當(dāng)前基層事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對(duì)策思考

王 強(qiáng)

（德陽(yáng)市羅江區(qū)人力資源和社會(huì)保障局，四川 德陽(yáng) 618500）

1 前言

目前，我國(guó)大多數(shù)機(jī)構(gòu)正在進(jìn)行各種改革，對(duì)原有的人事管理模式形成了巨大的挑戰(zhàn)。我國(guó)人事制度改革力度持續(xù)加大，對(duì)基層事業(yè)單位人事檔案管理工作提出了一系列新要求，同時(shí)也使其存在的問題益發(fā)凸顯出來。加強(qiáng)人事檔案管理，不僅能夠裨益單位的人才規(guī)劃決策，還可以完善單位自身的人才信息庫(kù)建設(shè)，有基于此，需要對(duì)當(dāng)前基層事業(yè)單位人事檔案管理存在的主要問題予以透徹分析，通過針對(duì)性的策略加以解決，從而促使新時(shí)期的人事檔案管理工作邁向全新的發(fā)展階段。

2 當(dāng)前基層事業(yè)單位人事檔案管理中存在的主要問題

1）尚未科學(xué)認(rèn)知人事檔案管理的重要性。部分基層事業(yè)單位將人事檔案管理視作一般的事務(wù)性工作，并未引起足夠的重視，認(rèn)為只要能夠保證人事檔案不丟失、滿足外調(diào)查檔等要求即可。實(shí)際的單位議事日程之中，更是鮮見人事檔案管理工作的身影，在主流工作忙碌時(shí)往往對(duì)其予以忽視，只有在實(shí)際需求產(chǎn)生時(shí)才進(jìn)行象征性地管理。由于始終處在被忽視的狀態(tài)下，人事檔案管理工作的開展一直以來均較為被動(dòng)，相關(guān)工作人員的積極性較低，管理水平亦較差，人事檔案管理本應(yīng)起到的服務(wù)基層事業(yè)單位人才開發(fā)、建設(shè)、服務(wù)的作用受到較大程度的抑制。

2）人事檔案管理工作機(jī)制不夠健全。人事檔案管理工作機(jī)制不健全的問題具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，人事檔案轉(zhuǎn)遞交接環(huán)節(jié)存在著時(shí)效性、完備性、協(xié)調(diào)性、程序性不足的問題，極易引起人檔分離、個(gè)人信息泄露、移交材料不齊全以及責(zé)任不明晰等問題；第二，及時(shí)將人事檔案相關(guān)材料進(jìn)行收集歸檔的工作落實(shí)不到位，造成檔案材料內(nèi)容完整性的欠缺，檔案管理人員在進(jìn)行材料收集工作時(shí)較為被動(dòng)，時(shí)常出現(xiàn)材料不齊全的情況，且并未進(jìn)行及時(shí)處理，增加了日后材料檔案對(duì)應(yīng)工作的難度；第三，針對(duì)人事檔案管理的資源投入不足，配套的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不夠完善，檔案保管環(huán)境不佳。

3）人事檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)亟待提升。現(xiàn)階段，基層事業(yè)單位在人事檔案管理人員的配備方面存在著明顯的不足之處，或是讓其他崗位的員工兼管人事檔案，或是以極少的專職管理人員應(yīng)付大量的人事檔案。這造成了兩個(gè)方面的問題：首先，人事檔案管理效率低下，兼管人事檔案的員工會(huì)將大部分的時(shí)間花在自身工作上，對(duì)人事檔案管理簡(jiǎn)單應(yīng)付了事，專職人事檔案管理人員過少，則人均管理檔案數(shù)量過大，工作效率化開展受到很大影響；其次，人事檔案管理質(zhì)量不高，檔案管理通常需要具備一定專業(yè)知識(shí)與基本技能，當(dāng)前很多的管理人員無法滿足這一要求，致使實(shí)際開展人事檔案管理工作的質(zhì)量欠佳。

4）人事檔案管理的信息化建設(shè)滯后。以計(jì)算機(jī)為代表的信息技術(shù)深刻地變革了社會(huì)當(dāng)中的各行各業(yè)，極大地增強(qiáng)了人們工作生活的便利性與效率性，這對(duì)于檔案管理工作亦然，部分行業(yè)率先將信息技術(shù)引入到自身檔案管理之中，取得了顯著的成效。然而，審視基層事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀可以看到，一方面，信息化人事檔案管理所需要的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位，部分單位的計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施老舊，引入先進(jìn)管理系統(tǒng)的嘗試亦較為少見；另一方面，人事檔案電子化的推進(jìn)力度明顯不足，無法使得檔案的調(diào)取查閱更為便捷化，且阻礙了使用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行共享的發(fā)展。

