試論檔案庫房的智能化建設與管理

朱 青

（昆明船舶設備集團有限公司，云南 昆明 650051）

檔案庫房是公司發(fā)展中的重要組成部分，與檔案資源的整理、調(diào)用與管護工作等都有著緊密聯(lián)系。因此對檔案庫房的建設與管理方案進行細化研究，對公司的可持續(xù)發(fā)展有正向影響。

1 檔案庫房建設與管理的難點

1）建設方案不清晰。導致檔案庫房智能化建設難以落實的因素有很多，建設方案不清晰就是其中之一。如個別公司在日常運行中，會將更多的精力投入到項目規(guī)劃或市場競爭中，而在檔案庫房建設方案的改進與修正上有所忽視，使得所堆積的問題在時間作用下由量變逐漸轉化為了質(zhì)變，既降低了智能化技術的應用效果，又給檔案庫房功能價值的提升造成了阻礙，需要公司明確建設方案中的內(nèi)容與 流程。

2）管理模式較單一。有些保有傳統(tǒng)觀念的公司會習慣了固定的檔案庫房管理模式，若公司沒有做好充分的準備工作，或?qū)χ悄芑夹g的應用原理進行全面掌握，那么所選擇的管理模式便難以符合檔案庫房的實際管理需求，不僅會增加管理成本的投入量，嚴重時還會影響到檔案資源的安全，威脅公司經(jīng)濟利益。若公司強行將新型的管理模式應用到日常工作中，還可能干擾到管理人員的思路，不利于智能化管理模式的有效應用。

2 檔案庫房的智能化建設要點

1）安全保障系統(tǒng)的建設。安全保障系統(tǒng)在檔案庫房的建設中扮演著關鍵性角色，對防止檔案信息的損壞、丟失及泄露等有重要作用，需要公司對檔案庫房安保系統(tǒng)的智能化建設進行合理規(guī)劃。如在門禁系統(tǒng)方面，技術團隊可以對檔案庫房的人員識別功能和出入庫記錄功能等進行智能化處理，這樣人員使用檔案資料的動態(tài)信息便可以及時上傳系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，來為檔案的整體安全打開雙重防護。由于很多檔案資料是以紙質(zhì)形式而展現(xiàn)的，所以針對此類檔案而建立的庫房中可以加設自動化消防系統(tǒng)。這樣當火災來臨時便可以在最大程度上減少檔案資料的損壞程度，也為檔案庫房安全性能的提升注入可靠力量。另外，技術團隊還可以將溫濕度檢測技術融入到安全保障系統(tǒng)中，以免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)受潮或蟲蝕情況而影響到后期使用。

2）基礎設施系統(tǒng)的建設。要想讓智能化技術在檔案庫房的建設中發(fā)揮出最佳效果，公司就要對基礎設施的配置與維護工作給予關注，具體可以從以下幾點中入手：第一，在建設基礎設施系統(tǒng)時，除了要對其空間布局情況進行全面掌握，還要對設備裝置的線路連接形式、功能特點以及尺寸大小等有所了解，從而為系統(tǒng)建設方案的科學制定提供參考依據(jù)。第二，公司要以實事求是的理念來建設基礎設施系統(tǒng)，根據(jù)自身發(fā)展規(guī)模和經(jīng)濟實力等來選擇匹配度較高的設備裝置，來為公司的協(xié)調(diào)發(fā)展減輕壓力與負擔。第三，對于系統(tǒng)中涉及的硬件設施與管理軟件等，則要對其進行嚴格管護。如及時更換存在故障或老化問題的硬件設施，或?qū)崟r關注檔案管理軟件的更新提示，從而為系統(tǒng)整體功能價值的提升提供保障。

3）信息一體化的建設。對檔案庫房的信息一體化建設加以重視，不僅對智能化技術的有效落實有很大助力，還對檔案管理的多元化與便捷化實施有重要意義。在建設此類檔案庫房時，公司要先做好充足的準備工作。如對檔案庫房與信息一體化之間的制約關系進行準確區(qū)分，避免信息系統(tǒng)與檔案管理出現(xiàn)相脫節(jié)問題而弱化了智能技術的運用價值。由于檔案資源的種類具有多樣性和復雜性的特點，所以在建設檔案庫房時，可以結合公司檔案的具體類型來設立相對應的存儲區(qū)域，并將區(qū)域信息整合到系統(tǒng)平臺中，來為日后檔案資料的查詢與管理工作提供便利，節(jié)約寶貴的人力與時間成本。當檔案庫房建設完成后，技術團隊還要對信息一體化的運行情況進行檢測驗收，以此來降低風險隱患問題的出現(xiàn)概率，加強庫房安全系數(shù)。

