現(xiàn)代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式分析

蘇 婉 陳 明 蔣 敏

（中車資陽(yáng)機(jī)車有限公司，四川 資陽(yáng) 641300）

隨著現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展，檔案管理發(fā)揮著越來(lái)越大的作用，收集、整理了大量信息資源，通過(guò)分析展望未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，并制定有效戰(zhàn)略?，F(xiàn)代企業(yè)業(yè)務(wù)范圍日益廣泛，工作職能日益復(fù)雜，對(duì)檔案管理工作水平提出了更高要求，在這種情況下，開(kāi)展檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式研究是必然的。

1 檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要意義

目前人類已經(jīng)進(jìn)入到信息時(shí)代，在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中，信息資源是非常重要的，檔案記載且準(zhǔn)確反映了企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況。將其作為發(fā)展策略的參考依據(jù)，分析掌握目前生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，并展望未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，以制定合理策略。例如，經(jīng)營(yíng)中出現(xiàn)問(wèn)題后，可以通過(guò)分析檔案來(lái)查找原因，從而實(shí)現(xiàn)有效完善，確保企業(yè)始終處于健康發(fā)展的狀態(tài)，信息的重要性不言而喻。

企業(yè)要將檔案管理擺在重要位置上，及時(shí)轉(zhuǎn)變發(fā)展理念，發(fā)揮出檔案的作用，對(duì)信息資源進(jìn)行挖掘，提高信息資源利用率，為企業(yè)發(fā)展提供有力支持，保證發(fā)展策略制定的科學(xué)合理性。進(jìn)入到經(jīng)濟(jì)發(fā)展新時(shí)期，很多新技術(shù)被應(yīng)用到企業(yè)工作中來(lái)，檔案管理也要順應(yīng)發(fā)展要求，加強(qiáng)和新技術(shù)融合，形成全新管理模式，在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮出更大的作用，增強(qiáng)在市場(chǎng)中競(jìng)爭(zhēng)力，創(chuàng)造出更多經(jīng)濟(jì)價(jià)值[1]。

2 企業(yè)檔案管理基本現(xiàn)狀

從目前情況來(lái)看，現(xiàn)有的企業(yè)檔案管理模式逐漸暴露出弊端，在很多方面存在缺陷，無(wú)法滿足實(shí)際發(fā)展需求。

首先管理方式落后。工作開(kāi)展多采用人工方式，要花費(fèi)大量時(shí)間對(duì)資料、文件等進(jìn)行整理，效率比較低。而且工作流程復(fù)雜，可能會(huì)出現(xiàn)人為失誤，無(wú)法保證最終檔案的質(zhì)量。企業(yè)發(fā)展中檔案工作量在持續(xù)增加，但人工管理方式由于效率低、準(zhǔn)確性差等問(wèn)題，與實(shí)際需求不相適應(yīng)。

其次檔案資源利用率低。檔案收集了企業(yè)發(fā)展中產(chǎn)生的信息，但部分企業(yè)為了獲得更多經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)將重點(diǎn)放在擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模、開(kāi)發(fā)新業(yè)務(wù)等方面，忽視了檔案管理重要性，工作水平很難有所提升，檔案沒(méi)有得到充分利用，限制了檔案作用的發(fā)揮，影響到企業(yè)發(fā)展 速度。

最后管理人員能力較差。多數(shù)檔案管理人員為兼職，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，自身水平較低，依然保持傳統(tǒng)管理理念，加之在企業(yè)工作多年，年齡普遍較大，對(duì)于新技術(shù)、新理念接受速度慢，既便是引入了新理念，也不會(huì)接受，成為發(fā)展的限制性因素。

現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理存在較多問(wèn)題，對(duì)企業(yè)自身發(fā)展會(huì)造成阻礙，所以要強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，朝著現(xiàn)代化方向前進(jìn)[2]。

3 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新

3.1 創(chuàng)新管理理念

檔案管理創(chuàng)新的第一步是轉(zhuǎn)變理念，對(duì)工作有新的認(rèn)識(shí)，才能更好開(kāi)展實(shí)際工作，體現(xiàn)出檔案管理的現(xiàn)代化特征。提高對(duì)檔案管理的重視程度，將現(xiàn)代化管理理念融入進(jìn)去，創(chuàng)新具體工作方式。一方面要明確檔案管理工作價(jià)值，創(chuàng)新的根本目的是為企業(yè)發(fā)展提供更好的服務(wù)，加強(qiáng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和檔案管理之間的聯(lián)系。對(duì)檔案資源進(jìn)行深度挖掘，通過(guò)分析制定發(fā)展戰(zhàn)略，實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。另一方面要摒棄傳統(tǒng)思想，意識(shí)到檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，提升信息資源利用率，從而優(yōu)化發(fā)展模式。檔案管理不是單個(gè)部門的事情，需要企業(yè)內(nèi)部多個(gè)部門共同參與，通過(guò)協(xié)調(diào)配合完成信息的收集、整理，有效保證信息的準(zhǔn)確性、完整性。將檔案管理放在企業(yè)發(fā)展的重要位置上，為實(shí)際工作開(kāi)展提供指導(dǎo)，確保處于健康發(fā)展?fàn)顟B(tài)中。對(duì)于企業(yè)檔案管理而言，只有思想認(rèn)識(shí)發(fā)生轉(zhuǎn)變，才能實(shí)現(xiàn)工作方式的創(chuàng)新，所以理念創(chuàng)新是至關(guān)重要的，是檔案管理方式改革的關(guān)鍵一步[3]。

