航空企業(yè)產(chǎn)品檔案管理提升策略研究

謝 琳

（哈爾濱飛機(jī)工業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司，黑龍江 哈爾濱 150060）

1 背景介紹

1.1 航空產(chǎn)品檔案的重要作用

檔案法中規(guī)定：“檔案是指過去和此刻的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接構(gòu)成的對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不一樣形式的歷史記錄”。由此可見，檔案為社會發(fā)展提供了全面的、準(zhǔn)確的、真實(shí)的歷史憑證，是我國社會發(fā)展中的基礎(chǔ)性信息資源，也是國家的重要基礎(chǔ)工具。

在某種程度上，航空產(chǎn)業(yè)的發(fā)展代表了一個(gè)國家的發(fā)展水平。航空產(chǎn)業(yè)所形成的航空檔案更是國家的核心戰(zhàn)略資源和重要組成部分，而作為航空檔案中最重要的產(chǎn)品檔案而言，是航空裝備在科研生產(chǎn)和管理過程中形成的各種形式載體的文件材料和產(chǎn)品實(shí)物，是航空主產(chǎn)業(yè)的重要見證和記錄。

1.2 航空產(chǎn)品檔案的發(fā)展方向

航空企業(yè)產(chǎn)品檔案管理應(yīng)該有所轉(zhuǎn)型，以目標(biāo)為導(dǎo)向，以信息化為手段，切實(shí)做到：頂層有規(guī)劃，體系有保障，精神有落實(shí)，管理有方法，創(chuàng)新有手段。循序漸進(jìn)地逐步實(shí)現(xiàn)從管檔案向管數(shù)據(jù)方向轉(zhuǎn)型。同時(shí)還要綜合提高檔案從業(yè)人員的思想政治水平和信息化知識業(yè)務(wù)的拓展，保障產(chǎn)品檔案利用合理合法。

2 當(dāng)前形勢下航空企業(yè)產(chǎn)品檔案管理存在的薄弱點(diǎn)

按照有關(guān)要求，檔案法可以保障對各類檔案的“依法治理”，但具體到某一類檔案上，理念、布局、體系、方式以及能力的管理，就還有提升的空間。

筆者從研究現(xiàn)有的產(chǎn)品檔案管理現(xiàn)狀，分析得出產(chǎn)品檔案的管理提升可從以下幾方面入手：第一完善體系，加強(qiáng)產(chǎn)品檔案制度體系的針對性；第二優(yōu)化方式，將產(chǎn)品檔案轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息資源，加速針對產(chǎn)品管理的檔案信息化模塊開發(fā)；第三轉(zhuǎn)變理念，加深檔案信息資源利用服務(wù)程度；第四提高能力，使檔案管理人才結(jié)構(gòu)能夠滿足檔案信息化發(fā)展需求。

2.1 產(chǎn)品檔案制度體系不夠完善

首先，由于型號部門和科研人員從型號立項(xiàng)到評審、從試驗(yàn)試飛到總結(jié)，更加側(cè)重生產(chǎn)和科研過程，導(dǎo)致檔案歸檔存在滯后。第二，航空企業(yè)產(chǎn)品檔案管理制度需要落地。為適應(yīng)這一變化，集團(tuán)公司從頂層設(shè)計(jì)，下發(fā)了行業(yè)產(chǎn)品檔案管理制度，但各基層單位在產(chǎn)品檔案管理制度的執(zhí)行上，消化理解各有不同，執(zhí)行起來也不夠順暢。第三，航空企業(yè)信息化發(fā)展快速，企業(yè)頂層設(shè)計(jì)多考慮的是工程技術(shù)、數(shù)字管控等方面的信息化體系建設(shè)，使得信息化體系和檔案體系融合度不夠。二者結(jié)合程度不足，很可能把企業(yè)核心競爭力推向危險(xiǎn)邊緣。

2.2 產(chǎn)品檔案信息化平臺建設(shè)的針對性有待加強(qiáng)

一是在企業(yè)各業(yè)務(wù)的信息化平臺建立過程中，未充分考慮產(chǎn)品數(shù)據(jù)檔案的歸檔環(huán)節(jié)，產(chǎn)品檔案歸檔流程未完全嵌入產(chǎn)品研發(fā)過程中，導(dǎo)致產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)收集歸檔困難。二是產(chǎn)品檔案歸檔監(jiān)督考核方式未以信息化手段介入到企業(yè)績效管理中。

2.3 產(chǎn)品檔案服務(wù)利用挖掘度不夠

提高產(chǎn)品檔案的利用率則更能夠彰顯產(chǎn)品檔案的價(jià)值。但產(chǎn)品檔案一般深埋于庫房之中或者存儲于各類信息化平臺中，尚未形成直觀的數(shù)據(jù)，導(dǎo)致利用率不高。

2.4 檔案管理人員專業(yè)知識不滿足檔案信息化的要求

在國家檔案政策、技術(shù)變革以及檔案工作業(yè)務(wù)變化的大背景下，產(chǎn)品檔案信息資源大量產(chǎn)生，進(jìn)而對檔案管理人才結(jié)構(gòu)也提出了新的要求。而實(shí)際上航空企業(yè)檔案部門的人員結(jié)構(gòu)，仍然以檔案專業(yè)為主，造成檔案人員在信息化建設(shè)中的參與度不夠，檔案部門逐漸失去話語權(quán)。

