事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題及對(duì)策

周鳳鳴

（貴州省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局111地質(zhì)大隊(duì)，貴州 貴陽 550081）

事業(yè)單位是服務(wù)于社會(huì)以及國(guó)家的機(jī)構(gòu)，同時(shí)也是必須要落實(shí)好內(nèi)部管理的重點(diǎn)機(jī)構(gòu)，因此人事檔案管理工作必須具備科學(xué)性和穩(wěn)定性，同時(shí)也要逐步向規(guī)范的方向進(jìn)行發(fā)展，而分析當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問題，并且進(jìn)行優(yōu)化策略探討，不僅是本文論述的重點(diǎn)，也是事業(yè)單位落實(shí)自身體系優(yōu)化和創(chuàng)新必須要考慮的重點(diǎn)課題。

1 人事檔案管理工作創(chuàng)新的重要性

首先落實(shí)人事檔案管理工作創(chuàng)新，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位進(jìn)行人才選拔提供基礎(chǔ)依據(jù)，在事業(yè)單位落實(shí)人才招聘以及篩選的過程中，必須要實(shí)現(xiàn)人員的全方位了解和探究，針對(duì)他們的工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷以及個(gè)人榮譽(yù)等進(jìn)行分析，這就需要通過人事檔案進(jìn)行信息整合和分類，由此作為人員招聘以及提升的依據(jù)，這樣能夠讓事業(yè)單位內(nèi)部人員團(tuán)隊(duì)始終維持著高質(zhì)量的運(yùn)轉(zhuǎn)體系，為事業(yè)單位的組織隊(duì)伍質(zhì)量?jī)?yōu)化奠定基礎(chǔ)。

另外，通過人事檔案管理工作優(yōu)化，能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位人力資源的高效配合和有效調(diào)控，人力資源的高效配合主要指的是在團(tuán)隊(duì)工作過程中，人員能夠通過協(xié)同合作來強(qiáng)化辦事效率，有效調(diào)控則是能夠建立在不同崗位的人才需求角度，劃分合適的人才進(jìn)行崗位職能的創(chuàng)新和拓展，這一系列工作都能夠讓事業(yè)單位內(nèi)部人力資源管理更加科學(xué)有效，能夠進(jìn)一步發(fā)揮人才的實(shí)際價(jià)值，從而為事業(yè)單位的發(fā)展提供穩(wěn)定的組織隊(duì)伍體系。

2 人事檔案管理工作創(chuàng)新期間存在的問題

1）人事檔案管理工作的創(chuàng)新地位不穩(wěn)。從實(shí)際應(yīng)用角度來看，人事檔案管理工作和事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)質(zhì)量和服務(wù)職能之間是存在間接聯(lián)系的[1]，并不是直接提升事業(yè)單位運(yùn)行質(zhì)量的環(huán)節(jié)，因此在實(shí)際的人事檔案管理工作創(chuàng)新過程中，部分事業(yè)單位管理者以及部門決策者并沒有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，將其簡(jiǎn)單的規(guī)劃到基礎(chǔ)信息工作中去，導(dǎo)致創(chuàng)新力度不強(qiáng)，同時(shí)也正是因?yàn)檫@樣的思想觀念，在進(jìn)行人事檔案管理人員組織培訓(xùn)的過程中，培訓(xùn)體系不夠科學(xué)，未能及時(shí)針對(duì)人事檔案管理工作的實(shí)際需求進(jìn)行創(chuàng)新和調(diào)整，導(dǎo)致工作體系和工作效率逐漸下降，創(chuàng)新力度被削減。

2）資金投入有限。結(jié)合當(dāng)前大部分企事業(yè)單位的人事檔案管理工作創(chuàng)新方向來的，往往以信息技術(shù)為主，打造信息化的檔案管理體系和管理流程，因此需要企事業(yè)單位投入較多的資金來打造信息化管理平臺(tái)，但是當(dāng)前部分事業(yè)單位單純地將發(fā)展重點(diǎn)放置在機(jī)構(gòu)的運(yùn)行高質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量方面，過于強(qiáng)調(diào)黨政工作和廉政建設(shè)，未能認(rèn)識(shí)到前期投入在后期帶來的積極作用，人事檔案管理部門的軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)較為落后，無法提升工作效率，同時(shí)也無法實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的人員信息儲(chǔ)存、分析以及管理。

3）檔案管理體制建設(shè)不完善。建立在人事檔案的專業(yè)角度來講，組織管理學(xué)是其開展工作的必要基礎(chǔ)，具有一定的標(biāo)準(zhǔn)性和專業(yè)性，因此在進(jìn)行日常管理創(chuàng)新的過程中，人事檔案管理人員必須要有較高的專業(yè)化水平，但是當(dāng)前一部分事業(yè)單位在設(shè)定人事檔案管理部門的過程中，檔案管理人員往往以事業(yè)單位的人事管理者為主，但是人事管理人員以及常規(guī)的組織管理部門在日常工作中及工作重點(diǎn)往往以人才建設(shè)以及組織建設(shè)為主，在檔案管理方面的專業(yè)程度較低，因此檔案管理部門缺乏專業(yè)化的人才隊(duì)伍以及體制約束，這導(dǎo)致檔案管理工作游離于其他部門之外，無法得到重視，也無法得到針對(duì)性的精細(xì)化創(chuàng)新。