3 優(yōu)化當(dāng)前基層事業(yè)單位人事檔案管理的對(duì)策探析

1）轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立科學(xué)的人事檔案管理意識(shí)。欲優(yōu)化基層事業(yè)單位人事檔案管理工作，首要的一點(diǎn)在于解決好相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念問題，提升其對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)知，以領(lǐng)導(dǎo)的支持促進(jìn)相關(guān)工作的高效開展。具體而言，單位日常議事的內(nèi)容中應(yīng)囊括人事檔案管理工作，對(duì)其發(fā)展予以科學(xué)規(guī)劃，領(lǐng)導(dǎo)則應(yīng)做到定期監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)；此外，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員工作意識(shí)的教育與培養(yǎng)，提振其人事檔案管理的積極性，強(qiáng)化其崗位責(zé)任意識(shí)，使其明晰自身所從事的工作對(duì)于單位人才建設(shè)、開發(fā)、流動(dòng)服務(wù)等方面的重要作用，自覺投身于其中，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理水平的提升。

2）建立健全人事檔案管理制度，提升管理水平。人事檔案管理工作的高效開展，離不開健全的工作制度加以支撐，為此，需要加強(qiáng)制度化建設(shè)，其中，最重要的是明確人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章，讓實(shí)際工作皆有規(guī)可循，從而使得工作更加規(guī)范化，杜絕了管理工作中的任意性。再者，需要建立起人事檔案管理工作責(zé)任落實(shí)制度，將工作責(zé)任明確到個(gè)人，實(shí)行責(zé)任追究，切實(shí)保障人事檔案管理質(zhì)量，約束管理人員的行為。最后，需要建立起高效率的人事檔案收集歸檔工作機(jī)制，人事檔案務(wù)求齊全、準(zhǔn)確、安全，人事檔案管理工作就應(yīng)側(cè)重檔案材料的收集歸檔工作，避免遺留問題的出現(xiàn)。

3）建立常態(tài)化的人事檔案管理人員持續(xù)培訓(xùn)機(jī)制。人事檔案管理工作集服務(wù)性與保密性于一體，對(duì)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)要求較高，提升基層事業(yè)單位人事檔案管理工作質(zhì)量與效率，就必須打造一支高素質(zhì)的人事檔案管理人才隊(duì)伍。為此，單位需要重視對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，通過建立常態(tài)化的持續(xù)培訓(xùn)機(jī)制，促進(jìn)人事檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升，培訓(xùn)的內(nèi)容設(shè)置務(wù)求科學(xué)合理，通?？梢苑譃橄率鰞蓚€(gè)方面：其一，專業(yè)知識(shí)及技能的培訓(xùn)，旨在提升其檔案管理技術(shù)水平，并能夠靈活地運(yùn)用在實(shí)際工作之中；其二，思想道德培育，培養(yǎng)員工遵循紀(jì)律規(guī)范、保守秘密、樂于奉獻(xiàn)的良好品格，為其日后高質(zhì)高效開展人事檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的意識(shí)基礎(chǔ)。

4）強(qiáng)化信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用。信息化是人事檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，強(qiáng)化信息技術(shù)的應(yīng)用，是提升人事檔案管理工作質(zhì)量與工作效率的必由之路。具體而言，推進(jìn)人事檔案信息化管理，首先應(yīng)加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，需要引入先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，并加強(qiáng)管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力，以信息化辦公的方式逐步將手工操作環(huán)節(jié)淘汰下去；其次，大力推進(jìn)傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案的電子化，將紙質(zhì)文件電子化能夠極大地節(jié)約存儲(chǔ)空間，便于查詢共享，同時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化的管理，切實(shí)提升管理效率，為基層事業(yè)單位提供詳實(shí)而準(zhǔn)確的人才資源信息。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，人事檔案管理工作是服務(wù)基層事業(yè)單位人才建設(shè)、開發(fā)流動(dòng)服務(wù)的重要環(huán)節(jié)，需要引起充分重視。優(yōu)化人事檔案管理，必須完整而準(zhǔn)確地把握當(dāng)前人事檔案管理所存在的主要問題，并采取針對(duì)性的措施。應(yīng)轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立科學(xué)的人事檔案管理意識(shí)；建立健全人事檔案管理制度，提升管理水平；建立常態(tài)化的人事檔案管理人員持續(xù)培訓(xùn)機(jī)制；強(qiáng)化信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用；這樣才能實(shí)現(xiàn)基層事業(yè)單位人事檔案管理水平的有效提升。