3 航空企業(yè)產(chǎn)品檔案管理能力提升手段

3.1 完善產(chǎn)品檔案管理制度體系

第一，要做到，產(chǎn)品檔案管理制度體系應(yīng)在航空企業(yè)AOS體系架構(gòu)下，以“融入體系、融入業(yè)務(wù)、融入流程、融入崗位”為基礎(chǔ)，以“恢復(fù)能力，還原生產(chǎn)”為目標(biāo)，以檔案形成規(guī)范、歸檔完整、有效利用和戰(zhàn)略備份為管理原則進(jìn)行豐富和完善，以保障航空企業(yè)產(chǎn)品檔案的真實(shí)、完整、可用和安全。第二，在完善產(chǎn)品檔案管理制度的同時(shí)，要考慮相關(guān)專業(yè)個(gè)性化制度體系的建立。第三，充分考慮信息化業(yè)務(wù)與檔案業(yè)務(wù)的融合，正確劃分“電子數(shù)據(jù)”與“檔案”的概念。

3.2 加強(qiáng)產(chǎn)品檔案信息化平臺建設(shè)，豐富檔案資源

第一，要建立業(yè)務(wù)工作檔案信息網(wǎng)絡(luò)，使檔案部門能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地了解各部門科研、生產(chǎn)進(jìn)度情況，按照“誰產(chǎn)生，誰形成，誰歸檔”的工作規(guī)則，做到歸檔工作與其他工作同步部署、同步實(shí)施、同步檢查、同步總結(jié)驗(yàn)收。第二，產(chǎn)品檔案管理工作應(yīng)融入到企業(yè)業(yè)務(wù)管理流程之中，發(fā)揮追根溯源的作用。通過企業(yè)績效管控平臺體現(xiàn)出檔案歸檔率，用產(chǎn)品檔案歸檔質(zhì)量考核型號科研生產(chǎn)。

3.3 轉(zhuǎn)變產(chǎn)品檔案利用方式，深度挖掘檔案利用價(jià)值

第一，借助外部力量，在航空企業(yè)內(nèi)部，根據(jù)企業(yè)產(chǎn)品檔案用戶的需求，合理提出檔案服務(wù)利用方向，結(jié)合已有材料，制定規(guī)劃，將產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)資源轉(zhuǎn)換為更有價(jià)值和意義的編研產(chǎn)物。例如：將型號研制各個(gè)階段產(chǎn)生的試驗(yàn)、攻關(guān)、規(guī)范等重要依據(jù)性文件，結(jié)合產(chǎn)品檔案形成說明書，提煉編研出對企業(yè)發(fā)展有用的型號發(fā)展史、型號照片展或型號專項(xiàng)工作匯編。以此提高企業(yè)重視，吸引科研人員主動查閱。第二，產(chǎn)品檔案可以分別從“檔案資源內(nèi)容上的數(shù)據(jù)化”“檔案保管方面的數(shù)據(jù)化”“檔案利用角度的數(shù)據(jù)化”幾個(gè)維度來實(shí)現(xiàn)企業(yè)服務(wù)利用的信息化。如：在產(chǎn)品信息挖掘利用過程中，側(cè)重信息的快速流通，做到對內(nèi)容的“無縫檢索”；在產(chǎn)品檔案保管方面，增加電子標(biāo)簽系統(tǒng)等新技術(shù)，注重?cái)?shù)據(jù)的積累與整合；在服務(wù)利用時(shí)，創(chuàng)新服務(wù)模式，提供遠(yuǎn)程服務(wù)和自主服務(wù)，引導(dǎo)員工發(fā)起檔案利用。

3.4 豐富檔案管理人員專業(yè)知識結(jié)構(gòu)

檔案管理人員的知識面和關(guān)注點(diǎn)，也將從管理檔案向管理數(shù)據(jù)方面轉(zhuǎn)型，以此適應(yīng)企業(yè)內(nèi)部環(huán)境甚至管理結(jié)構(gòu)的變化。

第一，加強(qiáng)檔案人員信息化方面的培訓(xùn)，側(cè)重于航空企業(yè)產(chǎn)品數(shù)據(jù)的全生命周期管控方面的學(xué)習(xí)。做到在信息化平臺購買之初，充分考慮日后檔案數(shù)據(jù)歸檔需求研究；保證各類信息化平臺在使用之初，檔案管理人員是第一批參加使用和給出評價(jià)的人。第二，鼓勵檔案人員參與到企業(yè)信息化建設(shè)中。確保檔案管理人員不僅可以從事產(chǎn)品檔案管理工作，還可以在產(chǎn)品檔案業(yè)務(wù)管理過程中，發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)歸檔漏洞，成為產(chǎn)品信息結(jié)構(gòu)化管理方面的專家。

4 結(jié)束語

航空裝備產(chǎn)品檔案管理不僅是對企業(yè)財(cái)富的積累和簡單的災(zāi)備，也是未來國家實(shí)現(xiàn)在線支持科研生產(chǎn)的重要手段，是對高、精、尖技術(shù)的保護(hù)。航空企業(yè)產(chǎn)品檔案不僅需要管理提升，更需要與業(yè)務(wù)管理充分結(jié)合，真正發(fā)揮他的價(jià)值與作用。