3 檔案庫房的智能化管理對策

1）優(yōu)化庫房管理體制。嚴謹、健全的體系機制不僅對檔案庫房的智能化管理有正向引導作用，還對檔案資源的合理配置有積極影響，需要公司對庫房管理體制的優(yōu)化與完善加以關注。首先，公司要對當前所使用的管理體制進行全方位剖析，對于體系機制中存在漏洞問題的規(guī)章制度或準則等，除了要對其進行及時調(diào)整，還要將整改后的內(nèi)容錄入到備案庫中，從而為日后管理體制的再次優(yōu)化提供理論依據(jù)。其次，公司要對短期發(fā)展計劃與長期戰(zhàn)略方針下的檔案庫房管理體制有所明確，以辯證、客觀的視角來制定可實施的管理計劃，以免出現(xiàn)管理表象化或形式化問題，阻礙智能技術的有效應用。最后，公司要對管理體制的階段性更新給予重視，如對落后、陳舊的規(guī)章制度進行剔除或升級處理，來更好的順應新時期下檔案智能化管理的訴求。

2）創(chuàng)新庫房管理模式。固化、傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)很難在智能化檔案庫房的管理工作中發(fā)揮出良好效果，需要公司將創(chuàng)新觀念與管理模式進行有機結合。由于公司在發(fā)展期間會產(chǎn)生大量的檔案資料，若一味采用人工形式下的管理措施不僅會降低檔案資源的利用率，還可能增加管理人員的工作負擔。所以很多經(jīng)濟實力較穩(wěn)定的公司，會將信息化與數(shù)字化技術適當應用到檔案庫房的監(jiān)管工作中。這樣庫房運行中所產(chǎn)生的動態(tài)數(shù)據(jù)與信息便可以在第一時間上傳到監(jiān)管系統(tǒng)中，而監(jiān)管人員也可以根據(jù)系統(tǒng)所反饋的信息來調(diào)整管理重點與方向。但要注意的是，公司要基于智能化管理理念來對檔案庫房的監(jiān)管流程和監(jiān)管形式進行合理安排，保證信息化技術與智能化技術互不干擾、互不影響，提高檔案管理效率與質(zhì)量。

3）強化庫房管理隊伍。檔案庫房管理工作還需要充足的人力資源作為支持，而對庫房管理隊伍進行進一步強化，不僅能有效發(fā)揮人才資源的職能價值，還對鞏固管理隊伍整體組織結構有重要作用，需要公司把握好隊伍強化力度。首先，部門領導要對所選人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)情況進行細化考量，并對其責任意識和職業(yè)道德素養(yǎng)等有所了解，從而為組建優(yōu)質(zhì)的管理隊伍提供人才保障。其次，公司要合理安排管理人員的工作崗位，并基于月度或季度考核評價結果來調(diào)整其管理內(nèi)容，保證管理人才得到科學應用。最后，公司可以通過定期開展培訓活動的方式來提高管理人員的工作水平，使其在深造學習和經(jīng)驗總結中不斷掌握檔案庫房智能化管理的要點與技巧，來為公司穩(wěn)步發(fā)展貢獻一份力量。

4 結論

如今，很多公司在實際運營中，都能對檔案庫房的智能化建設與管理提高重視。一方面是為了給檔案資源的安全性、完整性與合理應用營造更穩(wěn)定的環(huán)境，另一方面則是為了給庫房管理的時效性與靈活性創(chuàng)造有利條件。對于智能化庫房建設與管理中存在的細節(jié)問題和不足之處，公司領導層也能對問題產(chǎn)生的原因進行及時分析，并結合檔案管理理念與原則等，來制定出具有針對性的解決方案，來為檔案庫房利用價值的提升帶來更多可能。