)勢，不斷優(yōu)化加工文書檔案，同時(shí)憑借現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)建科學(xué)完善的信息管理系統(tǒng)，提升管理的實(shí)際成效。

4 結(jié)束語

文書檔案管理工作對單位的健康長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要作用。因此，單位要對文書檔案管理工作的重要性進(jìn)行正確認(rèn)知，給予足夠的重視，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化建設(shè)，開發(fā)文書檔案管理信息化系統(tǒng)，不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)性工作管理力度，全面提升管理和工作人員的綜合素養(yǎng)和能力，制定文書檔案共享機(jī)制，提升文書檔案管理工作的實(shí)際成效。