3.2 建立健全制度

任何管理工作的開(kāi)展都離不開(kāi)制度支持，企業(yè)檔案管理也是同樣的道理。檔案管理制度不完善是大多數(shù)企業(yè)都有的問(wèn)題，嚴(yán)重影響到工作質(zhì)量，導(dǎo)致出現(xiàn)管理不規(guī)范的情況。例如有的企業(yè)在制定管理制度時(shí)只是簡(jiǎn)單照搬其他企業(yè)，沒(méi)有結(jié)合自身情況，缺乏針對(duì)性，使得作用大打折扣。通過(guò)建立健全制度，為檔案管理創(chuàng)新提供保障，根據(jù)企業(yè)發(fā)展對(duì)制度內(nèi)容進(jìn)行完善，保證具有全面性、先進(jìn)性。同時(shí)增強(qiáng)制度執(zhí)行力，企業(yè)內(nèi)部工作人員要自覺(jué)遵守，開(kāi)展檔案管理時(shí)必須要按照制度要求執(zhí)行，有利于提升工作規(guī)范性、科學(xué)性。在管理制度的約束下，可以創(chuàng)建出穩(wěn)定環(huán)境，保證各項(xiàng)工作順利開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)制定的發(fā)展目標(biāo)。由于檔案管理會(huì)涉及很多細(xì)節(jié)，所以制度方面要盡可能細(xì)化，有效解決實(shí)際中遇到問(wèn)題，消除不利因素影響。企業(yè)要加強(qiáng)制度建設(shè)，保證檔案管理工作的有序開(kāi)展，避免過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題。

3.3 提高管理人員綜合素養(yǎng)

工作人員在檔案管理中發(fā)揮著主導(dǎo)作用，要求具備專業(yè)水平，為最終質(zhì)量提供保障。檔案管理模式正在加快改革，工作人員也要增強(qiáng)自身創(chuàng)新意識(shí)，通過(guò)不斷學(xué)習(xí)來(lái)提高自己，才能更好投入到工作中去。企業(yè)要建立起一套完善的培訓(xùn)機(jī)制，定期組織人員學(xué)習(xí)新技術(shù)、新理念，從而保證自身先進(jìn)性。通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，人員操作失誤是檔案管理中出現(xiàn)失誤的重要原因之一。為了改變這種情況，要注重職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，在實(shí)際工作中要樹(shù)立起認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，嚴(yán)格按照規(guī)定要求執(zhí)行，即使再小的問(wèn)題都不能忽視，否則會(huì)造成嚴(yán)重后果。隨著檔案管理信息化水平的不斷提升，要求工作人員要積極提高自身信息技術(shù)應(yīng)用水平。建立起一支高素質(zhì)人才管理隊(duì)伍，發(fā)揮出人員主觀能動(dòng)性，不斷提升管理水平。另外管理人員要加強(qiáng)和其他部門人員之間交流，保證信息傳遞、共享，對(duì)于檔案資料收集有一定促進(jìn)作用[4]。

4 現(xiàn)代企業(yè)檔案服務(wù)模式創(chuàng)新

4.1 加快檔案管理信息化建設(shè)

信息化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，要加強(qiáng)建設(shè)并在實(shí)際工作中發(fā)揮出信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)。

首先企業(yè)要加大資金投入。結(jié)合自身情況制定合理方案，明確檔案管理信息化建設(shè)所需資金，并撥出?？睿侠碣?gòu)置先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，為實(shí)際工作開(kāi)展提供支持。

其次對(duì)檔案資源進(jìn)行數(shù)學(xué)化處理，積極開(kāi)展電子檔案建設(shè)工作，創(chuàng)新管理方式。將信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等作為支撐，直接在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上搜索需要查找的信息，可節(jié)省大量時(shí)間，使效率得到明顯提升。

最后做好信息管理系統(tǒng)安全工作。檔案資源是企業(yè)非常重要的信息資源，包括生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)信息、科技研發(fā)信息、人員信息等，一旦泄露將會(huì)造成不可挽回的損失。信息技術(shù)在給人們帶來(lái)便利的同時(shí)，也面臨著安全問(wèn)題。目前在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中充斥著各種病毒、惡意軟件等，稍不注意就會(huì)造成信息泄露。加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)安全管理，可以采用設(shè)置防火墻、查殺病毒、文件加密、內(nèi)外網(wǎng)隔離等方式來(lái)凈化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，消除可能存在的安全隱患，保證信息系統(tǒng)穩(wěn)定、安全的運(yùn)行。

