事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑探思

高 瑜

（山西省臨縣醫(yī)療保險服務(wù)中心，山西 呂梁 033200）

在新的發(fā)展時期，事業(yè)單位作為從事教育、科技、文化和衛(wèi)生工作的社會實體，其工作與人民生活質(zhì)量密切相關(guān)。因此，其內(nèi)部的改革創(chuàng)新也深受矚目。事業(yè)單位原有的檔案管理模式存在著諸多問題，如果不進行改革和創(chuàng)新，必然會導(dǎo)致信息管理落后，工作效率低下，問責(zé)制度缺失等后果，為人民服務(wù)的工作也必然會受到影響。各事業(yè)單位應(yīng)利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，對內(nèi)部信息完成系統(tǒng)信息化錄入，實現(xiàn)線上線下的雙重保障，同時也要提高工作人員的綜合素質(zhì)，樹立信息安全觀念，逐漸建立完善的檔案管理系統(tǒng)。本文將從三個方面具體闡述事業(yè)單位如何在新的時代條件下，完成對檔案管理的創(chuàng)新。

1 建立健全完善的檔案管理機構(gòu)制度

檔案資料分布散，搜集檔案程序繁瑣、速度慢，檔案安全性不高，這都是在當(dāng)今事業(yè)單位的檔案管理中普遍存在的問題。在新形勢之下，檔案管理必須有所進步。事業(yè)單位應(yīng)該集中更多的人力物力于檔案制度的建設(shè)和完善之中。首先，投入充足的資金建立檔案室，檔案室的裝修工作應(yīng)該不同于普通的工作室裝修，而要有專門的防盜和監(jiān)控系統(tǒng)，可疑人員進去檔案室會有鳴笛警報，以此來引起事業(yè)單位人員注意。同時，應(yīng)引入先進的檔案管理技術(shù)，充分利用計算機技術(shù)將各類紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，還需完成數(shù)據(jù)的備份，建立事業(yè)單位數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫應(yīng)設(shè)置登錄權(quán)限，機密性文件除了管理人員一律不得查看和下載。其次，設(shè)置專門的檔案管理人員，將檔案管理工作從其他的部門工作中分離出來，從事專門的檔案管理，既減輕了其他部門人員的工作壓力，又促進了管理檔案的工作專業(yè)化規(guī)范化。將檔案管理的責(zé)任落實到個人，提高內(nèi)部人員對于檔案管理的重視程度，從而進一步保證檔案的安全存儲。再次，確立嚴格的獎懲制度，獎勵對檔案的分類管理儲存有重要貢獻的個人，懲罰丟失檔案信息的相關(guān)人員。獎懲制度主要針對的是檔案的保密性工作。管理員必須意識到檔案的重要性，和丟失檔案后的嚴重后果，這不僅關(guān)系著個人的職業(yè)生涯，而且關(guān)系著事業(yè)單位的前途命運。故意盜竊泄露檔案內(nèi)容的人員需要嚴懲，管理工作雖然長期是歸屬于管理人員，但是重要檔案的保密卻與每一成員的工作都息息相關(guān)，檔案信息的丟失不能完全歸責(zé)于管理員，必須在整個事業(yè)單位中樹立起檔案安全意識[1]。

2 招收培訓(xùn)專業(yè)化檔案管理人員

檔案管理工作離不開工作人員的努力，工作人員的個人素養(yǎng)與檔案管理密切相關(guān)。事業(yè)單位對檔案管理人員的篩選、招收、考核工作都不容松懈。首先，在應(yīng)聘檔案管理者時，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對應(yīng)聘者的專業(yè)技能和道德品質(zhì)都有所考量。專業(yè)技能方面，主要考察是否能夠?qū)﹄s糅在一起的各部門資料進行分類，是否掌握基礎(chǔ)的計算機錄入文檔的技能，是否能夠快速搜索需要的材料等等。道德品質(zhì)方面，主要考察應(yīng)聘者是否有強烈的責(zé)任意識，對檔案的保密性工作能否完全勝任，單位的認同感和忠誠度。其次，要定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)，其專業(yè)技能要隨著時代的要求不斷更新進步，其思想觀念要跟隨單位的主要政策和方向。最后，定期的考核能夠保證檔案管理人員在漫長的工作期間能夠保持技術(shù)進步和思想不懈怠，也有利于單位招收更加優(yōu)秀的管理人員。重視檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能保證事業(yè)單位的檔案管理制度持久穩(wěn)定，才能推進其各項工作的有序進行[2]。

3 充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)

事業(yè)單位對檔案管理的重視是近年才興起的，而由于其基礎(chǔ)設(shè)施和資金技術(shù)的限制，檔案管理工作始終沒有實現(xiàn)計算機自動化。國家對于事業(yè)單位檔案管理的支持和信息化技術(shù)越來越融入社會工作的方方面面，事業(yè)單位的檔案管理工作也需要引進計算機技術(shù)，建立特有的檔案數(shù)據(jù)庫，方便于檔案的長期保存和快速搜尋?，F(xiàn)代信息技術(shù)在該領(lǐng)取的運用主要體現(xiàn)在檔案的錄入、分類、存儲和搜尋之中。在錄入階段，事業(yè)單位可以借助電子掃描技術(shù)將文本材料快速地轉(zhuǎn)換為電子版。其次，計算機可以根據(jù)具體的要求將各部門的材料按時間或者具體的內(nèi)容分類，方便檔案的管理和利用。計算機存儲的優(yōu)勢在于節(jié)約了空間，而且能夠更好地保存文檔，避免了傳統(tǒng)紙張存儲中時間久遠紙張污損而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失，其備份功能進一步提高了檔案的安全性。在文檔的搜索中，只需要輸入關(guān)鍵詞就可以快速查找文件，這避免了傳統(tǒng)檔案管理中花費大量時間精力在堆積如山的文件夾中翻找。信息化技術(shù)的運用使檔案管理工作更加規(guī)范，效率更高，其對事業(yè)單位工作質(zhì)量具有重要意義。事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)實際情況將其運用和推廣，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

4 結(jié)束語

事業(yè)單位現(xiàn)行的檔案管理制度還存在許多的弊端，需要結(jié)合時代條件和實際情況，開展對檔案管理的創(chuàng)新工作。檔案管理制度的完善不是一蹴而就的，而是需要不斷摸索。事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合上述三種具體措施中，尋找創(chuàng)新方法，逐步完善檔案管理工作，促進工作質(zhì)量的提升，更好地服務(wù)于人民大眾。