3 增強(qiáng)人事檔案管理工作質(zhì)量的優(yōu)化策略

1）構(gòu)建完善的頂層設(shè)計(jì)理念。意識(shí)體系往往是頂層設(shè)計(jì)中的重要組成部分，因此在增強(qiáng)人事檔案管理工作優(yōu)化質(zhì)量的過程中，必須要對(duì)該工作體系進(jìn)行重視，首先企事業(yè)單位的管理人員必須認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作創(chuàng)新為事業(yè)單位自身發(fā)展帶來的優(yōu)勢(shì)，并且將其與事業(yè)單位日常隊(duì)伍建設(shè)以及業(yè)務(wù)創(chuàng)新管理并列，實(shí)現(xiàn)集中優(yōu)化和改革，其次，人事檔案管理人員必須要從自身的角度強(qiáng)化工作職能和工作態(tài)度，全面了解檔案管理工作的不同環(huán)節(jié)和相關(guān)細(xì)節(jié)，確保能夠打造全方位的創(chuàng)新體系，構(gòu)建創(chuàng)新目標(biāo)，這樣才可以為人事檔案管理工作發(fā)揮自身的服務(wù)職能奠定基礎(chǔ)。

2）強(qiáng)化人事檔案管理信息化建設(shè)力度。由于人事檔案管理工作涉及了大量的數(shù)據(jù)和信息，利用傳統(tǒng)人工管理的方法必然無法滿足當(dāng)前的實(shí)際管理需求，同時(shí)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不易保存，數(shù)量較大，占用空間大，同時(shí)也不方便查找[2]，因此打造信息化的智能檔案管理系統(tǒng)和管理體系，已經(jīng)成為當(dāng)前改革的重點(diǎn)內(nèi)容。在增強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作重視的同時(shí)，也必須要合理的劃分資金，實(shí)現(xiàn)資金支撐和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?？梢越Y(jié)合政府撥款的實(shí)際情況進(jìn)行項(xiàng)目?jī)?yōu)化，并且將信息技術(shù)轉(zhuǎn)型納入事業(yè)單位自身職能建設(shè)領(lǐng)域中，確保人事檔案管理工作的信息化改革具有發(fā)展空間。其次在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，事業(yè)單位可以借助自身現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)，打造軟硬件銜接體系，不僅能夠節(jié)約資金，也可以增強(qiáng)信息化改革和應(yīng)用的有效性。另外，必須要加強(qiáng)人事檔案管理人員的技能水平和培訓(xùn)質(zhì)量，著重針對(duì)當(dāng)前先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用方法以及管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的融合創(chuàng)新，確保人員能夠與信息技術(shù)改革進(jìn)度相符，這樣才可以推進(jìn)創(chuàng)新的落實(shí)，也能夠增強(qiáng)人事檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

3）構(gòu)建完善的人事檔案管理工作制度體系。制度體系的建設(shè)主要涉及了以下幾個(gè)領(lǐng)域。首先在管理模式角度，人事檔案管理工作具有極強(qiáng)的復(fù)雜性和系統(tǒng)性，不能單純的獨(dú)立于其他部門之外，必須要與各個(gè)部門之間產(chǎn)生緊密的聯(lián)系，例如在進(jìn)行人事檔案統(tǒng)計(jì)以及分析的過程中，可以借助人事管理部門，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)和信息的優(yōu)化，在進(jìn)行人員晉升以及職工培訓(xùn)的過程中，可以由其他各個(gè)部門管理者實(shí)現(xiàn)檔案信息的整合，將其上傳到信息平臺(tái)中，確保人事檔案管理工作具有貫穿性和全面性，這樣才能夠增強(qiáng)事業(yè)單位管理質(zhì)量。其次從人員隊(duì)伍建設(shè)角度來講，為了進(jìn)一步提升人事檔案管理工作的運(yùn)行有效性，必須要打造一支高水平的管理隊(duì)伍體系，并不局限于信息技術(shù)的掌控，還需要具備專業(yè)的管理能力。在安全防控角度，由于人事檔案管理工作涉及了大量的信息和數(shù)據(jù)，其中不乏與事業(yè)單位以及職能有關(guān)的保密性信息，因此在日常管理過程中必須要打造風(fēng)險(xiǎn)防控以及安全防控體系，可以通過技術(shù)防火墻以及殺毒軟件進(jìn)行軟件的防控，在硬件方面進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)設(shè)備管理區(qū)域的維護(hù)和保養(yǎng)，在人員方面落實(shí)安全管理體系和風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)的培育，促使從多角度進(jìn)行安全防控，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的安全發(fā)展。

4 結(jié)束語

在社會(huì)主義建設(shè)和優(yōu)化的背景中，事業(yè)單位自身必須要具有穩(wěn)定的發(fā)展體系，而人事檔案管理工作主要是針對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部人員結(jié)構(gòu)以及基礎(chǔ)信息進(jìn)行管理的系統(tǒng)性工作，能夠?yàn)槿藛T的流動(dòng)提供相關(guān)依據(jù)，那么必須要打造完善的頂層設(shè)計(jì)理念，強(qiáng)化對(duì)該工作的重視，要構(gòu)建完善的制度體系，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)和改革，這樣才能夠確保人事檔案管理工作健康發(fā)展，服務(wù)于事業(yè)單位的可持續(xù)化創(chuàng)新。