4.2 提升檔案服務(wù)能力

要對(duì)檔案信息進(jìn)行深入挖掘，提取出其中有價(jià)值的內(nèi)容，準(zhǔn)確展望企業(yè)未來(lái)發(fā)展方向，朝著預(yù)期目標(biāo)前進(jìn)。目前企業(yè)檔案信息服務(wù)模式中存在著很多不足之處，嚴(yán)重影響到服務(wù)效果。為了改變這種狀況，要積極創(chuàng)新服務(wù)模式，對(duì)現(xiàn)有模式缺陷進(jìn)行修正，不斷提升服務(wù)能力。以往企業(yè)各部門之間處于相對(duì)孤立狀態(tài)，相互之間缺乏交流，導(dǎo)致出現(xiàn)信息接受不及時(shí)的情況?，F(xiàn)在要加強(qiáng)部門之間的溝通與聯(lián)系，提高在工作上的配合度，決策制定也會(huì)更加科學(xué)合理，取得更多的經(jīng)濟(jì)效益。另外企業(yè)要積極開(kāi)展遠(yuǎn)程服務(wù)模式，讓人員不受時(shí)間和空間局限，隨時(shí)隨地都可以開(kāi)展檔案管理工作。管理人員要增強(qiáng)自身服務(wù)意識(shí)，有效利用信息資源，從而保證發(fā)展策略的科學(xué)合理性，推動(dòng)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展[5]。

4.3 深化檔案資料編研

檔案資料編研是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中的一項(xiàng)重要工作，直接關(guān)系到最終檔案利用服務(wù)的效果。在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，企業(yè)每天都會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)信息，不同類型數(shù)據(jù)信息對(duì)于企業(yè)的價(jià)值是不一樣的，要進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的采集和分類處理，對(duì)于重要的數(shù)據(jù)信息要優(yōu)先處理，有效利用檔案管理信息系統(tǒng)，保證檔案信息的真實(shí)性和完整性，便于更好的運(yùn)用。檔案資料種類多、內(nèi)容雜，為了保證工作順利開(kāi)展，企業(yè)可以聘請(qǐng)專家協(xié)同進(jìn)行，提升檔案資料編研的質(zhì)量。企業(yè)檔案信息會(huì)不斷產(chǎn)生，對(duì)企業(yè)發(fā)布的相關(guān)文件要定期整理、匯總，對(duì)資料庫(kù)要及時(shí)更新和補(bǔ)充，有效指導(dǎo)實(shí)際工作開(kāi)展。

4.4 創(chuàng)建大數(shù)據(jù)檔案服務(wù)模式

大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)悄然到來(lái)，這對(duì)檔案管理既是挑戰(zhàn)，也是機(jī)遇，要合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，確保發(fā)揮出有效作用。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以提供多種數(shù)據(jù)分析服務(wù)，挖掘出更多有用的數(shù)據(jù)信息，提高數(shù)字化檔案檢索能力，確保其具有智能化特征，自動(dòng)化水平更高。利用可視化分析技術(shù)，將信息以視頻、圖片等多種形式展現(xiàn)出來(lái)，并通過(guò)配套云存儲(chǔ)相應(yīng)的軟件和設(shè)備，將其等存儲(chǔ)到云平臺(tái)系統(tǒng)中，不僅更加的直觀、生動(dòng)，還可以保證檔案存儲(chǔ)的完整性及安全性，為服務(wù)提供有力支撐。建立起數(shù)據(jù)分析預(yù)測(cè)模型，提供數(shù)據(jù)挖掘模型，全面提升檔案管理效率和精準(zhǔn)性。大數(shù)據(jù)時(shí)代到來(lái)對(duì)企業(yè)發(fā)展會(huì)產(chǎn)生深刻影響，所以要提升技術(shù)應(yīng)用水平，創(chuàng)新服務(wù)模式。在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，檔案資料會(huì)發(fā)揮出更大作用，提升發(fā)展戰(zhàn)略的科學(xué)性，與企業(yè)發(fā)展需求相適應(yīng)。加強(qiáng)對(duì)檔案資料分析，可以找到深層存在的隱患，消除后減少不利因素影響，保證檔案管理質(zhì)量[6]。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展是非常重要的，要積極融入各項(xiàng)新技術(shù)，創(chuàng)新管理與服務(wù)模式，適應(yīng)實(shí)際發(fā)展需求。檔案管理工作要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)理念，從方式、理念等方面創(chuàng)新，形成全新工作機(jī)制，支持企業(yè)的發(fā)展。根據(jù)企業(yè)發(fā)展中面臨的新情況，對(duì)檔案管理模式作出轉(zhuǎn)變，確保發(fā)揮出有效作用，創(chuàng)造出巨大經(jīng)濟(jì)效益。